#ClicoResponde, Destaque

Conheça os benefícios de um sistema integrado de gestão

A tecnologia se espalhou em todos os ramos da sociedade. É claro que, no meio empresarial, não seria diferente. Hoje, podemos ver o uso de softwares e sistemas em todo tipo de empresa, de pequenos negócios locais a multinacionais. Pode-se dizer que esse tipo de solução deixou de ser um diferencial e passou a ser uma obrigação para qualquer tipo de organização.

Muitos, no entanto, ainda desconhecem o potencial das ferramentas de gestão e, por esse motivo, acabam permanecendo com processos manuais e ineficientes. O resultado é a perda na produtividade do negócio, é claro.

Para que você se convença de que precisa entrar de uma vez nessa nova era, resolvi trazer, neste post, os benefícios de um sistema integrado de gestão. Confira!

Garanta a produtividade

Em primeiro lugar, um sistema integrado de gestão pode fazer muito pela produtividade do seu negócio, uma vez que os processos manuais, mais lentos, representam também a possibilidade de que surjam os gargalos de produção, ou seja, tarefas que levam a empresa ao retrabalho ou a desperdiçar recursos.

Para que a sua equipe produza em níveis competitivos no mercado atual, ela precisa das ferramentas necessárias para isso. A automação, portanto, é a alternativa para garantir a otimização da produtividade.

Reduza os custos

Outro grande benefício do sistema integrado de gestão é a redução de custos do negócio. Em primeiro lugar, é bom lembrar que os sistemas internos reduzem a necessidade de mão de obra na empresa, o que significa um corte de gastos expressivo, principalmente quando consideramos todos os custos agregados, como os demissionais, os relacionados aos treinamentos internos, entre outros.

Além disso, como mostrei, com a redução dos gargalos de produção você evita o desperdício de recursos da sua empresa, ou seja, otimiza todo o capital do negócio. Assim, pode direcionar os recursos com muito mais facilidades.

Otimize a tomada de decisão

Durante o planejamento estratégico do negócio, o gestor precisa definir metas e objetivos, além de traçar os planos de ação. Para isso, precisa avaliar tanto o ambiente interno quanto o ambiente externo. A dificuldade encontrada pela maioria dos gestores é reunir os dados necessários para fazer esse tipo de análise.

Claro que, com o software de gestão, você consegue fazer um levantamento de dados muito mais acurado e organizado, o que reverte em melhoria significativa na tomada de decisão. Afinal, você ganha em dinamismo e em fidedignidade.

Melhore o monitoramento

Por fim, os softwares de gestão podem ajudá-lo a melhorar muito o monitoramento das atividades da sua empresa, uma vez que, com eles, é possível acompanhar cada processo por meio de indicadores em tempo real.

Além disso, os sistemas são atualizados à medida que novas informações são coletadas, o que garante ao gestor um olhar acurado do seu negócio em qualquer momento que queira fazer uma avaliação do desempenho da empresa. Essa é a base, inclusive, para melhorar o planejamento estratégico do seu negócio.

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Tecnologia

Quando e como implantar um software de gestão na minha empresa?

 

1. Introdução
2. Como saber a hora de implantar?

2.1 Há velocidade na obtenção e informações de qualidade?

2.2 Quanto custam os erros?

2.3 É possível identificar gargalos nos processos?

2.4 Há agilidade nos processos?

2.5 Quais são os resultados das negociações?

2.6 Como é feito o controle de estoque?

2.7 Controle de caixa, de recebimentos e de contas a pagar

3. Como obter sucesso na adoção do software de gestão?

3.1 A escolha do software

3.2 Aplicativos

3.3 Computação em nuvem

3.4 Treinamento

3.5 Nova cultura

3.6 Monitoramento

4. Desafios que serão encontrados
5. Seis erros para não cometer

5.1 Não definir objetivos

5.2 Não conhecer bem o software

5.3 Não definir uma equipe qualificada

5.4 Abrir mão de aplicativos específicos

5.5 Falta de treinamento ou de suporte

5.6 Falta de monitoramento

6. Conclusão

Para manter a competitividade exigida pelo mercado, as empresas precisam simplificar os processos de gestão, a fim de torná-los mais ágeis e consistentes.

Ao mesmo tempo, o gestor precisa buscar garantias de que, com a máxima velocidade e a qualquer tempo, ele terá em mãos os dados que necessita para orientar suas decisões. Além disso, é essencial que todas estas funcionalidades estejam disponíveis de maneira colaborativa e integralmente conectadas.

Em linhas gerais, essas demandas descrevem exatamente o que um software de gestão empresarial é capaz de atender, ainda mais quando tratamos de uma solução em nuvem. Proporcionando um suporte às organizações, eles criam soluções administrativas, financeiras e comerciais, além daquelas destinadas a solucionar questões específicas de cada segmento.

O post de hoje abordará a oportunidade de implantação de um software de gestão em uma empresa. Darei algumas dicas para obter o melhor desempenho desta solução tecnológica, observando ainda os desafios e os erros que normalmente são cometidos na implantação.

Espero que esse material forneça todas as informações que você precisa para se decidir sobre o momento e sobre os procedimentos que deve adotar para na implantação de um software de gestão empresarial. Tenha uma ótima leitura!


Como saber a hora de implantar?software de gestão

Essa é uma pergunta que encontra parte da resposta em si mesma. Afinal, quando esse tipo de questão surge, ela significa que alguns episódios já estão mostrando ao gestor a necessidade de buscar soluções que certamente serão encontradas em um software de gestão.

Porém, para que haja a confirmação desta necessidade, basta fazer uma análise sucinta dos processos de gestão, dos procedimentos que eles implicam e dos resultados que oferecem. Com base nesta análise, é possível detectar eventuais falhas e fazer uma estimativa do quanto elas custam para serem corrigidas ou em termos de perda de faturamento.

Comparando os valores apurados ao longo de um ano com os custos de um software de gestão, o gestor poderá ter uma resposta bastante clara sobre a conveniência do momento para adotar a solução. Nesta análise, é necessário observar:


2.1 Há velocidade na obtenção e informações de qualidade?

Para tomar decisões com segurança e orientar as estratégias que deve seguir, o gestor precisa ser abastecido de informações administrativas sobre a empresa. A velocidade com que essas informações são entregues e a consistência dos dados obtidos, em grande parte, são determinantes do sucesso das ações.

Da mesma forma, as informações inerentes a negociações, preços, condições de pagamento, disponibilidade de estoques, atendimento ao cliente, entrega de produtos ou de serviços, entre outras que são fundamentais para o andamento do negócio e capazes de garantir as vendas e a manutenção dos clientes, precisam transitar com grande eficiência e confiabilidade.

Ora, se são necessárias reuniões desgastantes e cobranças insistentes para que estas informações possam ser transmitidas e se a transmissão é feita por meio de extensos relatórios, estes são fortes indício de que um software de gestão precisa ser adotado.


2.2 Quanto custam os erros?

Quando o gestor detecta que há perda de tempo, de material e de dinheiro em decorrência de erros operacionais que exigem retrabalho, surge outro indicativo de que um software de gestão é bem-vindo.


2.3 É possível identificar gargalos nos processos?

Um processo de gestão eficiente deve permitir ao gestor detectar com facilidade eventuais gargalos que possam surgir no ciclo do negócio – desde a fabricação de produtos ou aquisição de mercadorias ou de insumos, até a entrega, passando naturalmente pelos processos de comercialização. Se o ciclo não é visível de forma simplificada, surge mais um indício de que o software de gestão é necessário.


2.4 Há agilidade nos processos?

Um dos fatores que determinam o sucesso — ou o fracasso — de um empreendimento é a velocidade com a qual os processos são desenvolvidos. Sobretudo aqueles que interferem diretamente na entrega de pedidos.

Afinal, entre o envio de um pedido e o recebimento do que adquiriu, o cliente não pode ficar à mercê da ineficiência que os processos não automatizados é capaz de gerar.


2.5 Quais são os resultados das negociações?

O gestor deve ser capaz de identificar com facilidade quais são aqueles produtos, mercadorias ou serviços que oferecem os melhores resultados, distinguindo daqueles que dão prejuízo ou que simplesmente empatam o capital. Se não é possível fazer esta identificação de forma imediata, há mais um sinal de que o software de gestão é necessário.

 

2.6 Como é feito o controle de estoque?

Também é essencial que o gestor consiga identificar imediatamente a situação de estoque, com capacidade para quantificar as mercadorias de maior giro e aquelas que encalham. Há casos, inclusive, em que é preciso se certificar do prazo de validade de produtos, de mercadorias ou de insumos.

A eficiência no controle de estoque é fundamental para a política de relacionamento com fornecedores e para a garantia de atendimento a clientes. Em muitos casos, a fim de se livrar de mercadorias encalhadas, é a gestão do estoque que definirá a realização de promoções, por exemplo.

Se o controle de estoque não é feito com eficiência, há outro indicativo da falta de um software na gestão da empresa.


2.7 Controle de caixa, de recebimentos e de contas a pagar

Se o gestor não tem o conhecimento claro sobre o fluxo de caixa, sobre o que tem a receber e sobre o que tem a pagar, há mais um indício de que é chegado o momento de implantar um software de gestão na empresa.

Como obter sucesso na adoção do software de gestão?software de gestão

De fato, a implantação de um software gestão na empresa é capaz de oferecer uma série de soluções que serão determinantes para o melhor desempenho do negócio. Contudo, a medida não será suficiente se não for precedida de alguns cuidados e também se não for acompanhada de outros expedientes.

A começar pela plena compreensão dos processos que a empresa desenvolve. Afinal, o software virá como um facilitador, que reduzirá a complexidade dos trâmites da empresa, aumentando a velocidade de acesso às informações, que ficarão disponíveis em um banco de dados único. Este banco será acessado por cada departamento da empresa, de acordo com a necessidade.

Nesse sentido, o sistema estabelecerá novas rotinas, tanto para as pessoas, quanto para os processos e estas rotinas devem estar de acordo com a realidade do negócio.

Portanto, da mesma forma que é fundamental fazer a escolha do software adequado, também é essencial fazer o pleno envolvimento da equipe com as soluções oferecidas, treinando-a de maneira adequada para interagir com as novas rotinas.


3.1 A escolha do software

Em princípio, todo software de gestão segue as mesmas orientações básicas que, até certo ponto, são iguais para todos os casos. Porém, a partir da especificidade que cada tipo de negócio apresenta, as soluções também devem ser apresentadas de forma específica.

Por exemplo, uma loja de material de construção trabalha com controles diferentes daqueles que são feitos em uma cafeteria que, por sua vez, é distinta de um pet shop e assim por diante. Portanto, ainda que sejam comuns a todos alguns dos tipos de registros básicos que são feitos por um ou por outro tipo de negócio — por exemplo, identificação de clientes por CPF ou CNPJ, endereço etc. — grande parte das rotinas são diferentes entre um e outro.

O controle de estoque, por exemplo, é algo muito mais importante para a loja de material de construção do que seria para uma barbearia — que, por sua vez, exige um controle de agenda de atendimento a clientes bastante eficiente, o que seria dispensável para uma loja de material de construção.


3.2 Aplicativos

Além disso, o software deve estar aberto para a utilização de aplicativos ainda mais específicos, que podem significar um ganho imenso na agilidade de processos. Por exemplo, existem aplicativos elaborados para empresas que mantêm frotas próprias ou que têm a logística como um aspecto importante do negócio. Da mesma forma, há aplicativos úteis para a gestão financeira, para a contabilidade ou mesmo para as ações de comunicação e marketing da empresa, entre outros, que precisam ser considerados caso a caso.


3.3 Computação em nuvem

As soluções em nuvem vieram agregar um valor ainda maior aos softwares de gestão. Enquanto em tempos passados era preciso implantar o sistema localmente — o que exigia o custo adicional com um servidor dedicado e com redes complexas —, atualmente, é possível utilizar sistemas remotos, que interligam toda a empresa a partir da internet, dispensando os custeios excessivos e permitindo que várias soluções estejam disponíveis simultaneamente para todos os usuários.

Ao mesmo tempo, com o sistema em nuvem, a manutenção permanente é garantida, com atendimento imediato às solicitações e sem a necessidade das visitas técnicas. Esta possibilidade também diminui bastante o custo da solução.


3.4 Treinamento

Outra questão essencial para o sucesso de um software de gestão é oferecer à equipe um treinamento adequado, a fim de tornar o uso completo e compatível com a necessidade. Naturalmente, o comprometimento dos colaboradores com o novo sistema deve ser liderado por um ou mais membros da equipe, conforme a necessidade. Contudo, a informação técnica precisa vir do fornecedor do software de maneira clara, com a possibilidade permanente de eliminação de dúvidas e de auxílio na execução de tarefas — o que é fundamental, sobretudo na fase inicial da implantação.

Mais uma vez, cabe ressaltar a eficiência que a solução em nuvem oferece nesse sentido, considerando a facilidade de contato online e permanente com o instrutor. Esta possibilidade aumenta, e muito, a velocidade de assimilação das funcionalidades do software por parte dos colaboradores que vão utilizá-lo.

Da mesma forma, o uso de um software em nuvem elimina aquela dependência que pode surgir quando a documentação do sistema é dominada por apenas alguns funcionários da empresa, o que se torna um inconveniente quando há a necessidade de troca na equipe. Uma vez que o acesso ao treinamento online é amplo, o conhecimento sobre o sistema permanece acessível a todos, com grande facilidade.


3.5 Nova cultura

A implantação de um software de gestão significa também a implantação de uma nova cultura na empresa. Portanto, é também o momento de revisar os processos, com a oportunidade de eliminar aquilo que ocorre de errado.


3.6 Monitoramento

Como estamos falando de uma nova cultura, é possível que leve algum tempo para que ela seja plenamente assimilada ou mesmo que receba alguma resistência por parte de alguns colaboradores. Portanto, é essencial fazer o monitoramento constante do uso, inclusive em fases posteriores.

Afinal, é sempre possível que alguns membros da equipe deixem de usar algumas das funcionalidades do software e que retomem velhos hábitos, como o uso de planilhas e de controles paralelos.

Desafios que serão encontradossoftware de gestão

O primeiro grande desafio que um gestor enfrenta para adotar a solução de um software de gestão é superado logo que ele decide implementá-la. Afinal, a resistência às novidades, muitas vezes, impede que os passos seguintes sejam dados, inclusive para superar os demais desafios que virão.

O próximo desafio a ser enfrentado diz respeito ao perfil do software que atenderá às necessidades da empresa. Para solucioná-lo, é preciso que o gestor compreenda perfeitamente as particularidades do negócio. Nesse sentido, é bastante útil conversar detidamente com os colaboradores, em cada fase dos processos envolvidos, a fim de detectar quais são as dificuldades e também quais são as maneiras mais apropriadas para resolvê-las. Nessa conversa, também será possível avaliar as expectativas quanto à solução tecnológica, bem como identificar possíveis focos de resistência à implantação, o que permite antecipar as maneiras de enfrentá-las.

Ciente do tipo de solução que atende à necessidade da empresa, é chegada a hora de enfrentar o desafio de encontrar um fornecedor idôneo, que seja capaz de oferecer a solução mais apropriada. De fato, é essencial que o gestor compreenda tudo o que o fornecedor é capaz de oferecer, tanto no que diz respeito à qualidade do produto que entrega, quanto no que se refere ao treinamento e à manutenção. Nesse ponto, é essencial verificar o histórico da empresa fornecedora e as funcionalidades do software que está sendo ofertado.

A empresa contratada deve fornecer os requisitos de equipamentos necessários para que o software rode plenamente. Em uma solução em nuvem, por exemplo, esses requisitos devem ser bem mais acessíveis do que seriam aqueles exigidos para rodar uma solução local.

Nesse momento, é preciso também se certificar a respeito da existência de outras funcionalidades que poderão ser agregadas ao sistema —- como, por exemplo, a oferta de aplicações extras, ainda não previstas no momento da implantação inicial, mas que podem ser úteis no futuro.

Por fim, na fase de implantação do software, é bastante possível que o gestor tenha que enfrentar a resistência por parte da equipe em adotar a nova cultura. Como visto no capítulo anterior, este desafio deve ser enfrentado por um treinamento coerente e pelo constante monitoramento da utilização do software.

Seis erros para não cometersoftware de gestão

Antes de partir para a implantação de um software de gestão, é importante que o gestor tenha em mente seis erros bastante comuns.


5.1 Não definir objetivos

O primeiro deles é deixar de definir objetivos claros que devam ser alcançados a partir da implantação do software e que estejam alinhados com a realidade da empresa. Para tanto, é necessário que exista um conhecimento completo sobre os processos e uma projeção sobre como eles podem evoluir, a fim de alcançarem melhores resultados do que os que são apresentados no momento da análise.


5.2 Não conhecer bem o software

Adquirir uma tecnologia sem ter o pleno conhecimento das funcionalidades que ela pode oferecer cria a possibilidade da subutilização ou da utilização inadequada da solução. Portanto, é essencial obter todas as informações preliminares sobre o software a ser adquirido e, naturalmente, garantir que o treinamento seja bastante assimilado, tanto pela equipe quanto pela liderança.


5.3 Não definir uma equipe qualificada

É essencial que as tarefas sejam atribuídas a membros específicos da equipe, que sejam conhecedores dos processos e com capacidade para assimilar o treinamento. Só assim será possível obter o melhor desempenho do software e também atribuir responsabilidades e fazer o monitoramento apropriado do desempenho na utilização.


5.4 Abrir mão de aplicativos específicos

No mercado, existem softwares de gestão empresarial que oferecem soluções genéricas, o que é bastante inconveniente se eles não puderem ser acompanhados de aplicativos específicos, que sejam capazes de solucionar questões inerentes a cada setor que a ferramenta se propõe a atender.


5.5 Falta de treinamento ou de suporte

Abrir mão do treinamento e tentar aprender tudo sozinho seria uma atitude irresponsável, que poderia ser comparada à de alguém que, mesmo sem saber dirigir, adquire um automóvel. Da mesma forma, prescindir de um suporte permanente cria riscos muito altos, que podem comprometer o desempenho da empresa.

Portanto, é essencial que a escolha do fornecedor recaia sobre uma empresa que seja capaz de oferecer tanto um treinamento apropriado, quanto um suporte permanente.


5.6 Falta de monitoramento

Acreditar que a equipe assimilará todas as funcionalidades do software e as colocará em prática como o desejado também pode representar uma séria negligência. Afinal, como visto anteriormente, as resistências podem surgir e, junto com elas, podem ocorrer falhas na utilização da nova solução. Portanto, é essencial monitorar o uso da tecnologia adotada.

Conclusão

A implantação de um software de gestão é uma solução condizente com a realidade atual e se torna ainda mais eficiente quando adotada a partir dos critérios vistos nesse ebook.

Considerando que atualmente a solução em nuvem permite não só as vantagens que a automatização oferece — agregando também os valores que a proximidade constante com o fornecedor que a internet permite —, percebe-se que esta é a melhor alternativa a ser adotada no momento.

Adquirindo os produtos de uma empresa confiável, que seja capaz de ajudar no dimensionamento da solução ideal, certamente o gestor obterá os melhores resultados, quando optar pela implantação de um software de gestão.

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Empreendedorismo

Planejamento estratégico: 4 formas de empreender em 2017

Toda empresa se esforça para fazer algo único, como resolver um problema ou atender uma nova demanda que está à frente do seu tempo, no entanto, os casos de sucesso são para poucos que conseguem aliar a criatividade ao planejamento estratégico.

Nesse sentido, espera-se que o ano de 2017 promova um clima favorável para novas oportunidades em muitos setores ao redor do mundo, o que não será diferente no Brasil. Com o grande aumento da população, há uma demanda cada vez maior por tecnologia, alimentação saudável, moda e várias outras tendências para explorar.

É justamente por essa razão que eu trouxe para vocês 5 dicas para empreender de forma inovadora e faturar bastante no próximo ano. Ah, e não importa se você já tem uma empresa e ou se a intenção é começar com um novo projeto. Venha se inspirar e aprender um pouco mais!

1. Negócios digitais

Esse é o mercado do momento, e basicamente qualquer tipo de profissional pode encontrar uma oportunidade para estabelecer um negócio digital com base no que faz de melhor. Lembrando que nem sempre é preciso investir uma fortuna para começar, já que o que mais importa aqui é a visão empreendedora.

Confira as duas principais tendências para o próximo ano:

E-commerce

Segundo uma pesquisa elaborada pelo portal Ebit, que estuda os índices das vendas online no Brasil, só o primeiro semestre de 2016 movimentou cerca de R$ 20 bilhões, um aumento de 5,2% em relação ao ano anterior. E os números são ainda maiores para 2017.

O e-commerce é também uma ideia interessante para quem quer expandir as vendas e oferecer os produtos e serviços da loja física nessa plataforma digital. A legislação é simplificada e não há barreiras para alcançar novos públicos nesse mercado promissor.

Consultoria online

Um dos principais benefícios que a tecnologia trouxe para profissionais especializados. A consultoria virtual pode funcionar como modelo home office ou com pequenas equipes, onde o importante é garantir a qualidade e transparência dos serviços. É uma ótima oportunidade para quem tem qualificação, mas não quer investir muito dinheiro.

2. Franquias

Vocês já leram meu artigo sobre as fases para aprender a lidar se escolher abrir uma franquia? Se a sua ideia é seguir esse caminho, não deixe de conferir, eu tenho muitas dicas interessantes para compartilhar lá!

Mas não pare por aqui, você sabe o que o ano de 2017 vai trazer para agregar valor no segmento de franchising? Veja o que encontrei em minhas pesquisas:

Quiosques

Com possibilidade de trabalhar em grandes marcas, mas em um modelo de negócios mais enxuto e barato, os quiosques são uma ótima oportunidade para quem quer se tornar um franqueado de sucesso. São diversas opções: beleza, artigos esportivos, alimentação ou bebidas.

Tudo depende onde você prefere atuar, mas em geral, essa estrutura costuma ser um ótimo investimento para empreendedores que querem diversificar a atividade. Além de tudo, são bem lucrativos e é possível contar com o suporte da franqueadora.

Serviços

Não se engane: abrir uma franquia não é algo exclusivo para quem quer vender produtos. Se você é especialista em alguma área, mas não tem prática em elaborar um plano de negócios, essa pode ser a oportunidade que faltava. Medicina, TI e gestão financeira contam com boas projeções para 2017.

3. Alimentação

Esse setor apresenta resultados excelentes para quem pretende abrir um novo negócio. Veja o que os especialistas recomendam para o empreendedorismo no setor:

Comida saudável

Não só no Brasil, mas em todo mundo, a alimentação saudável é responsável por movimentar bilhões, além de ser um mercado cheio de possibilidades. Onde temos cada vez menos tempo, achar uma solução para atender um público específico é o que pode trazer mais rentabilidade.

Um grande exemplo foi o da empresa Uuulalá, projeto de um grupo de empreendedoras em São Paulo para entregar sucos saudáveis de forma sustentável. A ideia foi criativa e ainda pouco explorada na cidade, onde um planejamento estratégico se fez presente para alcançar a estimativa de lucros na casa dos R$4 milhões no ano passado. Não é um bom negócio?

Food Trucks

Estrutura simples e inovadora, capaz de entregar produtos frescos e com qualidade artesanal. A versatilidade é um ponto forte, impulsionando esse novo modelo como uma grande tendência para quem deseja investir em alimentação nos próximos anos.

São diversos layouts de apresentação, onde o que importa é a criatividade e comida boa, já que recebem uma excelente aprovação do público. A crescente demanda já fez com que várias cidades criassem encontros gastronômicos de restaurantes móveis.

4. Investir em aplicativos e softwares

Mesmo com as dicas anteriores, se você já possui uma empresa e quer melhorar o desempenho da atividade, a dica que deixo é aplicar os recursos em capacitação e tecnologia para padronizar a produção e automatizar os processos de gestão.

Confira onde investir para trazer benefícios em seu planejamento estratégico durante o ano de 2017:

  • Aplicativos de gestão: praticidade e melhora no desempenho do negócio.
  • Cursos de administração: personalizar sua empresa e acompanhar o mercado.
  • Antivírus: proteção extra para dados e e-mail.
  • Computação na nuvem: redução de custos e mobilidade para seu gerenciamento.

É importante conhecer bem o que você pretende investir, portanto, buscar aplicativos que podem ser testados antes da compra, já que isso é um grande diferencial. Para entender melhor esse tema, recomendo que você leia meu artigo sobre o que é um sistema de gestão para entender melhor como ele vai facilitar o trabalho na sua empresa.

5. Atenção às tendências e novos negócios

A melhor forma de escolher o investimento certo é acompanhar como o mercado movimenta e buscar soluções inteligentes para os setores que ainda carecem de um serviço de qualidade. Lembre-se: o conhecimento e a vontade de crescer são seus principais aliados em uma jornada empreendedora, sendo assim, fique por dentro das novidades e técnicas para seguir na direção correta.

Bom, se você chegou até o fim desse post, isso significa que você tem determinação e gosta de pesquisar bastante antes de colocar em prática seu planejamento estratégico para 2017. Não perca nunca o foco e lembre-se de que pode sempre voltar aqui para aprender um pouco mais.

E então, gostou dessas dicas? Não esqueça de compartilhar nas redes sociais, quem sabe alguém da sua rede quer embarcar no empreendedorismo e virar seu sócio? Espero você aqui nos próximos artigos!

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Finanças e Tributos

NF-e e Gestão: Solução completa para integrar processos internos de sua empresa

O uso de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) dentro das empresas já é uma realidade irreversível. Mas muitos contribuintes vêm encontrando certa dificuldade quando se trata de integrar seus processos internos com um Sistema de Gestão (ERP, Planejamento de Recurso Corporativo – do inglês, Enterprise Resource Planning) de emissão de NF-e.

A falta de um padrão de integração com os sistemas internos ou mesmo com os portais dos Fiscos acaba sendo uma das principais dificuldades na hora de colocar em prática um Sistema de Gestão.

Pensando nisso, no post de hoje vou te mostrar como utilizar a emissão de NF-e integrado com sistema Gestão (ERP) e os benefícios de usar em sua empresa. Ficou curioso? Então, vamos lá!

Como funciona um Sistema de Gestão de Empresas com emissão de nota fiscal eletrônica integrado?

Embora no mercado existam “n” opções de sistemas que apenas emitem NF-e, uma das soluções mais eficazes e que traz maior benefício à empresa é adotar um Sistema de Gestão de Empresas (ERP) com Módulo de Emissão de NF-e integrado. Mas por quê?

Como todo o processo passa a ser automatizado, o preenchimento é feito automaticamente através do cadastro de notas fiscais de entrada (sistema de compras), sem a necessidade de retrabalho por ter que digitar novamente nota por nota. Com esta integração, é possível reduzir (ou eliminar) erros e falhas, prevenindo, assim, a inconsistência de informações.

Entre algumas vantagens da utilização de um sistema de gestão para emissão de NF-e  podemos destacar:

  • Facilidade no preenchimento de Notas Fiscais;
  • Integração segura;
  • Todos os dados das NF-e passam a ser armazenados num único banco de dados;
  • Eliminação de trabalhos manuais e, consequentemente, de erros humanos em processos;
  • Cálculo automático de impostos;
  • Possibilidade de integrar o mesmo sistema com diversas empresas (principalmente quando são várias filiais da mesma empresa);
  • Geração de arquivos em XML e PDF, possibilitando enviar automaticamente para o e-mail do cliente;
  • Possibilidade de extrair relatórios mensais para avaliar quantidade de notas emitidas, notas de entrada, cancelas, além do montante de vendas e recebimentos e o tempo médio de processamento;
  • Facilidade em integrar o software de gestão com outros sistemas da empresa, automatizando as notas de entrada e saída da empresa com os processos de compra e venda.

Como funciona?

Empresas não precisam mais perder tempo digitando cada nota, calculando manualmente os impostos ou mesmo gerando guias em papel para o pagamento. Tudo é feito automaticamente por meio de um Sistema de Emissão de NF-e e Gestão.

Como é realizada a automatização da emissão de notas fiscais?

Nota Fiscal eletrônica de Entrada

A empresa que emite a NF-e pode enviar o arquivo diretamente por e-mail para o cliente ou disponibilizar em um ambiente web o documento eletrônico, que poderá ser armazenado pelo usuário ou reimpresso. Essa acaba sendo a opção bem mais vantajosa, já que não é preciso procurar os arquivos das Notas eletrônicas entre tantos e-mails recebidos. Além disso, é possível acompanhar as compras que efetuou e manter controle de todos os arquivos de um determinado período (semana, mês, etc) sempre que desejar.

Nota Fiscal eletrônica de saída

Ao receber uma mercadoria, a empresa não precisa realizar manualmente a conferência da chave de acesso no site do SEFAZ e, tampouco, conferir se o fornecedor encaminhou o arquivo XML. Todo este processo de recebimento e validação é realizado pelo sistema de gestão de NF-e.

Com a DANFE em mãos, a empresa alimenta as informações de entrada do seu sistema de gestão. Além disso, não é preciso realizar este processo manualmente, digitando nota por nota no sistema de gestão, já que todas as informações integram-se ao ERP automaticamente.

Com isso, é possível realizar a recepção e armazenamento das arquivos em XML, validar na SEFAZ que imediatamente o sistema realiza a importação das notas para dentro da base de dados do ERP. Tudo simples, fácil e no menor tempo possível.

Ao contratar uma empresa especializada no Software de Gestão, ela será responsável por toda a integração, ou seja, a empresa fornecedora do ERP é quem realizará a homologação do sistema.

E então, você ainda tem alguma dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário! Será um prazer respondê-lo! Até a próxima!

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Finanças e Tributos

4 dicas para fazer uma gestão financeira impecável

Uma boa gestão financeira é essencial para um negócio, não importa o tamanho ou atividade que este desempenha. Mas você sabe o que é preciso para otimizar a gestão de sua empresa?

Neste post, você vai conhecer 4 dicas para fazer uma gestão financeira impecável e vai entender os benefícios que isto pode trazer para sua empresa. Vem comigo!

1. Utilize ferramentas financeiras

A utilização de ferramentas financeiras deve ser um dos pilares de uma gestão impecável. Neste contexto, destaca-se o uso do fluxo de caixa, que é um instrumento que permite conhecer de forma detalhada todas as entradas e saídas de recursos da empresa em um determinado período de tempo.

Além disso, o fluxo de caixa, quando projetado, pode mostrar uma visão do futuro das finanças da empresa, permitindo o conhecimento antecipado de como serão as entradas e desembolsos de recursos, possibilitando o planejamento para compra de máquinas, equipamentos e outros investimentos necessários.

2. Faça uma boa gestão de custos da empresa

A gestão de custos tem grande importância para as finanças da empresa, já que o conhecimento e controle destes valores faz toda a diferença nos resultados de um empreendimento. Este detalhamento também deve ser utilizado para a correta precificação dos produtos ou serviços comercializados.

O detalhamento de todos os custos e divisão destes em fixos e variáveis também pode auxiliar o gestor a diminuir e, quando necessário, cortar, valores que estejam impactando negativamente no negócio, o que pode ser aproveitado como um diferencial competitivo pela empresa.

3. Implemente um planejamento estratégico

Partindo do uso de ferramentas financeiras e do controle dos custos, o planejamento estratégico da organização fica muito mais racional e fácil, e pode ser implementado trazendo inúmeras vantagens para a organização.

O planejamento estratégico permite que a empresa saiba onde está e aonde quer chegar. Também aponta os recursos financeiros, humanos e materiais necessários para os objetivos definidos e mostra, de forma detalhada, quais caminhos precisam ser percorridos, apresentando um verdadeiro mapeamento do momento atual e futuro da entidade.

4. Utilize um software de gestão

Um erro bastante comum na gestão das empresas é a não utilização de um bom software, o que pode comprometer não só a saúde financeira da empresa, mas também outros aspectos vitais do negócio, levando a problemas em sua própria continuidade.

Assim, é preciso investir em um bom sistema que otimize e integre diferentes atividades e departamentos, fazendo com que a empresa ganhe em qualidade da informação, segurança e rapidez na geração dos dados que são extremamente necessários na hora da tomada de decisão.

Uma gestão financeira impecável deve estar pautada no uso de ferramentas financeiras, controle de custos e implementação do planejamento estratégico. Tudo isso deve estar permeado pelo uso de um bom software de gestão, que permita integração entre diferentes áreas e atividades, propiciando ganhos em qualidade, rapidez e segurança dos dados.

E sua empresa, o que tem feito para manter a gestão financeira impecável? Deixe o seu comentário e compartilhe sua experiência comigo aqui nos comentários!

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Finanças e Tributos

6 motivos para contratar um software financeiro

Semana passada estive visitando a empresa de um amigo e, para a minha surpresa, ele ainda faz todo o controle financeiro manualmente! Quando perguntei o motivo, outra surpresa: não só ele, como vários amigos, não têm certeza se vale a pena contratar um software financeiro.

Então, resolvi mostrar 6 motivos para provar que essa é a melhor decisão, mesmo para pequenas empresas. Vamos lá?

Controle financeiro mais preciso

Com um bom sistema, você consegue manter todo o controle financeiro em dia, sem dores de cabeça: valores a pagar e receber, prazos a cumprir, além de questões legais como emissões de notas fiscais, tudo organizado de forma prática e centralizada.

O velho sistema de planilhas te deixa preso e mais sujeito a erros, enquanto o software financeiro automatiza e integra tudo, tornando esse tipo de situação mais difícil de acontecer.

Mais informações para a tomada de decisões

Com um controle preciso e bem distribuído, é natural que haja mais informações à disposição na hora de tomar decisões importantes, principalmente no que diz respeito a realizar novos investimentos e dar continuidade a outros que já foram iniciados.

Certos sistemas dão até uma visão geral do estoque, facilitando a decisão de comprar mais produtos para reposição, por exemplo.

Aumento da produtividade

As planilhas e, principalmente, manter registros usando papel e caneta, tomam tempo demais — tempo que não pode ser dispensado apenas para uma atividade, ainda mais em uma empresa pequena, que não tem pessoal ou recursos para isso.

Ao automatizar boa parte as atividades financeiras do negócio, o software libera tempo para outras tarefas essenciais, sem deixar essa parte de lado.

Otimização de processos

Ao utilizar planilhas, é muito comum ter de digitar a mesma informação em lugares diferentes, o que dá mais trabalho e aumenta a possibilidade de errar.

Usando um software, você só faz o que é preciso fazer, sem a necessidade de repetir várias vezes a mesma tarefa ou gastar muito tempo com ela. E lembre-se: processos otimizados representam menos desperdício e, consequentemente, aumento dos lucros.

Flexibilidade de uso

O melhor de tudo é que há muitos sistemas de gestão financeira disponíveis no mercado que são flexíveis às necessidades de cada empresa, o que torna esse tipo de solução acessível mesmo para pequenas empresas.

Além disso, existem até mesmo softwares gratuitos para quem ainda deseja testar o conceito de usar um sistema informatizado.

Indispensável a longo prazo

Não importa o quanto você resista, é bem provável que, à medida que a empresa cresce, se torne cada vez mais indispensável trocar as soluções manuais por um sistema financeiro. Realizar essa troca agora evitará uma transição dolorosa no futuro.

Os benefícios de usar um software financeiro, mesmo um que seja gratuito, são enormes. A incrível facilidade de se organizar e planejar ações futuras é mais que suficiente para levar alguém a abandonar as antigas planilhas rumo a soluções mais completas. Então, ouça o que eu digo e comece a procurar o melhor software agora mesmo!

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