Finanças e Tributos

Como facilitar a emissão de notas fiscais na sua empresa?

emissão de notas fiscais

Sempre que vou falar sobre a emissão de notas fiscais, gosto de começar lembrando que um simples erro ou esquecimento pode gerar uma enorme dor de cabeça para nós empreendedores, que podemos ser acusados, nas piores hipóteses, de crime de sonegação fiscal.

As notas fiscais fazem parte da rotina das empresas, independente do porte e segmento. É um documento de controle que comprova que houve movimentação de dinheiro na empresa, seja pela venda de um produto ou mesmo a prestação de um serviço.

Muito além de ser um importante documento fiscal para a empresa, a nota fiscal ampara o consumidor quanto aos problemas que possam surgir e fornece ao Fisco um importante meio de fiscalização quanto ao recolhimento de tributos.

Nos últimos anos a tecnologia vem dando um empurrãozinho nos procedimentos fiscais através do uso das Notas Fiscais Eletrônicas (NFe), reduzindo a burocracia e facilitado a vida de quem precisa emitir e de quem precisa receber a Nota Fiscal. Com a NFe é possível preencher, emitir e armazenar tudo de forma eletrônica e sem muitas complicações.

No post de hoje elaboramos algumas dicas valiosas para facilitar a emissão de notas fiscais na sua empresa. Fique de olho!

Tenha um certificado digital para emissão de notas fiscais

O primeiro passo para emitir uma nota fiscal é adquirir um Certificado Digital, que serve para comprovar a autenticidade do documento. De maneira geral, a empresa que emitiu a Nota Fiscal irá assinar eletronicamente a nota (e-CNPJ), se responsabilizando pelas informações prestadas. E é isso que faz com que a NFe tenha validade jurídica.

A emissão da NFe apenas se dará com o uso do Certificado Digital, que deve ser adquirido através de uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

Mantenha organizada todas as NF-e

Não tem como fugir: qualquer procedimento, por menor que seja, deve prezar pela organização. No caso das NFe é possível guardar e validar os documentos através do DANFE (documento auxiliar e simplificado da NF-e). Nele é possível criar categorias de armazenamento para as notas de acordo com critérios que sejam relevantes e fazer com que elas sejam facilmente encontradas. Podem ser nomeadas por tipo de transação, produto, região, data, entre outros tipos de classificação.

Além disso, é possível limitar o acesso apenas a pessoas autorizadas, o que evita que outros tipos de usuários alterem informações ou mesmo extraviem os documentos.

Realize backups

Manter os documentos guardados e seguros em um local protegido contra perdas, extravios ou outros riscos é extremamente importante. Para evitar situações que possam comprometer o histórico de transações é fundamental realizar um backup periódico, protegendo todas as informações e mantendo-as em segurança.

Com o uso de um software de gestão é possível contar com o armazenamento em nuvem que oferece a guarda automática de todas as movimentações realizadas.

Acompanhe todos os processos

É imprescindível que o gestor acompanhe todos os processos que envolvem a movimentação e a geração das Notas Fiscais. Controlando prazos, valores e a emissão das NFe é possível evitar atrasos de pagamento ou mesmo o descontrole financeiro.

Manter um controle efetivo oferece ao gestor uma melhor utilização do tempo, realizando as tarefas com maior qualidade e agilidade. Softwares de gestão de Notas Fiscais auxiliam na padronização dos processos, tornando tudo mais simples e fácil!

Faça uso de um software emissor

Para emitir notas fiscais é preciso que o usuário encontre um software gerador de Notas Fiscais Eletrônicas. Adotar um sistema de gestão online possibilita ao empreendedor controlar e organizar com maior eficiência os documentos fiscais, reduzindo ou mesmo eliminando erros com digitação e otimizando o tempo através da automatização dos processos de preenchimento, envio e armazenamento.

Além disso, com a adoção de um sistema de gerenciamento de vendas e emissões de notas fiscais é possível integrar todos os setores da empresa, tornando os processos de compras, devoluções, fornecimento, importações e emissões totalmente automatizados.

Confie no que digo: o uso de um software emissor agiliza o setor financeiro, desburocratiza processos, reduz custos e aumenta a produtividade, uma vez que não é mais preciso realizar tarefas manuais.

Minhas dicas foram úteis? Quer me contar a sua opinião sobre a emissão de notas fiscais na sua empresa? Deixe um comentário aqui embaixo!

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