Finanças e Tributos

NF-e e Gestão: Solução completa para integrar processos internos de sua empresa

Gesão Nfe

O uso de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) dentro das empresas já é uma realidade irreversível. Mas muitos contribuintes vêm encontrando certa dificuldade quando se trata de integrar seus processos internos com um Sistema de Gestão (ERP, Planejamento de Recurso Corporativo – do inglês, Enterprise Resource Planning) de emissão de NF-e.

A falta de um padrão de integração com os sistemas internos ou mesmo com os portais dos Fiscos acaba sendo uma das principais dificuldades na hora de colocar em prática um Sistema de Gestão.

Pensando nisso, no post de hoje vou te mostrar como utilizar a emissão de NF-e integrado com sistema Gestão (ERP) e os benefícios de usar em sua empresa. Ficou curioso? Então, vamos lá!

Como funciona um Sistema de Gestão de Empresas com emissão de nota fiscal eletrônica integrado?

Embora no mercado existam “n” opções de sistemas que apenas emitem NF-e, uma das soluções mais eficazes e que traz maior benefício à empresa é adotar um Sistema de Gestão de Empresas (ERP) com Módulo de Emissão de NF-e integrado. Mas por quê?

Como todo o processo passa a ser automatizado, o preenchimento é feito automaticamente através do cadastro de notas fiscais de entrada (sistema de compras), sem a necessidade de retrabalho por ter que digitar novamente nota por nota. Com esta integração, é possível reduzir (ou eliminar) erros e falhas, prevenindo, assim, a inconsistência de informações.

Entre algumas vantagens da utilização de um sistema de gestão para emissão de NF-e  podemos destacar:

  • Facilidade no preenchimento de Notas Fiscais;
  • Integração segura;
  • Todos os dados das NF-e passam a ser armazenados num único banco de dados;
  • Eliminação de trabalhos manuais e, consequentemente, de erros humanos em processos;
  • Cálculo automático de impostos;
  • Possibilidade de integrar o mesmo sistema com diversas empresas (principalmente quando são várias filiais da mesma empresa);
  • Geração de arquivos em XML e PDF, possibilitando enviar automaticamente para o e-mail do cliente;
  • Possibilidade de extrair relatórios mensais para avaliar quantidade de notas emitidas, notas de entrada, cancelas, além do montante de vendas e recebimentos e o tempo médio de processamento;
  • Facilidade em integrar o software de gestão com outros sistemas da empresa, automatizando as notas de entrada e saída da empresa com os processos de compra e venda.

Como funciona?

Empresas não precisam mais perder tempo digitando cada nota, calculando manualmente os impostos ou mesmo gerando guias em papel para o pagamento. Tudo é feito automaticamente por meio de um Sistema de Emissão de NF-e e Gestão.

Como é realizada a automatização da emissão de notas fiscais?

Nota Fiscal eletrônica de Entrada

A empresa que emite a NF-e pode enviar o arquivo diretamente por e-mail para o cliente ou disponibilizar em um ambiente web o documento eletrônico, que poderá ser armazenado pelo usuário ou reimpresso. Essa acaba sendo a opção bem mais vantajosa, já que não é preciso procurar os arquivos das Notas eletrônicas entre tantos e-mails recebidos. Além disso, é possível acompanhar as compras que efetuou e manter controle de todos os arquivos de um determinado período (semana, mês, etc) sempre que desejar.

Nota Fiscal eletrônica de saída

Ao receber uma mercadoria, a empresa não precisa realizar manualmente a conferência da chave de acesso no site do SEFAZ e, tampouco, conferir se o fornecedor encaminhou o arquivo XML. Todo este processo de recebimento e validação é realizado pelo sistema de gestão de NF-e.

Com a DANFE em mãos, a empresa alimenta as informações de entrada do seu sistema de gestão. Além disso, não é preciso realizar este processo manualmente, digitando nota por nota no sistema de gestão, já que todas as informações integram-se ao ERP automaticamente.

Com isso, é possível realizar a recepção e armazenamento das arquivos em XML, validar na SEFAZ que imediatamente o sistema realiza a importação das notas para dentro da base de dados do ERP. Tudo simples, fácil e no menor tempo possível.

Ao contratar uma empresa especializada no Software de Gestão, ela será responsável por toda a integração, ou seja, a empresa fornecedora do ERP é quem realizará a homologação do sistema.

E então, você ainda tem alguma dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário! Será um prazer respondê-lo! Até a próxima!

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  • marta

    Bom dia, sou aqui do kit agape nesltlé, bh mg, estou pensando em colocar um cd de gestão aqui na minha loja, já temos uma empresa que instalou um programa, mas como está ficando difícil e caro pra pagar, eu posso instalar um cd que não tenha manutenção, e é confiável? ele emite nota fiscal eletronica?qual a idéia que voces me dariam? estes cds que se vendem de gestões, são confiávéis? Obrigada, aguardo sua resposta.Marta.