#ClicoResponde

Como fazer a gestão do primeiro ano da sua empresa

gestão

 

1. Introdução
2. O que fazer no primeiro ano de atuação

2.1 Finanças e contabilidade

2.2 Marketing

2.3 Vendas

2.4 TI

2.5 Fornecedores

2.6 Networking

3. Conclusão

Não é fácil abrir uma empresa, especialmente no Brasil. A princípio, precisamos pensar no conceito do negócio, no estudo de mercado, no teste das principais ideias, nos produtos e serviços etc.

Depois, vêm as questões burocráticas: guias, impostos, alvarás e por aí vai. E ainda tem a viabilização financeira! Resumo da ópera: não conseguimos abrir uma empresa da noite para o dia. É demorado, trabalhoso e bastante burocrático.

Então, depois que finalmente você testou as melhores ideias, escolheu o melhor modelo de negócio, levantou recursos e resolveu as questões burocráticas, é hora de descansar um pouco, certo? Errado! Dados do SEBRAE mostram que 30% das empresas têm que fechar as portas logo no primeiro ano de vida, então agora é hora de ter atenção!

Existem várias razões para que os negócios sejam tão frágeis no primeiro ano de vida. Passamos pela necessidade de criar uma clientela e nos estabelecermos no mercado, por uma situação financeira geralmente deficitária e pela nossa falta de experiência — e a dos funcionários.

Mas não é para desanimar! Esses dados não estão dizendo que sua empresa está fadada ao fracasso no primeiro ano. Muito pelo contrário: estão mostrando que para fazer sucesso, especialmente no começo, precisamos de muito trabalho e dedicação. Para ajudar você nessa empreitada, separei algumas dicas que vão auxiliar muito nos primeiros passos do seu negócio. As dicas estão separadas pelas principais áreas de um negócio e, se você segui-las, aumentará bastante as chances de sucesso da sua empresa no primeiro ano de atuação.

O que fazer no primeiro ano de atuaçãogestão

Finanças e contabilidade

A maioria das empresas ainda é deficitária no primeiro ano de vida, situação que geralmente vai se prolongar por mais algum tempo. Isso acontece porque necessitamos de um grande aporte de recursos iniciais para questões como compra de equipamentos, contratação de funcionários, treinamento, pagamento da luva, pagamento de uma eventual franquia e estoque. Não é necessariamente um problema, já que grande parte dos negócios de sucesso começam em uma situação de dívidas, mas isso exige cuidado redobrado com a saúde financeira da empresa.

O ideal, caso seja viável, é ter uma pessoa exclusivamente responsável pelo exame minucioso das contas da empresa. Essa pessoa deve fazer o fluxo de caixa, as projeções financeiras e elaborar relatórios cuidadosos sobre a atual situação financeira do negócio e como ela vai se encaminhar no curto, médio e longo prazo. Para as questões tributárias e demandas ligadas à tributação e cumprimento tributário legal, recomendo inclusive a contratação de um contador.

Uma dica fundamental, principalmente para as empresas familiares de pequeno porte, é não misturar as finanças pessoais com as do negócio. O ideal é definir um pró-labore para você e seus sócios e evitar a todo custo retiradas extras do caixa, que podem atrapalhar o fluxo de caixa e confundir as projeções.

Falei sobre a necessidade de um negócio precisar de financiamento em seus primeiros passos, mas as dívidas devem ser contraídas com muita parcimônia. Estude as melhores taxas de juros e só realize um empréstimo se o investimento justificar esse endividamento.

Uma empresa nova deve também ser enxuta. Corte os custos desnecessários e tente ser o mais produtivo possível. Estude os processos, evite o retrabalho e elimine gastos supérfluos.

Marketing

É comum entre os pequenos empreendedores a ideia de que o marketing é um assunto para as grandes empresas. Com tantas necessidades, especialmente nos primeiros anos de vida, o marketing acaba sendo deixado para segundo plano ou sendo feito sem planejamento, de maneira simplória. Pois saiba que ele é um dos pilares de qualquer negócio e não deve ser visto como um gasto supérfluo. Até porque existem soluções bastante eficientes com baixo custo.

O primeiro passo é entender quem são os seus clientes, por qual motivo compram da sua empresa, onde eles estão e qual é a melhor forma de atingi-los. Dessa maneira, você saberá onde encontrar novos leads (potenciais clientes) e direcionar uma estratégia de marketing para esse público.

É fundamental entender a jornada do cliente, os passos que levam um potencial cliente a se tornar alguém que efetivamente compra da sua empresa. Do momento em que toma conhecimento do seu negócio até a hora em que compra, o cliente passa por diversas fases e você precisa elaborar estratégias para cada uma delas.

As redes sociais também são excelentes soluções para os negócios de menor porte, especialmente no começo de sua existência, quando a verba para marketing ainda é pequena. A grande vantagem das mídias sociais é que, caso não seja possível contratar uma empresa especializada num primeiro momento, você mesmo pode conseguir fazer um trabalho decente de comunicação.

Mas cuidado: usar as redes sociais não é simplesmente postar promoções no Facebook! É preciso se comunicar com os clientes, responder prontamente suas dúvidas e problemas, além de criar estratégias que atinjam efetivamente o seu público-alvo e criem uma presença on-line forte para sua empresa.

Vendas

gestão

Para uma empresa crescer saudável e sobreviver ao seu primeiro ano é essencial ter um setor de vendas bem estruturado e eficiente. Ele é a alma da empresa, porque é a ligação com os clientes e o canal por onde vão entrar os recursos financeiros para que o negócio cresça. Por isso, as vendas não podem ser um tiro no escuro. Elas devem vir acompanhadas de um planejamento cuidadoso e de acordo com a capacidade da empresa de atender as demandas dos clientes.

Primeiramente, é preciso compreender quais são as especificidades do seu negócio. É um e-commerce? Possui um ponto de venda em um shopping? Depende de visitas dos vendedores para os clientes? Entender quais são as características únicas do nosso negócio permite que consigamos desenvolver boas estratégias de vendas.

Falei ali em cima sobre planejamento cuidadoso e, para ele realmente ser eficiente, as métricas são muito importantes. Elas são dezenas, mas acho importante que você conheça as duas principais.

Taxa de conversão

É o número de potenciais clientes (também chamados de leads) que você precisa atrair para realizar uma venda. Você consegue obter este número dividindo o número de leads — pessoas que entraram em contato ou que sua empresa abordou de alguma forma — e dividir pelo número de clientes propriamente ditos. Com a taxa de conversão você vai saber com boa precisão quantas pessoas precisará abordar para fechar a sua meta de vendas.

Custo de aquisição por cliente

É o quanto a sua empresa gasta para atrair um novo comprador. Você obtém esse número dividindo todos os custos do setor de vendas e de marketing em um determinado período pelo número de pessoas que compraram. Quanto menor o custo de vendas, melhor, porque você pode investir em atingir um número maior de pessoas com os mesmos recursos.

Adquirir leads e transformá-los em clientes é fundamental, mas ainda mais importante (e difícil!) é torná-los fieis. Um cliente fiel é o ideal, porque, além de comprar novamente os seus produtos e serviços, ele ainda vai indicar para os amigos. Para fidelizar seus clientes você precisa fornecer o melhor atendimento possível e criar estratégias para encorajar novas compras, como programas de fidelidade e desconto para os clientes leais.

Outra coisa para você ficar atento: não se esqueça da concorrência! Conhecer o mercado e quem está competindo com a nossa empresa é essencial para estabelecer os nossos diferenciais. Você precisa criar um atrativo único, que faça com que as pessoas queiram comprar da sua empresa e não dos seus concorrentes.

TI

Para uma empresa ter sucesso não dá pra ficar atrás na tecnologia. Seu bom uso torna a empresa mais produtiva, permitindo cortar custos, centralizar processos e aumentar a eficiência. Por isso, a TI não pode ficar em segundo plano. Você vai precisar investir nessa área e, se possível, estruturar um setor responsável por questões tecnológicas.

Hoje, existem várias ferramentas que permitem centralizar todos os controles (fluxo de caixa, relatório de vendas, etc) em um único lugar. Esse software pode ainda integrar praticamente todos os processos da empresa em um único lugar, o que torna o trabalho menos propício a erros humanos e evita o chamado retrabalho, que é quando uma mesma tarefa é realizada várias vezes. Esses são os softwares de gestão, também chamados de sistemas ERP.

Mas temos que saber exatamente qual é a melhor solução de sistema para nossa empresa! É preciso pesquisar e entender quais são as melhores opções, pois esse será um investimento muito importante no primeiro ano de vida do seu negócio. A compra de um software desse tipo geralmente é um investimento alto, por isso pode ser uma opção melhor a assinatura de um serviço mensal, por exemplo, que ainda possa oferecer mais opções quando o negócio começar a crescer.

Uma questão extremamente importante, mas que é muito negligenciada por empreendedores de primeira viagem, é a segurança. Você não precisa esperar algo dar problema para aprender essa lição! Invista em backup e segurança dos dados, de preferência por meio de uma empresa especializada em TI, que possa fornecer as melhores soluções para um negócio com as características do seu.

Outra tendência que cresceu muito nos últimos anos é o uso da nuvem. Cada vez mais empresas vêm oferecendo sistemas que rodam remotamente e isso é muito bom para nós, empreendedores. Primeiro porque traz agilidade e mobilidade, já que geralmente o aplicativo pode ser acessado de qualquer computador ou até mesmo de dispositivos móveis. Em segundo lugar, nós não precisamos investir em hardware pesado, já que os softwares passam a rodar nos servidores de alta tecnologia das empresas contratadas. Isso torna tudo mais barato e eficiente.

Fornecedoresgestão

Temos que tratar nossos fornecedores quase como se fossem sócios da empresa. A parceria com eles é muito importante, por isso você precisa ser muito criterioso na sua escolha, principalmente no primeiro ano do negócio. Ter bons fornecedores é a garantia de que o essencial para o funcionamento da empresa estará sempre em dia.

Pesquise muito! Faça uma análise criteriosa dos principais fornecedores do seu mercado e não foque apenas nos preços mais baratos. Conheça a história da empresa, seus números e o tipo de serviço que oferecem. Se possível, converse com empresas que trabalhem atualmente com os seus potenciais fornecedores e procure entender quais são as melhores opções para o seu negócio.

Uma vez escolhidos os fornecedores, também é muito importante saber como estabelecer uma relação de longo prazo, na base da confiança. Lembre-se sempre de que uma boa parceria é aquela que é benéfica para os dois lados, por isso tente sempre entender as necessidades do seu fornecedor, mesmo quando elas são referentes a aumento nos preços. Um fornecedor satisfeito em trabalhar com a sua empresa vai estar disposto a ajudar a resolver os seus problemas.

Networking

Por último, mas não menos importante, o networking! Especialmente no primeiro ano de vida, você precisa fazer com que a empresa seja vista e, para isso, não basta o marketing. Você, como empreendedor e representante do seu próprio negócio, precisa fazer com que as pessoas saibam em que ramo atua e para quais serviços podem contratá-lo.

A primeira porta são os amigos e conhecidos. Mesmo aqueles que não sejam potenciais clientes podem eventualmente conhecer pessoas que necessitarão da sua empresa, por isso converse muito com eles, apresente sua empresa e explique o que faz. Outra entrada muito importante é com antigos parceiros, principalmente se você trabalhou anteriormente em uma empresa no mesmo ramo de atuação da sua.

Sempre frequente círculos sociais em que possam existir potenciais clientes para sua empresa. Esses círculos podem ser eventos públicos, workshops, conferências e exposições de fornecedores. As pessoas que fazem parte da sua rede de contatos vão lhe fornecer novos clientes e podem oferecer as soluções para os problemas que a sua empresa vai enfrentar no primeiro ano de vida.

Conclusão

Ser um empreendedor dá muito trabalho e o primeiro ano de atuação da empresa pede ainda mais dedicação, esforço e cuidado. É como um filho, que exige muito mais dos pais nos primeiros anos de vida, quando ainda é um ser humano muito frágil. Porém, depois de algumas noites mal dormidas, ele aprende a andar com as próprias pernas e a se tornar mais independente. Assim também é uma empresa: com perseverança e disciplina, ela vai crescer e trazer muitas recompensas.

Para ter sucesso no primeiro ano é preciso constante análise e mudanças nos rumos. É muito mais fácil para uma empresa com vários anos de existência traçar comparações no longo prazo e saber como está caminhando. Para um negócio jovem, é preciso vigilância constante, para que nada passe desapercebido e estratégias possam ser corrigidas a tempo. Também por isso, nossas análises precisam ser muito mais criteriosas e precisas!

No primeiro ano de existência da empresa serão estabelecidas as bases para o futuro; por isso, você deve investir em criar essa estrutura com muito cuidado e dedicação. Ser empreendedor realmente dá muito trabalho, mas também traz recompensas incríveis!

You Might Also Like