Se você já trabalhou ou trabalha em alguma empresa, já deve ter percebido que os e-mails são uma ferramenta importante de comunicação entre colegas de trabalho, clientes e fornecedores — muitas vezes, a principal delas. Porém, os treinamentos sobre como redigir um e-mail corporativo de forma adequada ainda são muito escassos e o resultado disso pode comprometer a imagem da empresa no mercado. Eu mesmo levei muito tempo para aprender a escrever um e-mail corporativo da maneira certa!

A forma como os colaboradores expressam suas ideias e como se comportam profissionalmente são fatores determinantes para a permanência ou não no emprego e contribui também com os objetivos da organização, que espera que seus funcionários falem a mesma linguagem que ela.

Neste post, eu vou te dar algumas dicas que aprendi ao longo da minha vida profissional para que você consiga escrever um bom e-mail. Vou abordar desde a linguagem apropriada, o título, o assunto, a educação no tratamento e muitos outros. Vem comigo!

E-mail é documento!

Aquela velha história de que e-mail não é um documento está ultrapassada! Hoje em dia, você deve tomar muito cuidado com aquilo que escreve e de que maneira expressa suas intenções no e-mail, pois ele é considerado sim um documento e pode construir ou denegrir a imagem da empresa e a imagem profissional do colaborador.

Essa poderosa ferramenta de comunicação deve ser levada a sério, apesar de ser uma forma prática e rápida de transmitir informações. As pequenas regras de escrita profissional, como a impessoalidade, a clareza, a concisão e a educação são itens fundamentais para que a mensagem seja compreendida de maneira correta.

Algumas empresas já entenderam a importância dos e-mails dentro de sua empresa e oferecem capacitações voltadas ao assunto, oferecendo ao colaborador essas noções e regras de escrita profissional. Na acirrada competitividade do mercado, essas empresas estão um passo à frente e os colaboradores que perceberam isso enxergam grandes oportunidades de melhorar sua carreira.

Utilize uma linguagem apropriada

A linguagem usada pelos colaboradores, tanto para falar quanto para escrever, transmite conhecimentos sobre a organização e sobre a pessoa que está se comunicando, por isso, tenha sempre em mente que a mensagem deve estar clara e correta.

A primeira dica que eu dou para quem começa a redigir um e-mail corporativo é escrever em tópicos, organizando cada parágrafo com uma ideia e lembrando sempre de dar uma introdução e uma conclusão ao assunto. Desta forma, há uma melhor organização das ideias e concisão nos assuntos. Vale frisar que o espaçamento entres os parágrafos também facilita a leitura!

Esqueça a linguagem informal tão utilizada na internet, com gírias, abreviações e símbolos — isso passa uma impressão pouco profissional. Lembre-se de que e-mail é documento e a maneira como ele é escrito transmite informações sobre o profissional que está escrevendo e também sobre a empresa.

Outra dica importante quando se trata de linguagem é esquecer aquelas expressões muito óbvias, que as pessoas usam apenas para tentar deixar o texto mais bonito e maior, mas que não dizem nada — como os velhos conhecidos “venho por meio desta” ou “sem mais para o momento”.

Última dica: o emprego do verbo seguido pela partícula “se” garante eficiência e impessoalidade, auxiliando no caso acima, como por exemplo: “solicitam-se orçamentos de peças para uso do departamento”.

Seja conciso

E-mails são ferramentas de comunicação rápida, por isso, requerem textos mais concisos. Isso quer dizer que não adianta querer rechear o texto com muita coisa e informações desnecessárias. Deixe claro o objetivo da mensagem e, no final do texto, procure escrever uma frase para retomá-lo. A dica é ser direto, apresentar o tema principal do e-mail logo na frase de abertura e discorrer sobre o assunto dizendo o que precisa ser feito e até quando.

Preste atenção ao título ou assunto

O assunto ou título do e-mail deve também ser claro e dizer exatamente o que o restante do texto procura transmitir. Geralmente, o que eu faço é escrever o texto primeiro e somente depois dar criar um título ou assunto, que nada mais é do que um resumo muito pequeno do que o texto fala.

Analise o layout

O layout ou aparência de um e-mail deve ser limpo e organizado, sem muita coisa para encher linguiça. É importante, por exemplo, usar uma mesma fonte de um mesmo tamanho, destacando ideias ou palavras com negritos, sublinhados ou cores de destaque. Mas cuidado para seu texto não parecer um carnaval!

As letras devem ser usadas apenas com a primeira letra da frase em caixa alta, pois quando há excesso de letras maiúsculas, a impressão que se passa é de “gritar” com o interlocutor. O ideal é escrever primeiro o texto e somente depois formatá-lo, inserindo espaçamentos, destaques, cores ou outros recursos.

Seja educado

A educação pode ser percebida em todo o texto, mas principalmente quando há uma saudação inicial e final no e-mail. Analise quem é seu interlocutor e adeque a formalidade à pessoa que está recebendo a mensagem. Não esqueça de algumas palavras mágicas como: “por favor” e “obrigada”. O uso de uma assinatura com dados pessoais de contato também é muito importante, caso a pessoa queira ligar para esclarecer dúvidas.

Revise seu texto

Antes de enviar um e-mail, releia o texto que você escreveu atentando para possíveis falhas. Os erros de gramática ou de ortografia em um e-mail formal são vistos como falta de cuidado e dão a impressão de que o redator escreveu com pressa. Envie o documento somente depois de ter certeza de que o texto está correto!

É importante também conferir a lista de destinatários. Já pensou enviar um e-mail com assunto importante para o contato errado? Fique atento também aos anexos, se os arquivos estão corretos e adequados. É fundamental avisar no corpo do e-mail caso esteja anexando arquivos.

De olho na caixa de entrada!

Normalmente, o ideal é responder um e-mail corporativo em até 24 horas, prestando atenção aos dias úteis.  Como trata-se de um documento empresarial, ter atenção ao conteúdo é fundamental para uma comunicação assertiva, por isso, a resposta com prontidão é muito importante.

Esse prazo ideal pode variar conforme as prioridades de cada profissional, por isso tenha em mente que dentro de uma empresa, não é apenas o seu e-mail que requer atenção e importância!

E então, aprendeu como redigir um e-mail corporativo? Agora que você já conhece todas as minhas dicas, deixe seu comentários e ajude outras pessoas a escrever um e-mail da melhor maneira possível!