Tecnologia

Clico Responde: O que é sistema de gestão?

Eu adoro quando as perguntas enviadas ao #ClicoResponde são básicas e, ao mesmo tempo, extremamente pertinentes: no dia a dia, nos acostumamos com alguns termos que nem sempre são dominados por todos e acabamos não dando a atenção à pequenas dúvidas que podem ajudar empreendedores a mudarem suas vidas. Quem mandou essa questão tão legal de se responder foi a Cléa. Sua pergunta foi a seguinte:

“O que é um sistema de gestão?”

Olá, Cléa! Obrigada pela confiança.

Um sistema de gestão é um programa de computador que lhe ajuda a cuidar das atividades de sua empresa. Ele é um software inteligente e que tem como objetivo facilitar as atividades do dia a dia, automatizando o máximo de processos quanto for possível.

Os resultados apresentados por um sistema de gestão extrapolam o caráter financeiro. Os benefícios podem ser representados por meio de diversos indicadores de qualidade. Veja alguns exemplos:

  • Diminuição do impacto das atividades na natureza, ou, em outras palavras, maior sustentabilidade na utilização dos recursos na empresa;
  • Maior segurança para os funcionários;
  • Melhoria nos índices de satisfação interna;
  • Aumento da qualidade de vida na comunidade na qual a empresa atua.

Esses são apenas alguns dos benefícios decorrentes da implementação de um sistema de gestão. Na sequência, explicarei, ainda, o que é o ERP, o CRM e apresentarei os principais motivos pelos quais um sistema de gestão é tão importante para o sucesso de um empreendimento. Continue acompanhando!

O que é o Enterprise Resource Planning (ERP)?

O mais comum entre os sistemas de gestão é o Enterprise Resource Planning (ERP), a evolução da planilha de Excel. Ele serve para garantir o controle financeiro, fiscal e contábil da companhia, agregando informações sobre recebimento de receitas, pagamento de despesas e, ainda, levando em consideração o custo de tributo em cada uma das operações.

A maioria dos softwares de ERP são divididos em três camadas, sendo elas a aplicação, o banco de dados e o framework. Além disso, o Enterprise Resource Planning também é modular, o que significa que os módulos representam duas visões, que são:

Visão departamental

Esta visão permite a observação da manutenção dos processos de cada departamento em uma única tela, o que torna o manuseio mais simples e seguro para os usuários. Isso porque pessoas que não estão envolvidas com dados relacionados aos cadastros de funcionários, por exemplo, não poderão acessar tais informações.

Visão por segmento

A visão por segmento permite a adequação do software às particularidades departamentais e suas exigências. É, então, voltada para atender às necessidades específicas de ramos de atividade. Uma clínica de odontologia, por exemplo, precisa organizar atividades de uma forma totalmente diferente de uma indústria. Em tais casos, existe, ainda, a possibilidade de criação de módulos específicos para determinados segmentos de mercado, que são os chamados softwares de gestão vertical.

E o Costumer Relationship Managemen (CRM), o que é?

Já o Costumer Relationship Management (CRM)  cuida da base de clientes — informações que, em muitas empresas, estão espalhada entre planilhas, cartões e pedaços de papel. Mas existem muitos outros, para rotinas jurídicas, de contratos e documento. São inúmeras ofertas, destinadas a diferentes departamentos das empresas.

Qual é a estrutura de um sistema de gestão integrado?

Em qualquer sistema de gestão, a estrutura é organizada de acordo com as categorias a seguir:

  1. Política de administração;
  2. Planejamento estratégico;
  3. Implantação e operação;
  4. Avaliação do desempenho;
  5. Correções e melhorias;
  6. Exame crítico.

Os sistemas de gestão de cada segmento possuem suas próprias exigências específicas, no entanto, as seis categorias acima elencadas são comuns a todos eles e podem ser tomadas como eixo central para a integração de normas.

Uma dica importante: o site Vouclicar.com, que é primo do Guia Empreendedor, tem uma série de sistema de gestão setoriais e genéricos. Não deixe de conferir!

Quais são as vantagens de um sistema de gestão?

Com a delimitação de indicadores e o acompanhamento constante das métricas relacionadas à implantação de um sistema de gestão em um negócio, diversas vantagens podem ser observadas. Confira as principais:

  • Aumenta a transparência;
  • Diminui os riscos de acidentes de trabalho;
  • Reduz a burocracia no trâmite de processos;
  • Aprimora o clima organizacional da empresa;
  • Reduz os danos causados ao meio ambiente;
  • Torna o negócio mais competitivo e mais próximo da excelência;
  • Padroniza processos em consonância aos padrões internacionais;
  • Possibilita um ambiente de trabalho mais seguro, agradável e produtivo;
  • Fortalece a percepção de marca tanto entre o público interno, quanto entre o externo.

E quais são esses indicadores?

Para que os resultados mencionados no tópico anterior possam ser detectados e constantemente aprimorados, alguns indicadores devem ser acompanhados. Veja quais são os mais utilizados:

Indicadores de qualidade

Esse tipo de indicadores monitora o número de produtos ou equipamentos que apresentam defeitos, o quanto de matéria prima e recursos humanos são utilizados e o quanto é desperdiçado durante a produção, a quantidade de reclamações por parte dos consumidores em relação aos produtos finais e, ainda, a quantidade de tempo despendida.

Indicadores de saúde

As principais métricas avaliadas pelos indicadores de saúde são as envolvendo acidentes de trabalho, horas de treinamento oferecidas, despesas com planos de saúde, quantidade de atestados médicos entregues, números de faltas ao trabalho com e sem justificativas, tempo investido em campanhas de segurança do trabalho e saúde, dentre outras.

O sistema de gestão permite o atendimento a todas as exigências relacionadas  nesses tópicos de uma só vez, dispensando, assim, a necessidade de investimentos em melhorias contínuas.

Indicadores de sustentabilidade

No que tange aos indicadores de meio ambiente, os principais focos são o nível de consumo de água e energia no processo de produção, a quantidade de resíduos e de lixo produzidos, o destino dado a esses dejetos, a utilização de matéria-prima biodegradável, o encaminhamento para locais de reciclagem ou reaproveitamento etc.

E então, Cléa e demais leitores, entenderam o que é um sistema de gestão? Espero ter ajudado e, se ficou alguma dúvida, comente este post que responderemos no próximo #ClicoResponde. Aproveite, ainda, para conferir nosso artigo sobre como montar um plano de negócios e melhorar ainda mais os resultados do seu empreendimento!

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Comunicação

5 ações para otimizar a comunicação interna de sua empresa

Não é segredo para ninguém que manter uma comunicação interna eficaz é fundamental para que todos os colaboradores e gestores consigam obter bons resultados e atingir suas metas. Além disso, uma comunicação assertiva pode evitar erros e melhorar a convivência entre as equipes.

Garantir uma comunicação interna eficiente também pode ser uma ótima maneira de motivar o público interno e auxiliar o desempenho da empresa. Algumas atitudes básicas que podem ser implementadas no dia a dia da empresa são fundamentais para melhorar a comunicação.

É importante, por exemplo, manter todos os funcionários informados sobre os acontecimentos da empresa, informar sobre os projetos que estão em andamento e fazer uma boa gestão do conhecimento. E eu estou aqui para te ajudar. Nesse post, trago cinco ações capazes de otimizar a comunicação interna de sua empresa.

Divulgue no lugar certo e do jeito adequado

O primeiro passo para garantir que os colaboradores saibam o que está acontecendo na empresa é definir os meios adequados para as divulgações corporativas oficiais. Podem ser através de e-mail, murais, boletins informativos, jornais, entre outros recursos. Mas lembre-se de que o foco é o colaborador e que os meios e mensagens devem ser adequados à realidade dele. Uma boa dica é optar por apenas dois ou três canais no início e ir inserindo outros à medida que os primeiros forem se consolidando.

Pratique o feedback

Todo diálogo precisa de feedback. Essa prática é fundamental para melhorar a comunicação interna de sua empresa e deve ser constante e contínua (e não apenas como uma ação pontual em momentos de crise, por exemplo).

Através do feedback, é possível, entre outros aspectos, se os funcionários receberam todas as informações, se as mensagens foram transmitidas de maneira adequada e se ainda há dúvidas que devem ser esclarecidas.

Utilize a tecnologia a seu favor

A tecnologia pode ser uma grande aliada para a transmissão de informações ao público. E-mails, softwares e outras ferramentas digitais podem facilitar muito a comunicação, garantindo que seja rápida e eficiente.

Mas preste atenção: o contato interpessoal nunca deve ser deixado de lado. Principalmente em situações de urgência, uma conversa consistente, honesta e transparente pode ser uma boa saída para evitar possíveis desvios de informação.

Esteja aberto para ouvir

É importante que todos se sintam à vontade para discutir ideias e ouvir opiniões. Assim, é fundamental que os envolvidos saibam ouvir atentamente e assimilar adequadamente as informações. Isso evita mal-entendidos e possibilita a descoberta de ideias que podem ser muito úteis para a empresa. Mostrar que você está aberto a ouvir o que os colaboradores têm a dizer também é uma ótima maneira de valorizá-los. Mas a recíproca deve ser verdadeira: eles também precisam aprender a ouvir e dialogar.

Promova a interação em sua equipe

Para melhorar a comunicação interna de sua empresa, permita que os colaboradores interajam entre si. Estimule a discussão de ideias e o promova o alinhamento de expectativas entre os membros. Você pode, por exemplo, realizar reuniões regulares  ou estimular eventos externos mais descontraídos. Isso aproxima os membros da equipe e permite que se comuniquem melhor no ambiente de trabalho.

Espero que as minhas dicas ajudem a otimizar a comunicação interna de sua empresa e, consequentemente melhorar seus resultados!

Gostou? Não deixe de compartilhar a informação com seus amigos em suas redes sociais!

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Desenvolvimento Humano

Os 6 erros que atrapalham a gestão de produtividade da sua empresa

Diante de um mercado cada vez mais exigente e competitivo, a gestão de produtividade deve ser uma constante para empresários e gestores. E, para aumentar a produtividade, não basta investir apenas em equipamentos ou na contratação de novos profissionais. Na verdade, o desempenho das equipes está diretamente relacionado a uma série de outros fatores que envolvem organização, padronização, metas, qualificação, liderança e o uso de soluções tecnológicas.

Assim, é preciso manter o foco nos resultados e no capital humano. Porém, algumas situações podem atrapalhar a gestão de produtividade e, por isso, devem ser evitadas. Confira agora quais são erros mais comuns cometidos pelas PMEs.

1. Processos não padronizados

Processos não padronizados prejudicam o rendimento das equipes, pois quando não há uma rotina de trabalho definida, surgem as dúvidas, os atrasos, os improvisos, a perda de tempo e as falhas na execução. Então, é essencial mapear todos os processos internos, identificando as principais dificuldades e gargalos. Deste modo, é possível definir novos fluxos e responsabilidades, eliminado desvios e atividades que não agregam valor. E por meio desta reestruturação, a empresa conquista mais agilidade e eficiência.

2. Metas inatingíveis

A construção de um plano de metas faz parte da gestão de produtividade. Entretanto, é fundamental que essas metas sejam ambiciosas, mas realistas. Caso contrário, podem frustrar e desestimular os times. E para garantir o engajamento, a recomendação é fazer com que os colaboradores participem da definição, de modo que todos se comprometam com os objetivos da empresa.

3. Comunicação interna insuficiente

A qualidade da comunicação interfere diretamente no desempenho das equipes e, por isso, os gestores devem explorar todos os canais internos, como e-mails, softwares e, claro, as reuniões gerenciais. Todos esses recursos são importantes para manter os colaboradores informados sobre prioridades, urgências e indicadores.

4. Falta de investimentos em soluções tecnológicas

As soluções tecnológicas são aliadas da gestão de produtividade. Sistemas integrados, dispositivos móveis e aplicativos podem simplificar o dia a dia das equipes. Através destas soluções, é mais fácil eliminar desperdícios, reduzir custos, organizar processos, automatizar tarefas, gerenciar o conhecimento e estabelecer uma comunicação eficiente e dinâmica.

A tecnologia também contribui para a capacitação dos profissionais, através do compartilhamento de notícias, e-books, vídeos, palestras e aulas, que podem ser acessados rapidamente, através de celulares ou tablets. E é preciso lembrar, ainda, que a tecnologia é indispensável para a tomada de decisões acertadas, oferecendo uma visão completa do negócio, em tempo real.

5. Microgerenciamento

O microgerenciamento acontece quando o gestor centraliza o poder de decisão e passa a atuar diretamente na operação. Neste caso, existe uma sobrecarga e o planejamento estratégico acaba negligenciado. Assim, é preciso apostar na delegação — suportada pela meritocracia e pelo desempenho. De fato, a delegação é uma importante ferramenta de gestão, que contribui para o desenvolvimento dos colaboradores.

Deste modo, é possível incentivar o aprendizado, fortalecer a motivação e aumentar a produtividade geral. Neste caso, as soluções tecnológicas também podem ser utilizadas, pois já existem aplicativos que ajudam no acompanhamento de prazos, na elaboração de listas de atividades e no controle de pendências.

6. Clima organizacional negativo

Um clima organizacional negativo costuma ser resultado de uma gestão autoritária, que provoca sérios impactos no rendimento e na motivação dos colaboradores. Por isso, é fundamental apostar em práticas relacionadas a capital humano. Programas de treinamento, políticas de remuneração atrativas, plano de carreira, benefícios flexíveis e sistemas de recompensas devem ser considerados.

Além disso, uma liderança humanizada e colaborativa também é determinante para uma gestão de produtividade bem-sucedida.

Quais são os fatores que mais atrapalham a produtividade da sua empresa? Compartilhe comigo suas opiniões e comentários!

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Finanças e Tributos

Saiba por que é um erro misturar conta jurídica com pessoal

Ser empreendedor não é uma tarefa fácil, não é? Sei bem disso! Eu e vários amigos temos nossos próprios negócios e muitos deles também têm dificuldades de se organizar. Mas esse é um ponto fundamental para o sucesso da empresa! Por isso, nesse post, vou tratar de um assunto importante: como lidar com a conta jurídica.

Uma das principais dificuldades dos meus amigos, e que já foi a minha também, é organizar as contas do negócio. Para começar esse processo, você deve entender que em hipótese alguma você deve misturar sua conta jurídica com a pessoal. Isso pode gerar um problema bem grave!

E esse é o assunto da nossa conversa de hoje. Vou deixar algumas dicas para que as finanças, do seu negócio e pessoais, estejam no lugar. Veja só!

Não perca o controle financeiro da empresa

Essa é a principal consequência da mistura das contas jurídicas e pessoais: a perda total (e às vezes, fatal) da vida financeira do seu negócio. Já vi vários amigos cometendo esse erro em ações bem simples, que podem passar despercebidas.

Um exemplo: você está na data limite para fazer as compras do mês ou pagar a escola das crianças. Sem tempo, você acaba utilizando o dinheiro da empresa para não deixar a conta vencer.

Se essa prática se torna recorrente, você pode perder o controle e não conseguir mais visualizar se seu negócio está dando os lucros necessários. Pensando dessa forma, muitos amigos meus fizeram empréstimos que não eram necessários só porque não conseguiam enxergar o quanto a empresa estava arrecadando.

Então você me pergunta: como evitar isso?

Tenha cuidado conta jurídica

Não deposite, de forma alguma, seu dinheiro pessoal em sua conta jurídica. Isso pode dificultar a leitura da situação financeira da sua empresa e impedir que você entenda a real situação do seu negócio.

Além disso, as contas jurídicas têm condições especiais que podem garantir melhores taxas e facilidades.

Defina o dia para sua retirada pessoal

Esse é outro ponto muito importante. Faça suas retiradas pessoais sempre no mesmo dia — como um salário, mesmo. Dessa forma, você conseguirá elaborar um planejamento detalhado desse pró-labore.

Desde que comecei a estipular uma data, consigo prever e planejar minha retirada naquele dia, todo mês. Isso acabou se tornando mais uma despesa fixa da minha empresa.

Saiba o valor da sua retirada

É importante que você defina qual o valor mensal do seu pró-labore. Assim, você já saberá como essa retirada vai impactar as contas da empresa.

É claro que, com o desenvolvimento do seu negócio, esse valor pode mudar. Mas , sendo um valor definindo, você terá uma visão mais real da saúde financeira da empresa.

Use a tecnologia a seu favor

A chave para o sucesso do controle financeiro de uma empresa é a informação — saber quanto está lucrando, e como o dinheiro entra e sai. Fazer isso manualmente é possível, mas leva tempo, além de existir maior possibilidade de erro.

Portanto, contar com um software que te ajude a realizar esse controle é um investimento que te dará informações mais precisas e uma boa visão geral do seu negócio.

Viu só? Separar a conta jurídica da pessoal é extremamente importante para que seu negócio dê cada vez mais lucros. Espero que eu tenha te ajudado! E, se quiser mais dicas, curta nossa página no Facebook!

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Empreendedorismo

Como garantir um bom atendimento aos clientes na minha empresa?

Volta e meia eu comento sobre a importância do bom atendimento aqui no blog. Por que tamanha fixação sobre o tema? Bom, se você costuma acompanhar meus posts, já deve conhecer uma pesquisa realizada pela Revista Pequenas Empresas, Grandes Negócios, que procurou entender qual era o diferencial que realmente conseguia garantir a satisfação dos clientes. Para eles, o atendimento era mais importante do que o preço e, vejam só, até mesmo do que a qualidade do produto.

É claro, se você busca satisfazer a sua clientela, deve começar por esse que será o seu grande diferencial. Com as mídias sociais, fóruns, blogs e até portais especializados em reclamações e queixas, o consumidor mostrou que tomou as rédeas da situação e espera ser tratado sempre como um rei pelas empresas. Se você quer saber o que fazer para ser essa referência, então veio ao lugar certo. Confira, a seguir, algumas dicas para um bom atendimento!

Realize o pós-venda

Será que o produto do seu cliente chegou no prazo? O que ele achou? Apenas a demonstração deste tipo de atenção e zelo já é o suficiente para melhorar a experiência de compra e, consequentemente, a satisfação.

O momento do pós-venda ainda faz parte do atendimento ao cliente, pois a venda não termina com a simples entrega do produto. Estabeleça um canal de contato para obter esse retorno do seu cliente, seja por meio do telemarketing – se for viável, é claro – ou do e-mail marketing – opção muito mais barata e possível para o micro e pequeno empreendedor.

Ofereça um suporte

Os canais de suporte são o oposto do pós-venda, pois funcionam de maneira mais passiva, ou seja, é o cliente que precisa entrar em contato para conseguir informações ou resolver qualquer tipo de problema. É claro que, para a sua loja, é fundamental estabelecer esse tipo de possibilidade para o consumidor, afinal, quem não faz isso acaba parando no famoso Reclame Aqui.

É importante deixar claro, por outro lado, que não basta oferecer o canal de suporte – que também pode ser um simples e-mail de contato ou um número de telefone. Os colaboradores devem ser treinados para efetivamente resolver o problema do cliente, o que nos leva ao nosso próximo ponto.

Invista nos treinamentos

O atendente, ao receber uma ligação, sabe exatamente como conduzir o processo? E o vendedor, aprendeu técnicas de vendas não invasivas? Pode ter certeza que o treinamento é um ingrediente especial na melhoria do atendimento da sua empresa.

De preferência, contrate uma empresa especializada para realizar as dinâmicas de grupo, que podem ser uteis na contratação ou durante a implementação de alguma nova tecnologia ou processo interno. Assim, você pode garantir colaboradores muito mais preparados na sua empresa!

Aposte na tecnologia

Agora o ponto-chave do texto: a automação. Hoje em dia, existem softwares de gestão destinados especificamente para a melhoria do atendimento ao cliente. Com eles, você pode monitorar o cliente em todo o processo de vendas, estabelecendo um verdadeiro histórico do relacionamento que pode ser usado tanto pelo vendedor, quanto pelo atendente.

Dessa forma, você garante um bom atendimento, mais personalizado e focando nas necessidades reais de cada um dos seus clientes!

Para você, qual outro aspecto é fundamental no atendimento? Deixe a sua opinião nos comentários!

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Tecnologia

Como usar a tecnologia para otimizar os processos gerenciais?

Muitos empreendedores me perguntam de que forma podem melhorar seus negócios, e minha resposta parte sempre do mesmo princípio: não importa qual seja a área que você pretende aprimorar, nada será possível sem adicionar tecnologia. No post de hoje, vou me concentrar nos processos gerenciais, mostrando como mudanças simples e acessíveis podem trazer resultados excepcionais, impactando todo o ciclo de trabalho em uma organização!

Entenda o que são processos gerenciais

Independentemente do ramo de atuação, há uma série de processos específicos na sua empresa que dependem de outros aspectos, mais formais e relacionados à gestão da atividade como um todo. A esses fatores — que correspondem ao planejamento, coordenação e monitoramento do negócio — dá-se o nome de processos gerenciais.

Eles são fundamentais para garantir o êxito da organização, uma vez que tornam os outros processos mais racionais e produtivos, garantindo maior lucratividade, agilidade e confiabilidade em todas as etapas de elaboração, produção e comercialização de produtos e serviços.

Benefícios

Vamos conhecer algumas das vantagens de utilizar a tecnologia para aprimorar processos gerenciais!

Na gestão

Investir em processos gerenciais melhores garante que o gestor entenda o que está funcionando bem e, ao mesmo tempo, identifique os setores que precisam de medidas corretivas. O resultado é um ganho geral de desempenho, contribuindo para ampliar a rentabilidade do negócio.

Nas finanças

As técnicas gerenciais de gestão financeira evitam que a empresa invista tempo e recursos de forma equivocada, além de aumentar o grau de controle sobre o capital em todos os setores e permitir o crescimento sustentável do negócio.

Nos recursos humanos

Identificação, desenvolvimento e retenção de talentos, avaliação de desempenho, motivação e coordenação das equipes de trabalho, adequação à cultura organizacional etc. Pela minha experiência, essas são apenas algumas das muitas áreas relacionadas à gestão de pessoas que podem ser beneficiadas pelo uso da tecnologia em processos gerenciais.

Aplicações práticas da tecnologia em processos gerenciais

Relacionamento entre empresa e cliente

Particularmente, sou fã dos softwares e ferramentas de CRM (Customer Relationship Management), já que são altamente eficazes para gerar informações estratégicas, incluindo o perfil de compra e as necessidades específicas de cada cliente. Além disso, o CRM ajuda a identificar tendências de consumo, o que permite que você antecipe o comportamento do consumidor e faça disso um enorme diferencial competitivo para a sua empresa.

Redes sociais

As pessoas vivem intensamente nas redes sociais: comentam notícias, reclamam de produtos ou serviços, compartilham experiências, mostram padrões de consumo… Fazer parte dessas plataformas de comunicação e interação é um meio de inserir a empresa na vida cotidiana das pessoas, tornando a marca mais conhecida e o negócio mais relevante.

Comunicação na empresa

Tablets e smartphones já operam como verdadeiras extensões do corpo humano, por meio de aplicativos que automatizam processos, facilitam a troca de ideias, encurtam distâncias e tornam mais eficiente a realização de tarefas diárias. Não há uma só empresa, independente do tamanho ou área de atuação, que possa abrir mão do uso dessas ferramentas. Elas aproximam empresas e clientes, gestores e colaboradores – frequentemente, sem custo algum.

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