Como vão, amigos? Aqui é o Clico, mais uma vez, pra dar algumas dicas para novos empreendedores. E hoje a questão que eu pretendo abordar é sobre estoque.

Um gerenciamento de estoque ineficaz pode causar diversos preju√≠zos para uma empresa: perda da produtividade, perda de dinheiro ‚ÄĒ representado pelo investimento na compra dos produtos ‚ÄĒ, erros de expedi√ß√£o, retrabalho, enfim, uma s√©rie de problemas que nenhum empreendedor deseja enfrentar em sua gest√£o.

Eu j√° vi v√°rios deles sendo cometidos, por isso eu tenho algumas formas bem simples de fazer com que eles n√£o aconte√ßam. Saber o que fazer √© a melhor forma de evitar boa parte desses problemas e economizar recursos, tempo e neur√īnios.

Hoje eu vou falar sobre os erros do gerenciamento de estoque que são mais comuns e que devem ser evitados a todo custo e algumas técnicas de gestão que você pode aplicar. Quer saber mais? Confira agora mesmo.

Quais s√£o os principais erros?

Então, vamos começar pela parte ruim! Reconhecer seus erros é o primeiro passo para elevar a qualidade do seu trabalho. Eu trouxe aqui alguns dos que você mais deve se esforçar para evitar:

Não manter a comunicação com o setor comercial e de compras

Sempre vejo casos de empresas em que cada um dos departamentos atua por conta própria, com objetivos distintos e sem nem levar em consideração a estratégia do negócio como um todo. No caso do gerenciamento de estoque, é fundamental manter a comunicação com o setor comercial e de compras e criar uma sintonia maior entre esses departamentos.

Isso porque, para que a gest√£o do estoque seja mais acertada, √© preciso compreender as demandas de vendas, o fluxo do produto dentro do estoque e transmitir essas informa√ß√Ķes ao setor de compras. S√≥ assim √© poss√≠vel compreender a real demanda, fazer as compras adequadamente e programar o estoque para o recebimento das mercadorias.

Comprar mais itens do que o necess√°rio

Praticamente todo empreendedor já passou por isso em algum momento. Você faz uma grande aquisição, consegue um desconto de atacado com o fornecedor, mas acaba no prejuízo porque seus estoques continuam cheios meses depois. Esse é o resultado de um mau planejamento.

Para que isso n√£o aconte√ßa, √© necess√°rio estar com o estoque em dia e atento √† sazonalidade ‚ÄĒ se voc√™ n√£o sabe sobre o que eu estou falando, explico: itens sazonais s√£o aqueles que possuem √©pocas de baixa e alta nas vendas, por exemplo, artigos natalinos. Fazer a compra de itens em excesso pode causar perdas, obsolesc√™ncia, abarrotar o estoque comprometendo mais espa√ßo do que o necess√°rio e, ainda por cima, comprometer o capital dispon√≠vel que a empresa possui!

Mais um motivo pelo qual a comunicação com vendas e compras deve ser constante, certo?

Não realizar inventários periódicos

Se preocupar com um invent√°rio geral √© essencial para colocar o estoque em dia e alinhar as informa√ß√Ķes com o controle ‚ÄĒ seja via sistema, seja via planilhas. Contudo, o meu conselho √©: realize invent√°rios peri√≥dicos! Eles ajudam a identificar prov√°veis falhas mais rapidamente e a conseguir criar a√ß√Ķes para diminuir os impactos dos problemas, caso venham a ocorrer.

A periodicidade ‚ÄĒ semanal, quinzenal ou mensal ‚ÄĒ deve ser definida pelo gestor, de acordo com a necessidade do estoque. Alguns produtos geram impacto muito maior quando ficam acima ou abaixo do volume esperado, ent√£o, devem ser controlados com mais cuidado. J√° para outros que n√£o t√™m o mesmo peso, gastar energia nessas tarefas seria um desperd√≠cio.

Não adaptar suas estratégias a cada ponto de venda

Digamos que eu tenha uma empresa onde fazemos doces. Normalmente, damos conta de grandes pedidos para festas, mas também temos alguns quiosques e pequenas unidades que lidam com pedidos menores e vendem alguns doces diretamente para o cliente. Nesse cenário, eu pergunto: devo usar as mesmas técnicas de gerenciamento de estoque nas duas frentes?

A resposta correta é: não. Cada espaço tem suas particularidades e demandas específicas. Se você tentar aplicar a mesma solução em todos eles, o resultado não será necessariamente o mesmo. Você sempre vai esbarrar em algum problema que só um estoque maior possui, ou desperdiçar energia em coisas que um estoque menor não precisa.

Deixar que ocorra uma quebra no PDV

Este é um pecado capital em qualquer negócio, especialmente para quem está começando. A quebra do PDV, caso você não conheça o termo, é quando seu negócio possui mais demanda do que produtos para atendê-la, como quando você chega numa loja de roupas, mas todas as camisas que você pensava em comprar já foram vendidas e o estoque só é renovado no mês seguinte.

A primeira vista, pode at√© parecer muito bom que voc√™ acabe com tudo que tem acumulado. Mas, pense bem: cada cliente que entra pela sua porta at√© a pr√≥xima renova√ß√£o √© uma venda perdida. Parte do seu gerenciamento envolve planejar o volume de estoque para que ele seja o mais pr√≥ximo poss√≠vel da demanda do seu p√ļblico.

N√£o atualizar as informa√ß√Ķes instantaneamente

Independentemente de ser entrada ou sa√≠da de materiais, qualquer atualiza√ß√£o deve ser realizada imediatamente. J√° vi muitos casos em que as pessoas recebem alguns produtos e falam ‚Äúdepois eu atualizo‚ÄĚ. Esse √© um dos maiores erros do gerenciamento de estoque!

Adiar essa tarefa pode fazer com que o gestor ‚ÄĒ ou o profissional da √°rea ‚ÄĒ acabe se esquecendo de transmitir a informa√ß√£o, o que pode causar furos no estoque posteriormente ‚ÄĒ ou, at√© mesmo, preju√≠zos com a falta de contabiliza√ß√£o.

Como fazer o gerenciamento correto de estoque?

Agora que você sabe o que não fazer, vamos para algumas dicas do que você deve fazer. Aqui estão 5 técnicas de gerenciamento que eu recomendo a você aplicar no seu estoque:

Defina os níveis do estoque

De forma bem simples, o ‚Äún√≠vel‚ÄĚ de um produto em estoque √© a quantidade m√≠nima que voc√™ precisa ter dispon√≠vel a cada momento. Se voc√™ tem um produto que √© reestocado semanalmente e possui uma demanda semanal de 100 pedidos, ent√£o 100 √© o m√≠nimo que voc√™ deve querer em cada PDV.

Com essa técnica, já fica bem mais fácil sistematizar os pedidos com os fornecedores, evitando aquelas dores de cabeça com quebra de PDV ou com excesso de estoque. Isso vai exigir alguma pesquisa, eu sei, mas não deve ser nenhum grande problema comparado ao melhor controle que você terá.

Planeje-se para contingências

Nenhum procedimento é perfeito quando você o coloca em prática. Mesmo o melhor protocolo de gerenciamento de estoque não pode contar apenas com o melhor cenário possível. Quando as coisas ficarem ruins, você vai precisar de um plano B, C e até D. E quanto antes esses estiverem preparados, melhor.

Primeiro, pense em quais são os principais problemas que podem ocorrer em seu estoque, desde alguma violação de segurança até algum acidente ocupacional. Em seguida, tente elaborar alguma forma de lidar rapidamente com estes cenários, minimizando os danos causados. Não precisa ser a solução perfeita. Apenas uma que funcione bem com os recursos disponíveis.

Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair (PEPS)

Seguindo para técnicas um pouco mais formalizadas, a primeira delas é o PEPS. Basicamente, ele segue a premissa de que a mercadoria deve fazer uma fila e ser liberada na mesma ordem em que chegou. Dessa forma, os produtos que estão a mais tempo no estoque têm maior prioridade na hora de serem entregues ao cliente final.

A principal vantagem aqui é que ela é bem intuitiva e fluida. Se eu recebi um lote mês passado e outro esse mês, o mais antigo é processado primeiro, levando em conta seu custo base e acumulado. O segundo lote é passado para frente depois, quando for necessário. Dessa forma, o custo real e o estimado ficam bem próximos.

√öltimo a Entrar, Primeiro a Sair (UEPS)

Do lado oposto do gerenciamento de estoque, temos o UEPS. Nesse aqui, o funcionamento √© o contr√°rio do PEPS, fazendo com que o √ļltimo lote de produtos a chegar na sua empresa seja o primeiro a ser processado para venda. Nesse caso, o custo considerado n√£o √© o acumulado, mas sim o pre√ßo de manuten√ß√£o do volume de estoque.

Essa técnica é mais indicada para quem trabalha com mercadoria perecível, como restaurantes, mercados etc. Como não é possível manter um estoque acumulado por muito tempo, não há necessidade de levar em conta os produtos que já foram ou serão jogados fora logo.

Média Ponderada Móvel (MPM)

Claro que o custo de um estoque ao longo do tempo n√£o se mant√©m fixo. Ele √© influenciado pelo tempo de espera e por novas aquisi√ß√Ķes. Ent√£o, para ter uma no√ß√£o aproximada do valor do seu estoque, algumas empresas resolvem tirar uma nova m√©dia a cada aquisi√ß√£o.

Digamos que voc√™ tenha um lote no valor de R$1.000 com um total de 100 produtos. Voc√™ adquire mais 100 produtos, mas com um valor total de R$1.500. Dividimos o total de valor pelo n√ļmero de produtos e temos uma m√©dia ponderada de R$25 por produto.

ATENÇÃO: esse método não é aceito para fins de Imposto de Renda. Você vai ter que usar o PEPS ou o UEPS para declarar os valores nesse caso.

O que você achou deste texto? Já cometeu alguns desses erros do gerenciamento de estoque que eu citei e acha que outras pessoas também precisam evitá-los? Então compartilhe este artigo em suas redes sociais e diga que eu desejo a todos ótimos negócios.

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