Sabe quando surgem vários problemas, ao mesmo tempo, na empresa, e parece que todos são urgentes e não sabemos por qual começar? Eu sei que muitas vezes a indecisão pode nos paralisar e inviabilizar nossas decisões. Mas e se eu disser que a matriz GUT pode ajudar a resolver tudo de forma bem mais prática?

Essa ferramenta orienta a fazer escolhas mais realistas para o negócio e, então, nos diz o que merece mais nossa atenção naquele instante. Quer aprender um pouco mais sobre essa ferramenta? Então, saiba mais sobre o conceito, as vantagens e o modo como usar a matriz GUT!

O que é matriz GUT?

Como mencionamos, a matriz GUT é uma ferramenta administrativa que nos ajuda a classificar os contratempos que devem ser resolvidos primeiro. Nem todos os desafios que aparecem no dia a dia de trabalho podem ser solucionados ao mesmo tempo, o que obriga o gestor ou o funcionário a avaliar aquilo que exige mais dedicação no momento. Além disso, quando as adversidades são muitas, fica cada vez mais complicado ter certeza do que deve ser feito mais rápido.

A sigla GUT vem das palavras: Gravidade, Urgência e Tendência. O interessante desse instrumento é que, para cada questão analisada, é possível chegar a respostas diferentes.

Assim, ao contrário do que prega o senso comum, não necessariamente aquele enorme pepino que tem um prazo mais urgente será sempre a prioridade. Para chegar a uma conclusão, é primordial analisar, sempre, a relação entre os três conceitos.

Gravidade

Nesse aspecto, avaliamos a consequência de cada decisão isolada. Ou seja, o impacto que a não resolução de algo terá para nossa empresa. Nessa avaliação, atribuímos notas de 1 a 5, desta forma:

  1. sem gravidade;
  2. pouco grave;
  3. grave;
  4. muito grave;
  5. extremamente grave.

Então, por exemplo, uma decisão que deixe o fluxo de caixa negativo provavelmente terá uma nota 5, já que ficar no vermelho tende a trazer juros, aumentar dívidas e atrair a falência mais rápido.

Urgência

Aqui, avaliaremos cada problema de acordo com o tempo demorado para resolvê-lo. As notas também serão de 1, para uma questão que tem possibilidade de ser solucionada rapidamente ou que pode esperar um pouco, a 5, nível prioritário. Quanto mais lento para conseguirmos solucionar, mais urgente será. Veja:

  1. sem urgência;
  2. pouco urgente;
  3. urgente;
  4. muito urgente;
  5. extremamente urgente.

Um exemplo que demanda solução extremamente urgente pode ser a quitação de uma dívida.

Tendência de agravamento

Aqui verificaremos o quanto aquele abacaxi pode se tornar ainda mais grave se não dermos logo uma solução a ele. Também receberá uma nota de 1 a 5, sendo:

  1. não existe risco de agravamento;
  2. situações que podem piorar apenas a longo prazo;
  3. podem piorar a médio prazo;
  4. podem piorar em curto prazo;
  5. tendem a piorar imediatamente.

Um exemplo que teria nota 4 ou 5 poderia ser se nossa empresa passasse por uma crise de imagem, na qual vários consumidores estivessem esperando um posicionamento na nossa parte com relação a um desfecho ou opinião.

Quais os possíveis benefícios da ferramenta para o negócio?

Bem, meu amigo empreendedor, é claro que precisamos avaliar as vantagens dessa utilidade, antes de decidir usá-la, não é? Pois, se ela não passar confiança, melhor voltarmos para a opção do sorteio da Xuxa.

Então, veja alguns dos benefícios que eu trouxe para seu convencimento.

1. Melhora a tomada de decisões

Em vez de fazermos escolhas no impulso ou pelo achismo, usamos uma sistemática muito mais séria, que envolve, até, operação matemática. Sendo assim, ficamos mais confiantes de que aquilo que estamos fazendo é realmente o que precisa ser resolvido em primeiro lugar.

2. É de simples implementação

Como você verá no tópico em que explicarei como montá-la, ela é bem simples, não exigindo a participação de muitas pessoas. Em poucos minutos, é possível ter um resultado consistente do que deve ser seguido.

3. Ajuda a diminuir os problemas sérios

É comum que, em situações estressantes, não tenhamos muita racionalidade para escolher o que necessita ser realizado. Então, mesmo que algo muito sério aconteça, é provável que não saibamos reconhecer de imediato. Essa ferramenta é uma forma de descomplicar a análise e deixar nossa visão mais focada.

4. Reduz desperdícios

Lidar com inúmeras preocupações de uma só vez exige que tenhamos a cabeça no lugar para conseguir avaliar o que precisa ser resolvido. Uma escolha errada pode causar prejuízos financeiros, de recursos ou mesmo da imagem da empresa. A matriz GUT ajuda a tornar a decisão mais acertada e a aumentar a produtividade no trabalho.

5. Pode ser usada por qualquer empresa ou setor

Como ela é de fácil implementação e não exige tecnologia, qualquer tipo de empresa ou qualquer setor pode fazer uso dessa facilidade. Assim, pode ser usada tanto pelo nível operacional, auxiliando a equipe a decidir questões mais rotineiras, como a entrega de um serviço, mas, também, pelo nível estratégico, ajudando o gestor a fazer resoluções importantes que impactam o futuro do negócio.

Como montar a matriz GUT?

É bem simples este passo e você pode fazer até em uma planilha Excel. Basta montar as tabelas, colocando os problemas em linhas, e marcar a gravidade, a urgência e a tendência em colunas.

Depois, você atribui as notas a cada questão, de acordo com a intensidade delas. No fim, multiplica os números de cada linha e analisa qual resultado apresentou um número maior. Vamos supor que você esteja avaliando duas situações A e B, e que as notas, para gravidade, urgência e tendência foram respectivamente:

  • A: 5 X 3 X 5 = 75;
  • B: 4 X 5 X 2 = 40.

Com isso, é recomendado que você resolva, logo, o problema A, entendeu?

Assim, a matriz GUT é uma das várias formas que temos para ajudar em dúvidas importantes para nosso negócio. Essa ferramenta, além de poder ser usada junto com outras, como a SWOT, é uma mão na roda quando ficamos desesperados por não saber que passo dar primeiro.

Gostou do artigo? Que tal, agora, você ler o nosso próximo texto sobre os 5 passos e cuidados para um negócio com crescimento saudável?

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