Em minhas conversas com outros empreendedores, surgem dúvidas recorrentes sobre relatórios contábeis — documentos fundamentais à boa gestão financeira empresarial. Quero fazer uma indagação a você que é dono do próprio negócio: quais deles merecem destaque?

Muitos gestores não sabem responder a essa pergunta por terem receio da contabilidade e se limitarem a terceirizar o serviço sem ao menos entender o básico da matéria. No entanto, ter uma empresa requer noção mínima de todas as áreas, principalmente daquelas ligadas ao controle do seu patrimônio.

Siga comigo na leitura do artigo enquanto eu destaco os 4 documentos mais importantes da categoria.

O que são relatórios contábeis?

Estou falando de registros que acompanham a movimentação financeira do patrimônio empresarial, composto de ativos e passivos, indicadores como custos, despesas, gastos, faturamento, lucro e impostos, entre outros.

A periodicidade de sua elaboração varia conforme políticas internas de cada negócio, podendo ser feito mensal, trimestral, semestral ou anualmente — quando tem utilidade, por exemplo, na orientação de qual regime tributário é mais vantajoso para o ano seguinte.

Pense no relatório contábil como o GPS de um carro: capaz de identificar todos os caminhos que você já percorreu, apontar a localização do veículo em caso de furto e conferir segurança às rotas das viagens futuras.

A importância desses documentos

Além de registrar detalhadamente a movimentação financeira da empresa, eles evitam condutas ilegais no mercado, a exemplo da sonegação e outros crimes fiscais, e evidenciam desvios de dinheiro realizados por sócios ou funcionários mal intencionados.

Ainda, a precisão de suas informações norteia a tomada de decisão do empreendedor com base nas experiências passadas, facilitando o planejamento, a organização, o estabelecimento de metas e as demais estratégias.

Outro benefício dos relatórios contábeis é o reflexo positivo na saúde financeira de sua empresa, pois admitem o controle do patrimônio — assim, a alocação de recursos ou o corte de gastos em determinadas áreas ou projetos ganham respaldo e a rentabilidade é auferida.

Eles aumentam suas chances de sucesso, por exemplo, na consolidação da marca no mercado ou expansão do negócio. As métricas verificadas nos documentos indicam ao empreendedor se ele está no caminho certo enquanto realiza tarefas diárias em busca de um objetivo maior.

Quais são os principais relatórios contábeis?

Explicados o conceito e a importância, quero falar propriamente dos modelos pertencentes à categoria destacando aqueles fundamentais à boa gestão financeira empresarial.

1. Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE)

Ele atesta sua receita líquida dentro de determinado período, ou seja, quanto o empreendimento obteve a partir das vendas uma vez que todas as deduções foram devidamente consideradas.

Obrigatório a todas as empresas, o DRE é comumente feito em tabela no Microsoft Excel e retira do montante inicial valores referentes a custos de produção, despesas operacionais, impostos pagos e participações dos sócios nos resultados.

Além disso, o demonstrativo faz a provisão de IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Física) e CSLL (Contribuição Social sobre Lucro Líquido), tributos a serem quitados por causa das operações realizadas.

2. Balanço Patrimonial (BP)

Ele também está entre os relatórios contábeis obrigatórios a todas as empresas e apresenta o patrimônio líquido do empreendimento depois que os passivos (contas a pagar, empréstimos e outras dívidas) são deduzidos dos ativos (contas a receber, instalações, máquinas e equipamentos).

Enquanto esses geram lucro, aqueles geram despesa, servindo o BP para orientar o empreendedor sobre a extensão de seus bens e recursos disponíveis. O controle ainda é útil ao Fisco na averiguação da conduta adotada pelo gestor, identificando casos de enriquecimento ilícito ou incompatibilidade com as operações feitas.

3. Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC)

Conforme atesta a Norma Brasileira de Contabilidade (NBC) TG 1000, compõe o rol de relatórios contábeis obrigatórios a PMEs. Assim como o DRE, compreende entradas, saídas e saldos, mas difere dele por não evidenciar o lucro obtido.

Sua análise compreende períodos curtos, normalmente mensais, e denota quanto o negócio tem em caixa, nas aplicações financeiras ou em contas bancárias com liquidez imediata. De tal forma, é possível demonstrar se o empreendimento tem condições de quitar prontamente suas obrigações.

4. Demonstrativo de Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA)

Esse importante relatório contábil indica as mudanças e aplicações do patrimônio líquido de sua empresa durante o período considerado, permitindo identificar a origem do recurso e averiguar sua gestão.

Na prática, o DLPA deriva dos resultados obtidos no DRE e no balanço patrimonial, é obrigatório às sociedades limitadas, evidencia lucros e prejuízos e ajuda a avaliar se o investimento é adequado e rentável.

Como preparar e avaliar os relatórios contábeis?

Sabia que documentos são normalmente requeridos pelas instituições financeiras quando o empreendedor busca por um empréstimo ou financiamento? Afinal, o banco precisa saber os riscos de fornecer crédito.Relatórios contábeis utilizam recursos visuais e sua preparação parte da necessidade de cumprir as obrigações acessórias (tais como a emissão de nota fiscal eletrônica) impostas em lei. É imprescindível a anotação correta de cada centavo, desde os valores pagos na matéria-prima até o montante obtido com as vendas.

Transformação digital

Vale a pena automatizar as operações de sua empresa e contar com aplicativos de gestão financeira na elaboração dos documentos de contabilidade aqui mencionados: a integração de informações e a precisão dos dados no software facilitam o controle do patrimônio empresarial.

Existem sistemas gerenciais capazes de gerar relatórios contábeis atualizados em poucos minutos, além de outros com funções secundárias extremamente úteis ao processo — posso citar os de armazenamento em nuvem como exemplo.

Assim, a organização dos arquivos é otimizada, eles são protegidos contra deteriorações, você não perde tempo buscando os dados em papéis impressos nem precisa dispor de espaço físico capaz de guardar os calhamaços.

Dicas sobre a análise do documento

Os relatórios contábeis são objetivos, apresentados em números, sendo imprescindível entender os conceitos ali discriminados (receita bruta, líquida, despesa e lucro, por exemplo) para avaliar falhas na condução dos processos. O empreendedor precisa entender o básico do assunto, então, estude!

Se você não tiver perícia técnica suficiente e encontrar dificuldades de conduzir a análise sozinho, acione seu contador: ele pode ajudar a identificar gargalos nas operações, investimentos não rentáveis, prejuízos nos departamentos e contas que não batem.

A saúde financeira do seu negócio depende de vários indicadores e os relatórios contábeis contemplam todos, estímulo à boa gestão. Preste atenção não só aos valores de entrada e saída, mas também à movimentação financeira, para não comprometer seus projetos e patrimônio.

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