O que será informado, para quem e em qual formato são algumas das questões a serem feitas antes de começar os trabalhos

Tenho uma amiga que é dona de uma empresa. Digo dona porque é essa a “vibe” mesmo: não é CEO, não é presidente, não é administradora. É dona! Além de funcionários regulares, emprega alguns primos, tios e irmãos, como ocorre nas típicas companhias familiares. Para evitar confusão e “diz que me diz”, ela, sabendo que sou formado em comunicação, me pediu ajuda para criar um projeto de comunicação interna.

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Decidi compartilhar com vocês as ideias que troquei com ela. Sei que pode ajudar muito de vocês!

O primeiro passo é criar uma política: o que e de que forma você quer informar? O que será compartilhado com toda equipe e o que ficará restrito a cargos de diretoria ou gerência? Como a empresa de minha amiga é pequena, a coisa pode ser construída junta. Sugeri que ela ouvisse seus funcionários para entender quais informações ajudariam no dia a dia. Vale uma ressalva importante: uma vez que as regras tenham sido estabelecidas, não abra exceções. Se a proposta escolhida não estiver atendendo, altere-a de maneira formal.

Em segundo lugar, é preciso definir uma figura que ficará responsável por organizar as informações e divulgá-las para os demais colaboradores. Defina, junto dela, como será isso – de forma regular, ou pontual – e estabeleça um calendário.

Um terceiro ponto, muito importante, é aprovar todos os comunicados antes de eles serem compartilhados com os funcionários, para evitar erros. Informativos oficiais são de responsabilidade da diretoria, de ninguém mais.

O quarto passo é não fazer diferença entre parentes e não-parentes. Se você vai comunicar os analistas sobre tal coisa, todos devem ficar sabendo e ninguém, mesmo que seja seu irmão, deve receber informações privilegiadas que só seriam acessíveis pela diretoria, por exemplo.

Em quinto lugar, pense no seu interlocutor: os níveis de maturidade e compreensão das pessoas mudam bastante. Não comunique tudo para todo mundo. Pense sobre qual será o efeito daquelas informações para determinado público: a equipe de atendimento, por exemplo, não precisa ficar sabendo que haverá corte de funcionários. A diretoria, sim.

Um sexto ponto a ser considerado é que informações sigilosas não devem ser compartilhadas de maneira escrita – faça pessoalmente. Comunicados sobre feriados, folgas, concessão de benefícios, etc, podem ser redigidos, sem problemas.

Estes foram apenas alguns pontos que me recordei de nossa conversa. E você, tem experiência que possa ser compartilhada sobre esse assunto? Comente este post!

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