Empreendedorismo

Ferramenta 5w2h: o que é e como aplicar na rotina de sua empresa

Ferramenta 5w2h

Em um contexto dinâmico e extremamente competitivo, sempre foi preciso buscar estratégias para desenvolver as atividades e comunicações corporativas com precisão e agilidade. Qualquer falha nesse processo pode trazer uma série de prejuízos para o negócio. Daí surge a importância de conhecer a ferramenta 5w2h.

Essa técnica representa um modelo internacional para gestão de negócios, com foco em aliar eficiência e simplicidade com o intuito de esclarecer todas as possíveis questões e estratégias para alcançar a excelência em qualquer atividade.

Foi pensando nisso que eu escrevi este artigo para você que quer agregar valor em sua empresa e competir em nível profissional no mercado. Vamos conhecer um pouco mais sobre a ferramenta 5w2h?

O que significa?

Apesar do nome um tanto quanto incomum, o 5w2h é um método bem simples e objetivo. Deixa eu mostrar o que significa cada um desses cinco dáblios e dois agás:

5w: What, Why, Where, When and Who

  • What (o que precisa ser feito?)
  • Why (por que precisa ser feito?)
  • Where (onde deve ser feito?)
  • When (quando precisa ser feito?)
  • Who (quem será responsável?)

2h: How and How much

  • How (como deve ser feito?)
  • How much (quais são os custos do processo)

Resumindo, o 5w2h é um plano estratégico no qual a empresa adota métricas para responder a essas sete perguntas. Elas são úteis tanto para uma cultura interna quanto para projetos individuais. O único ponto em comum é o foco na excelência e resultados.

Aplicações

O grande destaque do 5w2h é a forma como a ferramenta é desenvolvida, além de ser completa e eficiente ao mesmo tempo. Apesar de parecer um método de planejamento corporativo, pode também ser utilizada em qualquer atividade, como organizar uma viagem com a família ou contratar um novo funcionário.

A ideia principal é resolver um problema, não importa qual seja, já que a base de tudo é conhecer e entender o que deve ser feito e qual será o melhor caminho para que tudo ocorra no menor tempo, com poucos custos e máxima eficiência.

Ah, e ainda, o 5w2h pode ser implementado em um projeto que já esteja em curso, inclusive para compreender se os processos vão na direção certa e se a estratégia de execução acompanha uma lógica voltada para a inteligência de negócios.

Como trabalhar com a ferramenta 5w2h

Trabalhar com o 5w2h é algo simples, mas antes de começar a aplicação da ferramenta é preciso estabelecer alguns critérios importantes para que tudo possa acontecer. O primeiro passo será a definição precisa do projeto e, consequentemente, as estratégias para encontrar uma solução sustentável e eficaz.

Em seguida, é importante encontrar um ambiente para criar seu projeto. O software mais conhecido para esse trabalho é o Microsoft Excel, já que possui funções para disposição dos dados, elementos gráficos, tabelas dinâmicas e até mesmo uma linguagem de programação para os usuários mais experientes (VBA). O Excel é disponível para quase todo tipo de sistema operacional: Android, Windows OS, iOS e MacOS são os principais.

Para processos com mais complexidade, a recomendação é contratar uma consultoria com profissionais especializados em utilizar métricas de planejamento empresarial e com um olhar atento às especificidades do seu modelo de negócio.

Quem pode utilizar?

Por sua versatilidade, o 5w2h pode ser usado em praticamente todo tipo negócio, desde uma startup até uma multinacional. Especialmente em pequenas empresas, onde existem boas ideias, mas pouco recurso disponível, a ferramenta pode vir como forte diferencial competitivo para agregar valor às rotinas do dia a dia.

Também é comum ver casos de uso para gestão pessoal/profissional, em que o 5w2h abre espaço para melhorar o autoconhecimento e a produtividade. Uma boa aplicação, sem dúvidas, pode ser o começo de uma trajetória de sucesso, rumo à melhoria e desenvolvimento do seu time de funcionários. Certamente, é um investimento que compensa.

Exemplo de aplicação

A este ponto do artigo, já é possível conhecer a teoria de aplicação da ferramenta 5w2h. Então,deixa eu te mostrar como ela é aplicada em um caso prático que muitas vezes pode ser um desafio para as empresas: avaliar o índice de satisfação dos consumidores. Veja como funciona:

5w

What (o que deve ser feito?): implementar uma estratégia para avaliar o índice de satisfação dos consumidores antes das vendas de fim de ano.

Why (por que deve ser feito?): ao conhecer esses dados, será possível elaborar uma abordagem de vendas e marketing com mais eficiência, aumentando os lucros.

Where (onde deve ser feito?): será feito diretamente na área de vendas e na central de atendimento.

When (quando deve ser feito?): a partir de outubro de 2016.

Who (quem será responsável?): equipe de sucesso do cliente, vendas e gerentes responsáveis pelos setores.

2h

How (como deve ser feito?): será elaborada uma cartilha com 10 perguntas para cada cliente que fizer uma compra. As perguntas serão respondidas pelo site da empresa e aqueles que participarem podem receber um cupom com 10% de desconto na próxima compra.

How much (quais são os custos do processo): o custo é de R$ 2.000,00 para cada mês de aplicação.

Resultados

A objetividade é o ponto chave do 5w2h, neste exemplo. Foi preciso aplicar o plano sem falhas, sendo que a meta era se preparar para as vendas no fim do ano. A estratégia impactou em melhora dos resultados e na relação entre os consumidores e empresa, com o mínimo de custos e tempo.

Diferencial na gestão

O papel do administrador é essencial para o sucesso de seu negócio, o qual deve ser desempenhado com atenção e exemplo para os demais colaboradores. A ferramenta 5w2h é ideal para esse contexto dinâmico, uma vez que é capaz de auxiliar nos rumos que qualquer projeto deve seguir.

Além disso, o grande diferencial é que as tomadas de decisão sempre podem ser otimizadas para buscar eficiência e eficácia, antes mesmo de entrarem em prática. O 5w2h não é apenas uma ferramenta de gestão, mas sim a cultura que busca o sucesso em qualquer atividade, seja na vida pessoal ou profissional.

Ufa! Espero que você tenha compreendido bem a minha explicação sobre a ferramenta 5w2h e consiga aplicar no seu plano de negócios. Mas não pare por aqui, leia também nosso artigo sobre PNL em vendas e alcance resultados surpreendentes.

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