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Como um sistema de gestão vai aumentar a produtividade da sua PME?

Como um sistema de gestão vai aumentar a produtividade da sua PME?

Lucrar mais gastando menos: posso dizer que essas quatro palavras resumem de maneira bem simples e direta o que falamos quando queremos falar em melhoria da produtividade. Existem vários processos e posturas que farão com que sua empresa e seus funcionários consigam trabalhar e render melhor, gastando menos recursos financeiros, tempo e com mais tranquilidade.

Mas hoje eu gostaria de focar em uma ferramenta que faz a diferença na produtividade e que pode ser facilmente adotada em pequenas e médias empresas: o sistema de gestão. Como expliquei nesse artigo, um sistema de gestão é um software (programa de computador) que poderá automatizar uma série de processos da sua empresa e centralizar todas as informações em uma interface simples e clara, facilitando a tomada de decisões de um gestor.

Agora, eu gostaria de pontuar alguns dos benefícios que esse tipo de ferramenta traz para aumentar a produtividade sua empresa. Confira!

Eliminação de processos repetitivos

Há algum tempo, o trabalho no escritório tinha uma espécie de caricatura: o trabalhador engravatado que passava horas e horas preenchendo formulários e relatórios em uma planilha do Excel, em uma tarefa repetitiva e enfadonha. Além de ser um processo chato, esse tipo de atividade era muito pouco produtivo, afinal, o preenchimento da papelada levava muito mais tempo do que o trabalho de fato, como o fechamento de uma venda ou contato com cliente.

Com um bom sistema de gestão, esse processo passa a ser automatizado e realizado em tempo real. Algumas plataformas, por exemplo, conectam o celular do vendedor ao sistema da empresa, o que faz com que as informações de uma venda fechada (como valores e tempo gasto com o cliente) sejam enviadas diretamente para o sistema geral da empresa.

Diminuição de erros e refações

A automatização disponibilizada pelos processos de gestão também traz um segundo benefício: a eliminação do erro humano. Erros, sabemos, causam mais do que dores de cabeça: é preciso gastar tempo e dinheiro para localizá-los, entendê-los e, só depois, consertá-los. Esse processo de refação de um trabalho que se pensava estar pronto é um verdadeiro pesadelo para a produtividade.

Nos sistemas de gestão, o programa de computador cuida das tarefas sem cometer deslizes ou distrações, garantindo que erros bobos mas que possam causar um grande estrago — como um valor digitado errado no balanço financeiro, por exemplo, não aconteçam.

Melhoria na tomada de decisões

Imagine que um gestor precisa tomar a seguinte decisão: devo ou não aumentar o tamanho da minha equipe de vendas? Claro que nenhum administrador sério baseará essa decisão apenas no seu “achismo”: ele vai ter que consultar e avaliar o andamento de vários setores da empresa, desde a própria equipe de vendas, passando pelo setor de Recursos Humanos, avaliar se a sua estrutura de logística comporta mais vendedores ou mesmo se o aumento do número de vendas já justifica a contratação de mais profissionais.

Essa decisão, portanto, poderia demorar meses: é preciso fazer levantamentos financeiros, reuniões com o RH, reuniões com o setor jurídico e logístico, tudo para que o gestor tenha em suas mãos todos os dados possíveis para fazer a escolha certa.

Agora imagine que todos esses dados estejam disponíveis, de antemão, em um único lugar e sejam atualizados com frequência, além de armazenarem informações de um longo período da sua empresa permitindo fazer uma avaliação precisa da evolução do negócio. Seria excelente, certo?

Pois é justamente isso que os sistemas de gestão fazem: integram os vários setores de uma empresa, compilam dados de cada área e permitem uma consulta precisa às informações necessárias para uma tomada de decisão correta do gestor. Ou seja, um processo mais rápido, sem o custo de tantas reuniões e relatórios e que pode ser feita de maneira constante. Ponto positivo para sua produtividade.

Você tem alguma dúvida sobre sistemas de gestão? Mande para mim aqui nos comentários que o #ClicoResponde!

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