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Você sabe o que é necessário para administrar uma pequena empresa?

Você sabe o que é necessário para administrar uma pequena empresa?

Até já imagino sua resposta para a questão que nomeia o post de hoje: “Claro que sei como administrar uma empresa! Garra, força de vontade, honestidade…”

Sim, você está inteiramente certo! Só que, para uma boa administração de uma pequena empresa, é preciso adotar algumas condutas e atender a requisitos essenciais — como a elaboração de um plano de negócios, por exemplo.

E, lamento informar, nem toda a “garra, força de vontade e honestidade” do mundo, por mais importantes que sejam, eliminam a necessidade de um plano bem-feito.

Para esclarecer tudo o que você precisa saber sobre como administrar uma pequena empresa, preparei o post de hoje. Acompanhe as minhas dicas!

Conheça a fundo o ramo no qual vai atuar

Muita gente pensa que basta identificar um ramo próspero, que esteja “bombando”, e se aventurar. Mas lançar-se em aventuras é coisa para o Indiana Jones, não para nós, verdadeiros empresários.

Ao pensar em consolidar uma marca, ou estar no “top 10” do seu ramo, você terá que conhecer todos os aspectos do negócio: desde a infraestrutura necessária, passando pelos suprimentos, quais os tipos de funcionários que vão se adequar melhor a ele, e mais uma série de “detalhes” que só alguém com profundo conhecimento do ramo é capaz de usar a seu favor.

Isso não significa que você não possa aprender: no caso do ramo que está em evidência, vale se interessar, buscar autoridade no assunto e arregaçar as mangas!

Basta ter em mente que você ainda está começando. Não dê um passo maior do que a perna. Construa uma base sólida e use-a como plataforma para futuros avanços. À medida que você aprender a lidar melhor com o seu ramo de trabalho, poderá se “aventurar” um pouco mais.

Faça uma gestão financeira séria

Quantas vezes eu já vi gente altamente qualificada, com capital de giro disponível e munida de boa vontade e força de trabalho perder-se na gestão financeira de uma pequena empresa! Triste, mas verdadeiro. De nada adianta investir alto em um negócio se você não fizer uma gestão financeira saudável e equilibrada.

Coisas bem básicas, como conferir o orçamento dos negócios regularmente ou separar o orçamento pessoal e empresarial, não podem ser negligenciadas. Não se prive de investir em métodos de controle financeiro quando sua empresa for crescendo. O custo que geram vale a pena porque eles podem evitar muitos problemas.

Delegue tarefas, mas assuma a responsabilidade

Administrar uma empresa pequena requer pulso e presença constantes. Delegar funções e responsabilidades faz parte de uma boa administração, mas deixar tudo na mão de outras pessoas é prejuízo na certa — por maior que seja sua confiança em um gerente, diretor ou outro colaborador.

Pode ser ótimo dividir as funções e os compromissos com os funcionários, desde que eles saibam com clareza que é você que está no comando e sabe tintim por tintim o que acontece na empresa. Se você joga todas as responsabilidades para o resto da equipe, dificilmente ela respeitará sua autoridade.

Lembre-se: sua empresa dificilmente anda bem quando você está ausente!

Mantenha absoluto controle sobre seu estoque

Seja lá qual for o tamanho do seu estoque — se são apenas alguns itens em uma prateleira, ou caixas e mais caixas no almoxarifado —, mantenha total controle sobre ele. É ali que estão seus recursos, seu material de trabalho.

Faça contagens, use planilhas que possibilitem uma clara visão de cada mercadoria e/ou produto. Uma dica que posso dar é que você escolha um bom sistema de gestão. Não permita perdas, cuide do que é seu!

Dependendo da escala, erros na contagem do estoque podem significar prejuízos consideráveis no seu faturamento.

Escolha bem sua equipe

Na gestão da pequena empresa, ao surgir uma vaga a ser ocupada, é comum que funcionários mais antigos indiquem amigos ou parentes — e aí vira aquela bagunça! Os parentes passam a receber vários cargos importantes, mesmo não estando devidamente qualificados.

Tenha uma visão profissional do processo de contratação de pessoal, sempre se baseando em análise de currículo, experiência na área e, acima de tudo, na honestidade comprovada de quem vai ajudar a transformar sua pequena empresa em um grande empreendimento.

Não é errado ter uma família inteira ou um grupo de amigos trabalhando juntos, desde que todos estejam lá pela qualificação e pela própria capacidade.

Defina metas concretas e plausíveis

Gestores sempre escutam que não devem dar um passo maior do que a perna, certo? Mas talvez você ainda não saiba exatamente qual é o tamanho da sua perna!

Muitos bons empreendedores acabam perdendo grandes oportunidades por não saberem como criar metas para seus negócios. E você não vai querer cair nessa armadilha.

A escolha de metas envolve alguns fatores-chave, como:

  • Recursos disponíveis;
  • Período disponível;
  • Capital humano.

Se você não levar esses pontos em conta, é bem provável que crie uma meta muito conservadora, sem grande crescimento, ou uma exagerada demais, sem chance de ser alcançada no tempo previsto.

Se você tiver dúvidas nesse momento, converse com sua equipe. Eles podem dar insights melhores sobre os pontos de maior dificuldade do processo, além de algumas dicas para alcançar metas maiores.

Planeje tudo de forma estratégica

Antes de mais nada, entenda por “planejamento estratégico” uma agenda ou conjunto de ações com um objetivo específico. Se você tem uma estratégia, então sempre saberá como proceder.

Mas um planejamento é como se perguntar “como vou fazer essa estratégia dar certo? ”. Ela deve guiar o progresso geral da empresa, enquanto o planejamento leva os negócios nessa direção. Elaborando um plano, você não sabe só o que deve fazer de forma geral. Sabe exatamente o que deveria estar realizando agora!

Trabalhar com um plano poupa bastante tempo no longo prazo. Quanto menos vezes você tiver que interromper seu fluxo de trabalho para decidir o que fazer em determinada situação, melhor.

Acompanhe de perto o desempenho

Não é porque você está seguindo o plano que tudo vai magicamente dar certo. O mundo é bem mais complexo que isso e exige flexibilidade. Por isso é importante que você tenha alguns indicadores de performance e acompanhe todos eles ao longo do tempo. Esses serão os seus sinalizadores de que está tudo indo bem (ou não).

O tipo de indicador pode variar de empresa para empresa. Lucratividade e rentabilidade são, quase sempre, os mais comuns. Mas você pode e deve ter outros mais específicos, como o número de conversões por mês, índice de reclamações, entre outros.

Viu como nem tudo é tão simples como imaginamos e há mais coisas entre o primeiro e o mais alto degrau do sucesso empresarial do que supõe a nossa vã filosofia? Pois é, a maneira de administrar uma pequena empresa é decisiva para que ela cresça e se torne um caso de sucesso — ou desapareça entre tantas outras.

 

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