Finanças e Tributos

Como organizar o financeiro de uma empresa?

Hoje eu quero conversar com você que começou seu pequeno negócio e está super empolgado com isso! Mesmo que você ainda trabalhe de forma integral em outro lugar, esse é o seu projeto, é o seu início — e, como todo empresário, você quer ver o crescimento da empresa que está criando, certo?

Principalmente nessa nova fase, é muito importante evitar alguns erros que podem complicar a sua vida. Tenho percebido que é fundamental que os novos empresários e empreendedores saibam como organizar o financeiro de uma empresa e, por isso, selecionei alguns tópicos que vão ajudar você a começar bem.  Vamos a eles?

Separe as contas da empresa das suas contas pessoais

Pode parecer meio desnecessário no início, mas quanto antes você separar as contas da empresa das suas contas pessoais, antes você vai passar a tratar seu negócio como algo sério.

Abra uma conta corrente e poupança somente para uso de negócios e use um cartão de débito somente para esses fins. Se possível, deposite cerca de 25% dos seus faturamentos mensais nessa conta. Você vai precisar para pagamentos e impostos e, no fim, não vai levar nenhum susto.

Organize seus documentos

Você precisa manter a organização do seu negócio, e um grande volume de papéis pode fazer você se perder na hora que mais precisar.

Mantenha seus documentos separados por grandes categorias, como, por exemplo: contabilidade, extratos bancários, correspondências, marketing, dados de funcionários, contratos etc. Pode apostar que isso vai fazer uma grande diferença!

Analise sua produtividade

Há diversos aplicativos online para controlar sua produtividade, organizar seu passo a passo e avaliar a quantidade de tempo que você precisa para fazer determinadas tarefas.

Em todo início de negócio, essa é uma etapa importante, apesar de muitas vezes ser deixada de lado. Esse item é importante para que você tenha controle de quanto tempo e dinheiro precisa investir em cada tarefa. E não só isso: também ajuda caso você contrate funcionários e precise explicar para eles como sua metodologia funciona.

Mantenha tudo na ponta do lápis

Disponha de pelo menos 15 minutos semanais para analisar, melhorar, anotar e controlar tudo que aconteceu na sua empresa. Anote gastos, entradas e saídas de caixa, cobranças e pagamentos futuros. Rastrear o financeiro de uma empresa e saber seus próximos passos é fundamental!

Há também a chance de bons insights surgirem nesse tempo em que você se dedica única e exclusivamente ao seu negócio. Não deixe que nada tire sua concentração nesse período.

Não se arrisque

Se você não se sente seguro para fazer a contabilidade da sua empresa, saiba que essa é uma área onde não se pode cometer erros. É tentador economizar dinheiro e querer deixar esse serviço de lado, mas no fim das contas a sua dor de cabeça pode ser enorme.

Contadores têm sido grandes aliados de pequenas empresas, justamente por conhecer bem sua profissão e saber tudo sobre impostos, taxas e leis. Todos sabemos que não é nada bom ficar em dívida com a receita federal.

Parece bastante coisa e, no começo, pode ser que você não goste de fazer todas essas tarefas. Mas você pode ficar surpreso: manter a organização do financeiro de uma empresa pode transformar você em um grande empreendedor. Você não tem nada a perder! Certamente suas habilidades vão crescer e sua visão de negócios também.

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Finanças e Tributos

A importância do contador para sua empresa

Já falei bastante aqui no blog sobre a importância do contador para qualquer empreendimento, afinal, quando uma empresa sai do papel e entra no mercado, as coisas começam a se complicar bastante e esse profissional tem papel fundamental para que tudo funciona da melhor forma.

Basta que comecem as burocracias, as papeladas, as dificuldades e tudo aquilo que não foi imaginado quando a ideia estava linda, leve e solta na mente criativa do futuro empresário para que a presença de um especialista em contabilidade seja mais do que desejada!

No artigo de hoje eu vou falar um pouco mais sobre o que o contador faz, os tributos que ele calcula e as diferentes áreas onde ele pode atuar! Vamos começar?

Primeiro passo: objetivos básicos

Um importante passo neste processo é a escolha do profissional para cuidar da gestão contábil da sua empresa. Fui atrás, mais uma vez, do Conselho Regional de Contabilidade de São Paulo (CRC-SP) para entender melhor a importância do contador e qual o objetivo deste profissional (mais uma vez, porque vocês se lembram do post Imposto de Renda 2014: o que o empresário precisa saber?). E a resposta é direta: é papel do contabilista entender da legislação fiscal, trabalhista, tributária e previdenciária. “Sem o parecer dele, é impossível, no Brasil, ter uma gestão eficiente dos negócios”, segundo Cibele Costa, que é diretora administrativa da Organização Contábil Francisca de Paula e especialista em controladoria e gestão estratégica de negócios.

Quais são as áreas onde ele pode atuar?

A importância do contador é enorme. Entre outras atividades, é ele que deve, antes de você abrir sua empresa, ajudá-lo a identificar qual o melhor regime tributário para a atividade que a sua companhia for exercer. Ele também pode lhe ajudar com os cuidados que você deve ter com a gestão de sua conta corrente corporativa, dar dicas de planejamento tributário e cuidar da emissão de notas fiscais e, em alguns casos, até mesmo do pagamento de impostos. Além disso, esse profissional pode atuar em diversas outras áreas:

Gestão

Depois de contribuir para os processos de abertura da empresa, ele também pode atuar na área de gestão — e isso vai desde a elaboração dos contratos de trabalho e reunião de toda a documentação necessária. Posteriormente, é esse profissional que ficará responsável por fazer o fechamento da folha de pagamento, contabilizando também faltas e horas extras.

Quando pensamos na parte financeira, ele precisa estar por dentro das movimentações: contas, fluxo de caixa, empréstimos e investimentos. É o contador também que produz as demonstrações financeiras obrigatórias, além de calcular e emitir as guias de tributos a serem pagos.

Auditoria Contábil

Ele também pode atuar na área da auditoria, verificando as informações que estão contidas nos registros contábeis dos empreendimentos, tais como balanço patrimonial, fluxo de caixa, entre outros. Isso evita irregularidades e ajuda a combater fraudes.

Atuária

Podemos entender a atuária como a ciência que ajuda a calcular os riscos e contribui para elaborar planos de seguros (calculando premiações e indenizações através de probabilidade), de previdência (calculando fundos e produzindo relatórios de avaliação) e capitalização (pesquisando e gerenciando fundos de investimento, atuando como uma espécie de consultor financeiro).

Perícia Contábil

O contador que trabalha na área de perícia contábil atua oferecendo opiniões técnicas buscando a solução de casos judiciais (indicado pelo juiz) e extrajudiciais (contratado por uma das partes). Ele é o profissional que vai elaborar um laudo pericial com provas, buscando solucionar o problema.

Controladoria

O contador que trabalha na área de controladoria auxilia os administradores em suas decisões, oferecendo informações de controle financeiro, fiscal e até de performance, baseados nos planos do empreendimento. Ele ajuda a definir padrões de controle, apontando a existência de algum desvio não planejado e, então, sugere possíveis caminhos e soluções aos gestores do negócio.

Quais tributos o contador calcula?

Uma das funções mais importantes do contador é o cálculo de tributos. Num país altamente burocrático como o Brasil, esse papel é fundamental para evitar multas e juros exorbitantes, que podem minar o fluxo de caixa e levar o empreendimento à bancarrota. Além do Imposto de Renda (IR), ele calculará outros tributos como o Imposto sobre Produtos Industrializados (o famoso IPI), o INSS (Imposto Nacional do Seguro Social), o PIS (Programa de Integração Social), o COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), o IOS (Imposto sobre Operações Financeiras/Seguros), o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), entre outros.

Questões legal

O Código Civil de 2003 trouxe diversas determinações relevantes para a atividade do profissional de contabilidade — e também mais responsabilidades para este papel. Desde o início deste ano, o contabilista passou de escrivão para corresponsável por qualquer erro enviado ao Fisco. Desde esta determinação, o artigo 1.179 determina também que “o empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de Contabilidade e levantar, anualmente, o Balanço Patrimonial”.

A contabilidade é algo muito sério. Pode parecer trivial e não estratégico, mas isso é um total engano. Um dos exemplos envolve o regime tributário que foi escolhido para atividade de sua empresa: não é permitido exercer atividades ou vender serviços que estejam fora do escopo de registro, o que é chamado de “objeto social”.

Segundo o site Portal da Contabilidade, outros dois artigos ainda influenciam a atividade deste profissional:

“Os artigos 1.180 e 1.181 do novo Código Civil brasileiro determinam a obrigatoriedade da autenticação do Livro Diário no órgão de registro competente.

No Diário, serão lançadas, com individualização, clareza e caracterização do documento respectivo, todas as operações relativas ao exercício da empresa. O Balanço Patrimonial deverá ser lançado no Diário e firmado pelo empresário e pelo responsável pela Contabilidade (contador ou técnico em contabilidade legalmente habilitado) (artigo 1.184).

Portanto, a partir do novo Código, não existe mais dúvida sobre a obrigatoriedade de todos os empresários e as sociedades empresárias manterem sua escrituração contábil regular, especialmente em atendimento ao que estabelece o artigo 1.078, quanto à prestação de contas e deliberação sobre o balanço patrimonial e a demonstração de resultado, cuja ata deverá atender ao que prevê o artigo 1.075, para ser arquivada e averbada na Junta Comercial. ”

Com esse artigo mais completo, eu tentei mostrar a importância do contador e as formas como ele pode e deve atuar. Esse profissional é essencial, especialmente em um país tão burocrático quanto o Brasil. Por isso, muita atenção na hora de escolher o seu: ele pode ser determinante para o seu sucesso!

 

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Finanças e Tributos

Previdência: o empresário e a aposentadoria pelo INSS

O sistema do Contribuinte Individual lhe garante esse direito

Não é porque você não é mais funcionário CLT, com carteira de trabalho assinada, que deve deixar de lado qualquer relação com a Previdência Social. Descobri esses dias – um cunhado meu me contou – que mesmo sendo empresário, eu posso e devo continuar contribuindo com o Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) para conseguir ganhar aposentadoria e outros benefícios sociais, além de proteger minha empresa de eventuais fiscalizações da Receita Federal.

Descobri isso enquanto conversava com minha família sobre o meu futuro e sobre a insegurança de que se acontecesse um acidente comigo, todos os meus dependentes teriam sua principal verba interrompida, o que impactaria diretamente em nosso padrão de vida. Dizia que achava importante pagar uma previdência privada e até um seguro de vida, agora que tenho minha própria empresa e que não conto mais com um empregador resolvendo essa questão do INSS para mim. Este meu cunhado, que é advogado, quem diria, previdenciário, me falou que eu poderia fazer as duas coisas: investir em uma aposentadoria privada e em um seguro de vida, além de me tornar um contribuinte e segurado pela Previdência Pública.

Escreverei dois posts, então, sobre o tema. Este primeiro aqui sobre aposentadoria com INSS, sua obrigatoriedade e benefícios previstos. Um segundo, que você lerá daqui a uma semana, mais ou menos, sobre a estratégia privada. Espero que o que estou estudando ajude você em sua escolha!

A Obrigatoriedade da Contribuição para o INSS:

Desde 1999, com a publicação da lei 9.876, o INSS passou a considerar empresários, trabalhadores autônomos ou trabalhadores equiparados a um trabalhador autônomo (como os profissionais liberais), como contribuintes individuais.

Eu mesmo tinha uma dúvida sobre se eu poderia escolher ou não me tornar um contribuinte, se isso era optativo. Para minha surpresa, este meu cunhado, que é um bom advogado previdenciário, esclareceu que exercer qualquer tipo de atividade remunerada e não recolher impostos para a previdência social pode fazer com que, em uma fiscalização da Receita Federal, minha empresa tenha que pagar multas e recolher todos os valores que a Receita determinar como adequados para a Previdência Social.

Apesar de ficar surpreso com a informação, mandei logo a pergunta que todos nós empresários faríamos: “Então quem não é obrigado a pagar para receber a aposentadoria pelo INSS?”. Ele respondeu: “Somente donas de casa, síndicos não remunerados, estudantes, estagiários, presidiários que não exercem atividades remuneradas e brasileiros que moram no exterior. Todos eles poderiam contribuir de forma facultativa, mas os empresários e autônomos têm a obrigação de contribuir para evitar multas e fiscalizações”.

Depois dessa resposta, fui me informar sobre como entrar no regime previdenciário e regularizar minha situação.

Entrando no regime

Para entrar no regime da Previdência Social, o empresário deve se tornar um Contribuinte Individual. Para isso, ele deve se inscrever nas Agências da Previdência Social, pela Central de Atendimento através do telefone 135 ou efetuando o primeiro recolhimento em GPS utilizando o número do PIS/PASEP.

Como aumentar o retorno que a contribuição pode me trazer?

Há um detalhe que pouca gente conhece e que descobri ao falar com meu contador. No caso dos contribuintes facultativos (aqueles casos que citei acima), não é permitido que realizem o pagamento de contribuições relativas a meses anteriores à data de inscrição na previdência. Já para os contribuintes obrigatórios, o ideal seria fazer as contribuições anteriores, pois só isso assegura que a fiscalização não multe a empresa.

Outro ponto que meu contador alertou foi o seguinte: Quando o empresário exerce atividade remunerada em sua própria empresa, ele recebe o chamado pró-labore, que funciona como uma espécie de salário dos sócios ou donos de empresas (sobre o qual já falei em outro post), o valor desse pró-labore deve ser incluso na folha de pagamento da empresa. Isso fará com que a empresa pague um percentual de 20% para o governo sobre o valor total de sua folha de pagamento, exceções feitas às empresas optantes pelo Simples Nacional, Micro Empreendedores individuais (MEI) ou Plano Simplificado que contribuem com taxas mensais e únificadas. Legal levar em conta que no valor do pró-labore repassado para o sócio ou dono da empresa incide contribuição previdenciária (11%) da pessoa física.

Caso o empresário não tenha um pró-labore e só receba um valor sobre os dividendos, ele deverá contribuir mais, arcando com 20% de todos os seus ganhos em tributos para o INSS. Enquanto, ao incluir seu pró-labore na folha salarial da empresa, o máximo de seu imposto para o INSS seria de R$ 513,01, já que o teto da previdência atual está determinado em R$ 4.663,75 (observe que este valor é corrigido anualmente). No meu caso, avaliei junto ao meu contador que incluir o meu pró-labore na folha de pagamento era o melhor meio para ter um maior retorno sobre o tempo de contribuição com relação ao momento em que eu pendurar as chuteiras.

Meu cunhado também me lembrou de mais uma questão: “O valor que você receberá na aposentadoria não é sobre todo tempo de contribuição. O cálculo que o INSS faz leva em conta a média aritmética de todas as suas contribuições realizadas a partir de 1994, excluindo 20% dos valores menores e considerando depois o fator previdenciário”.

Achei uma reportagem bem interessante do Agora que explica isso. Vou compartilhar com vocês: “para definir o valor do benefício que será pago, a Previdência pega todos os salários recebidos pelo trabalhador desde 1994, exclui os 20% menores e calcula a média. Com valor e com a nova tabela do fator previdenciário (que reduz os benefícios de quem se aposenta mais cedo), é possível concluir se o segurado estará no topo dos pagamentos do INSS. Um trabalhador com 64 anos de idade e 44 de contribuição precisa de uma média salarial de R$ 3.209,78 para ganhar o teto.”

Só recebo a aposentadoria ou tenho direito a outros benefícios?

Essa foi a última pergunta que fiz tanto para o meu cunhado quanto para meu contador.  Eles responderam que ao me tornar um segurado obrigatório, todos os benefícios a que os trabalhadores com carteira assinada têm direito são estendidos para mim, ou seja, eu teria direito a aposentadoria por invalidez, por tempo de contribuição, idade ou especial (caso a pessoa trabalhe com agentes químicos, físicos, biológicos e/ou nocivos à sua saúde); ou poderia solicitar auxílio-doença, auxílio-acidente ou até auxílio-reclusão, caso fosse preso; e minha família teria direito à pensão por morte.

Isso é apenas para exemplificar a história. No fim das contas, o melhor é falar com seu contador, para ele ver sua situação específica e te orientar de acordo com a sua realidade. Eu falarei ainda mais com o meu!

 

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Finanças e Tributos

Cuidados prévios na contratação do contador

Em primeiro lugar, é importante pesquisar nos órgãos da classe contábil se empresa é idônea. Buscar referências com clientes também é útil

Respeito muito a profissão de contador – se não fosse o meu, já teria enlouquecido. Mas ouço cada história de colegas que foram prejudicados por conta de profissionais ruins ou de mau caráter que acho importantíssimo compartilhar com vocês alguns cuidados que devem ser tomados na hora de contratar um contabilista. Caso haja descuido, os problemas podem ser gigantescos!

Em primeiro lugar, é importante pesquisar nos órgãos da classe contábil se empresa é idônea. Além disso, vale entrar em contato com os clientes do escritório, para saber se a prestação de serviços é de qualidade e se o resultado é satisfatório. Outra coisa que pode ajudar é visitar as instalações do seu futuro prestador de serviços, para ver se há comportamentos estranhos ou antiprofissionais.

Na etapa do fechamento do acordo, é necessário ficar atento a todas as cláusulas e o que está incluso ou deixa de estar dentro do pacote de remuneração. Evitar surpresas é superimportante.

Mas não é porque o contador foi escolhido e o contrato assinado que o trabalho acabou.  Faça um acompanhamento periódico da realização dos serviços, por meio de reuniões pessoais ou à distância. Fique atento, também, se a imagem do prestador continua positiva frente a clientes e órgãos de classe contábil e exija sempre os documentos relativos à sua empresa.

Vale lembrar que é papel do contabilista entender da legislação fiscal, trabalhista, tributária e previdenciária. Entre outras atividades, é ele que deve, antes de você abrir sua empresa, ajudá-lo a identificar qual o melhor regime tributário para a atividade que a sua companhia for exercer. Ele também pode lhe ajudar com os cuidados na gestão da conta corrente corporativa, dar dicas de planejamento tributário e cuidar da emissão de notas fiscais e, em alguns casos, até mesmo do pagamento de tributos.

 

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#ClicoResponde

Clico Responde: devo emitir nf-e para e-books?

Recebemos uma questão de usuário que está meio incompleta, mas faremos o possível para atendê-lo. Ele se cadastrou apenas como “ztbhappy” e não deixou um contato de e-mail para que pudéssemos entender melhor sua dúvida. Mas empreendedores, e principalmente eu, não esmorecem diante da dificuldade, então daremos uma resposta o mais abrangente possível.

“Estou criando uma empresa para venda de e-books, devo ou não emitir NF para esse tipo de produto?”

Se você quer dizer Nota Fiscal, ztbhappy, é preciso ressaltar que qualquer operação comercial para ser legalizada no Brasil deve ser registrada por uma nota fiscal. É com base nessa emissão que é possível calcular e pagar tributos pela operação de sua empresa com o Fisco.

Agora, se você se refere a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que é a digitalização do documento, irei retomar uma resposta dada por Marco Zanini, que é líder da NF-e do Brasil, empresa do grupo Globalwebcorp que, por sua vez, agrega o Vouclicar.com e o Guia Empreendedor: varia se a atividade de sua empresa é mercante (venda de produtos) ou se ela está baseada em venda de serviço.

No primeiro caso, os tributos são federais e estaduais. No segundo, são federais e municipais (este último aqui sendo o ISS, ou Imposto Sobre Serviços).

“Quem é prestador de serviço precisa emitir Nota Fiscal Eletrônica se no município em que ele estiver for obrigatório”, me contou o Marco. Ele explicou que mesmo o Brasil tendo uns 5,5 mil municípios, somente 400 obrigam essa emissão eletrônica. Você, então, deve perguntar a seu contador se a sua cidade está nesta lista.

Agora, se a sua empresa comercializa mercadorias, quando a venda é de uma empresa para outra, não tem discussão: a NF-e é obrigatória e ponto.

Espero ter ajudado! Da próxima vez, deixe seu e-mail de contato, assim conseguimos mais informações para responder sua questão.

 

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Finanças e Tributos

Organize os documentos da empresa para evitar problemas

Pior do que inadimplência é pagar e não ter nada documentado

Outro dia falei por aqui sobre a importância da gestão de contratos, vocês se lembram? Pois eu digo que é impressionante como acontecem as coincidências na nossa vida. Estava lá eu tratando com o contador da minha empresa quando ele lança: “preciso que você me encaminhe os comprovantes de pagamentos de impostos deste ano. Desde janeiro que não recebo nada”.

Pior do que não pagar é pagar e não imprimir nem o comprovante e nem a fatura de recolhimento do tributo, você não acha? Tenho que assumir que o lado burocrático da minha vida é a maior bagunça. Vou pagando as contas, deixo para imprimir depois, misturo contrato com cópia de documento dos meus sócios… tudo daquele jeito perfeito para, quando der um “xabu”, eu perder horas e horas (e saúde!) procurando tudo o que preciso. Decidi organizar todos os documentos da empresa da seguinte forma, depois de passar este nervoso:

  • Separar, em uma pasta, todos os documentos referentes aos meu funcionários, por ordem alfabética e separados entre si (cópias de RG, CPF, fichas cadastrais, contrato de trabalho, holerite assinado, comprovante de depósito bancário etc)
  • Guardar, em outro lugar, documentos daqueles que já foram empregados, mas que hoje não estão mais na empresa (o mesmo exemplo dos de cima, mais os contratos de rescisão trabalhista etc)
  • Separar meus livros-ponto e deixá-los em ordem cronológica
  • Cuidar dos contratos de forma adequada
  • Manter o contrato social da minha empresa e todas as informações sobre ela – CNPJ, cadastro na junta comercial, documentos do INPI, etc – acessíveis e identificadas
  • Armazenar recibos de pagamento e recebimento, sem deixar em qualquer lugar, separando em pastas identificadas com mês e ano.
  • Dar uma atenção especial a pagamentos de tributos e operações fiscais em geral, que devem não somente ser impressos, mas armazenados de forma digitalizada para backup

Claro que isso é a visão de um empreendedor. Sempre peça ajuda de especialistas – seu contador, seu advogado e pessoal do RH – para saber direitinho como proceder. E, no caso de ter algo a adicionar, comente este post com a sua dica!

 

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