Finanças e Tributos

O que é Demonstrativo de Resultado (DRE) e como fazer em sua empresa?

Toda empresa, a cada término de ano, deve encerrar a escrituração contábil daquele período — por força de lei e também por boas práticas de gestão. E entre os itens obrigatórios e importantes da contabilidade está o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE).

Como diz o nome, esse relatório atesta legalmente o resultado da empresa do ano de referência. Para isso, leva em conta apenas os elementos daquele período e revela somente lucros bruto e líquido, ou prejuízo, dos meses abrangidos.

Mas isso não é tudo sobre o DRE. Veja agora como ele é estruturado, a importância dele para você que é gestor, o principal indicador de saúde financeira e como fazer seu relatório.

Estruturação do DRE

Para chegar a lucros ou prejuízo, o demonstrativo contabiliza receitas e despesas — provenientes das contas contábeis do grupo de resultados.

Então, o cálculo é simples: os impostos pagos elencados são subtraídos do faturamento total e sobra o lucro bruto operacional. Após isso, é feita a subtração de folha de pagamentos, aquisições, possíveis tributos provisionados e demais custos, restando o lucro líquido.

A seguir, detalharei um modelo de DRE para você fazer o seu. Acompanhe.

Principal número do relatório

O faturamento tem sua importância, pois representa o quanto a empresa consegue gerar de renda. Porém, mais importante ainda é lucro líquido. Porque ele demonstra efetivamente a capacidade do negócio — seu potencial para manter boa saúde financeira e ter chances de crescer e seguir no mercado.

Por exemplo, uma organização que fatura R$ 500 mil em um ano e alcança lucro de R$ 300 mil terá mais recursos para investir e capital de giro do que uma marca maior, com R$ 700 mil de receita anual, mas que no mesmo ramo apenas tem R$ 200 mil de lucro.

Em um caso extremo, isso pode definir a ruína do negócio. Quer ver? Listei cinco empresas grandes que fracassaram por esse e outros motivos. Leia e atente-se a erros que você precisa evitar.

Importância do Demonstrativo de Resultado do Exercício

Mesmo que a margem líquida seja o número decisivo para a avaliação de capacidade do negócio, os outros elementos do DRE também possuem grande importância para análise e gestão. Como um todo, o demonstrativo é uma ferramenta estratégica para gerenciamento e tomada de decisões.

Através do relatório, é possível identificar excesso de alguma despesa — possivelmente o que corrói parte do lucro quando esse é o caso. Também se pode avaliar dentro das receitas quais atividades geram mais e menos renda e relacioná-las com seus custos operacionais para tomar uma decisão de corte ou mudança.

Outra boa oportunidade é gerada pela relação de resultados bruto e líquido. Caso a porcentagem de lucro real seja baixa sem que haja problemas ou má gestão, como ocorre em algumas áreas, esse resultado pode indicar a necessidade de mudança do regime tributário. Ou seja, pagamento sobre base de cálculo menor e menos saída de dinheiro para impostos.

E por enquanto eu só falei sobre a avaliação individual do DRE. Mas, como escritura-se um a cada ano, sempre é possível e importante relacioná-los para calcular o progresso.

Desenvolvimento do DRE

Não é preciso esperar um encerramento de exercício para a emissão do relatório. Então, torne isso uma rotina mensal e otimize a gestão e a análise de desempenho.

O desenvolvimento do demonstrativo é simples e sua atualização também. Monte a sua como mostrarei agora, em ordem:

  • Receita bruta de vendas ou serviços prestados;
  • Impostos sobre o faturamento;
  • Lucro bruto operacional;
  • Despesa com a folha de pagamentos:
  • Despesas com compras, aluguel, transporte e outras relacionadas a operações e empresa;
  • Lucro líquido.

Você também pode baixar uma planilha pronta da internet e apenas preenchê-la a cada apuração de  números do negócio.

Independente de como fará ou manterá a ferramenta, o importante é você contar com ela e acompanhá-la estrategicamente e com frequência. E sempre que for preciso, solicite auxílio do seu contador.

Você já trabalha em conjunto com o Demonstrativo de Resultado do Exercício? Tem boas práticas de gerenciamento financeiro e empresarial? Participe nos comentários com sua opinião, suas percepções ou qualquer dúvida que tenha.

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Finanças e Tributos

Como funciona a participação nos lucros e resultados (PLR)?

Você já ouviu falar no programa de participação nos lucros e resultados? Se ainda não ouviu, é bom ler com bastante atenção as informações que vou lhe passar neste texto. A PLR é uma das formas mais eficazes de aumentar a produtividade nas empresas, já que é uma forma de recompensar o empregado diretamente, baseado no desempenho atingido por ele e pela instituição. Mas, vamos por partes:

O que é a Participação nos Lucros e Resultados?

A PLR foi regulamentada pela lei 10.101/2000, mas já havia sido citada na Consolidação das Leis Trabalhistas, de 1946 e na Constituição Federal de 1988. A lei diz que a empresa poderá implantar o programa de PLR, com o objetivo de recompensar o funcionário pelos resultados obtidos pela empresa.

Para a implementação, a empresa deverá ouvir representantes dos seus funcionários e também o sindicato da categoria.

Bom, essa é a parte burocrática da história. Agora, vamos ver como a PLR funciona na prática.

A PLR nas empresas

Existem duas maneiras de implantar um bom programa de Participação nos Lucros e Resultados nas empresas. O primeiro deles, é o mais simples: o empresário pode estabelecer uma meta de lucro a ser atingido ao final do ano. Se a meta for atingida, um percentual deste resultado é dividido entre os funcionários. Se a meta não for atingida, ninguém ganha. Apesar de ser mais simples, o funcionário acaba tendo pouca interferência no ganho que vai obter já que, principalmente em grandes empresas, o resultado financeiro depende de fatores que, nem sempre, estão ao alcance de todos.

A outra maneira, que vem sendo mais usada, é a criação de metas individuais. Por meio de indicadores estabelecidos em cada área, o funcionário precisará atingir metas que serão estabelecidas de acordo com a atividade exercida por ele. Se atingir 100% da meta, receberá 100% na sua PLR. Se atingir 80%, receberá também este valor e assim por diante. Mais justo, não é?

Mas a PLR é considerada salário?

Não, PLR é uma coisa, salário é outra. A Participação nos Lucros e Resultados não está sujeita a tributação pelo Imposto de Renda, a não ser em casos de valores acima de 6 mil reais. Outra característica exclusiva da PLR é que ela somente poderá ser paga em até duas parcelas, ao longo do ano. A forma de pagamento será negociada via acordo coletivo, com o sindicato.

PLR e a motivação

Mas Clico, eu não entendi: como posso obter vantagem se vou pegar uma parte do meu lucro e devolver ao funcionário em forma de PLR? Bem, vamos lá.

Em várias empresas pelas quais já passei pude vivenciar a questão da motivação. O trabalho é uma troca, a pessoa entrega sua dedicação e seu talento e recebe o seu salário. Ora, mas se a dedicação e o talento da pessoa está levando a empresa a resultados extraordinários, por que não recompensar os funcionários por isso?

O maior desejo de um funcionário é o de crescer juntamente com a instituição na qual trabalha. Dez entre dez profissionais de Gestão de Pessoas podem confirmar isso. Portanto, a PLR acaba se tornando um ciclo positivo: o funcionário ajuda a empresa a crescer e a empresa retribui distribuindo uma parte do seu lucro, permitindo que a pessoa realize sonhos, como comprar um carro, um apartamento ou fazer uma viagem. Não tem como dar errado!

Para bons funcionários, metas desafiadoras

Um bom programa de PLR deve começar com uma reflexão sobre a forma como as metas serão traçadas. Não adianta nada estabelecer metas impossíveis de serem alcançadas, pois neste caso você vai obter o efeito contrário: sem atingir resultados, mesmo trabalhando muito, o funcionário pode desanimar e perder a motivação e o foco. E aí, o programa de PLR não vai dar certo.

Por outro lado, estabelecer metas fáceis demais também vai desvirtuar o programa, pois o funcionário vai perceber que precisa se esforçar pouco para garantir aquele pagamento ao final do ano. Assim, o crescimento da empresa correrá o risco de ficar estagnado.

As metas devem ser desafiadoras, mas factíveis. O funcionário deverá se sentir motivado a cumprir suas metas, sabendo que precisará trabalhar muito para alcançá-las mas, ao mesmo tempo, tendo a consciência de que, com muito trabalho, conseguirá colher os frutos ao final do ano.

Como estabelecer as metas?

A melhor forma de se estabelecer as metas é reunir-se com os gestores responsáveis por cada área, e ouvir deles sobre a sua atividade e sobre a atividade pela qual são responsáveis. Setores financeiros, contábeis e de vendas trabalham com números e, portanto, será mais fácil estabelecer metas a serem cumpridas.

Já áreas como Recursos Humanos, Comunicação e Jurídico possuem um campo de atuação mais subjetivo. Mas para todas as áreas, é possível o estabelecimento de metas, de acordo com cada atividade.

Outra dica importante é tentar individualizar ao máximo a meta para cada funcionário ou, pelo menos, para cada equipe. Trabalhar muito para cumprir um objetivo, mas perceber que por causa do descaso de outra pessoa ele não foi atingido pode jogar por terra todo um planejamento de PLR.

Metas estabelecidas, é hora de fazer o acompanhamento

As metas não podem ser traçadas ao final do ano e esquecidas para serem verificadas somente no momento do resultado. Os objetivos precisam ser definidos de modo que possam ser acompanhados ao longo do ano.

Mas tome cuidado! Acompanhar as metas não significa mudá-las ao longo do tempo, para garantir que sejam cumpridas no final. O cumprimento de metas deve ser real, tal qual elas foram pensadas no início do ano.

Uma boa forma de se acompanhar os resultados é por meio de um sistema chamado Balanced Scorecard (BSC). Já ouviu falar? Esse sistema permite que o funcionário acompanhe o seu desempenho em tempo real. Assim, ele pode observar como seus indicadores vêm se desenvolvendo ao longo do ano e estabelecer planos de correção para garantir o cumprimento das metas ao final do período. O BSC utiliza como base o mapa estratégico da empresa, permitindo realizar o acompanhamento de acordo com os objetivos globais, individualizando cada indicador.

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7 linhas de crédito para investir em sua pequena empresa

As pequenas empresas enfrentam grandes desafios diariamente. A necessidade de antecipar as mudanças diante de previsões econômicas e políticas é imprescindível para que os pequenos empresários se mantenham ativos no mercado. Pensando em todas as dificuldades e desafios, eu resolvi pesquisar alternativas de linhas de crédito para você investir em sua pequena empresa.

Minhas dicas para você têm um objetivo bem simples: fazer com que sua empresa tenha um bom planejamento financeiro. Então, se você está querendo investir e está sem dinheiro em caixa, tenho uma boa notícia, há uma luz no final do túnel, confira:

Linha Proger Urbano – Capital de Giro

A Linha de crédito Proger Urbano é um financiamente no limite de até R$ 200 mil por empresa, com prazo máximo de pagamento de até 48 meses, sendo 12 meses de carência e limite financiável de 100%. As taxas de juros de longo prazo (TJLP) são de até 12% ao ano.

BDMG

O Banco de Desenvolvimento de Minas Gerais (BDMG) oferece linhas de crédito especiais para pequenas empresas (com faturamento de até R$ 30 milhões/ano). As vantagens dessa linha de crédito do BDMG é que não são exigidos tempo de relacionamento ou adesão a outros produtos oferecidos pela instituição bancária.

Algumas das modalidades de financiamento são: capital de giro e expansão dos negócios e projetos de inovação. Se você ficou interessado, vale a pena acessar o site e conhecer um pouco mais sobre as linhas de crédito oferecidas pelo banco.

BNDES Automático

Financiamento realizado por meio de instituições financeiras credenciadas ao BNDES, com valores até o limite de R$ 20 milhões. O BNDES possui várias linhas de financiamento com condições que podem ser adequadas às mais diversas necessidades, vale a pena conhecer.

FINEM

É um financiamento do grupo BNDES para empreendimentos que valor igual ou SUPERIOR a R$ 20 milhões. Este financiamento é direcionado para ampliação, recuperação e modernização de ativos fixos nos setores de indústria, comércio, prestação de serviços e agropecuária.

Pode ser realizado diretamente com o BNDES ou por meio de instituições financeiras credenciadas.

FINAME

Financiamento do BNDES direcionado especificamente para máquinas e equipamentos. Só pode ser direcionado para produção e aquisição destes produtos e os eles devem ser credenciados no BNDES. Esse tipo de financiamento só pode ser realizado por meio de instituições financeiras credenciadas à instituição. Para saber mais, acesse o site.

Cartão BNDES

O cartão BNDES é voltado para aqueles empresários que necessitam de valores até R$ 1 milhão, exclusivamente para aquisição de produtos credenciados no Portal de Operações do cartão BNDES. A taxa de juros dessa linha de crédito é definida mensalmente e os prazos de amortização variam de acordo com a instituição credenciada que você escolher.

Microcrédito Produtivo Orientado Caixa

A linha de crédito da Caixa Econômica Federal é outra opção para você que busca investir no seu negócio. O valor liberado depende da análise do crédito e da capacidade de pagamento da empresa. O valor pode chegar a R$ 15 mil. É uma das formas mais facilitadas de se conseguir um crédito.

Todo empresário quer ver o negócio crescer e prosperar e, para isso, muitas vezes, é essencial buscar linhas de crédito para investir na empresa e dar a ela oportunidade de crescer e se destacar no mercado.

Se você quer crescer, não deixe de acessar o artigo que auxiliará você na gestão da sua empresa por meio de ferramentas de fácil utilização. Não se esqueça de compartilhar comigo a sua opinião sobre este post! Se conhecer outras linhas de crédito, me conta que eu também quero conhecer!

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Finanças e Tributos

Simples nacional: tudo que você precisa saber sobre impostos em PMEs

Ser empreendedor no Brasil não é uma tarefa fácil. Além da dedicação necessária para tocar o negócio, temos que lidar com inúmeras outras questões, muitas vezes difíceis de resolver e cheias de burocracia. Dentre todas essas dificuldades, uma se destaca: os impostos. Tentar entender a imensa diversidade da carga tributária brasileira causa dor de cabeça e assusta qualquer empresário.

Mas, para ajudar micro e pequenas empresas, existe uma alternativa que facilita bastante esse processo: o Simples Nacional. Como seu próprio nome já mostra, o objetivo dele é simplificar o sistema de impostos e descomplicar a vida dos pequenos empreendedores.

Para explicar melhor, resolvi fazer um post contando tudo sobre o funcionamento do Simples. Ficou interessado? Então confira abaixo!

O que é o Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime especial de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos e impostos. Criado para atender microempresas e empresas de pequeno porte, o Simples tem a missão de facilitar a contabilidade e o recolhimento tributário por meio de uma série de benefícios e vantagens, como:

  • Reunião dos 8 tributos federais, estaduais e municipais para empresas em uma única alíquota;
  • Redução significativa da carga tributária em relação aos outros regimes de recolhimento de impostos;
  • Criação de um registro único para a empresa, dispensando o cadastro do CNPJ para cada instância (federal, estadual, municipal);
  • Redução de custos trabalhistas ao eliminar a contribuição de 20% do INSS Patronal;
  • Simplificação do recolhimento dos impostos devidos, ao unificar todos os pagamentos em um só processo.

Quais empresas podem entrar no Simples Nacional?

Se enquadram no Simples os Microempreendedores Individuais – MEI, microempresas (faturamento de até R$ 360 mil/ano) e empresas de pequeno porte (faturamento entre R$ 360 mil e 3,6 milhões/ano).

Além disso, para poder optar pelo sistema, a empresa não pode ter débitos na Dívida Ativa da União ou no INSS, e nem apresentar irregularidades no seu CNPJ e nos cadastros fiscais federal, estadual ou municipal.

Determinados ramos de atuação também não são aceitos no sistema. A restrição existe para negócios ligados a atividades técnicas ou que demandam uma regulação especial.

Por isso, são impedidas de participar do Simples empresas do setor financeiro, imobiliário, de energia e combustíveis, de transporte, e que produzam cigarros, bebidas alcoólicas, armamentos ou explosivos.

Porém, é importante lembrar que o Simples não é obrigatório. Mesmo se a empresa cumprir todos os requisitos para participar do regime, a sua entrada é totalmente facultativa. A empresa só fará parte dele se optar por isso.

Quais os impostos abrangidos pelo Simples Nacional?

O Simples Nacional unifica diversos impostos federais, estaduais e municipais em apenas um tributo. Com isso, o recolhimento de todos eles é feito de uma vez só, por meio de um único pagamento.

Os impostos e contribuições que o Simples abrange são os seguintes:

  • IRPJ – Imposto de Renda Pessoa Jurídica;
  • ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços;
  • COFINS – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social;
  • IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados;
  • Contribuição para o PIS/PASEP;
  • CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
  • CPP – Contribuição Patronal Previdenciária;
  • ISS – Imposto Sobre Serviços

Como é feito o cálculo do imposto a ser pago no Simples?

O cálculo do imposto a ser pago pelo regime do Simples vai variar de acordo com a atividade e faturamento o da empresa. O valor a ser pago é calculado aplicando a alíquota correspondente ao ramo de atuação da empresa sobre a sua receita bruta mensal.

No caso do comércio e atividades de varejo, por exemplo, essa alíquota pode variar de 4% até 11,61%. No setor industrial, ela vai de 4,5% até 12,11%; e em atividades de prestação de serviços, de 6% a 17,42%. Para conhecer todos esses valores e saber em qual situação a sua empresa se encaixa, é necessário consultar a tabela específica de alíquotas do Simples, disponibilizada no site da Receita Federal.

Como a contribuição do Simples é recolhida?

No Simples, a empresa efetua o pagamento do imposto devido por meio de uma única guia de recolhimento, o DAS – Documento de Arrecadação do Simples, todo dia 20 de cada mês.

Para emiti-la, a empresa optante pelo Simples deve usar obrigatoriamente o sistema da Receita Federal, que automaticamente vai calcular o valor devido e gerar a guia de recolhimento para ser paga.

Antes do Simples, recolhia-se cada um desses impostos e tributos por meio de guias e procedimentos específicos, com formas de cálculo, prazos de vencimento e regras distintas entre si.

Por isso, o DAS representa um grande avanço para facilitar a vida das pequenas e médias empresas, já que unifica o recolhimento de impostos para os optantes pelo Simples em apenas um processo mais rápido, barato e prático de ser realizado.

Como se inscrever no Simples Nacional

Para empresas em início de atividade, que tenham menos de 180 dias de existência como pessoa jurídica – ou seja, que tiraram seu CNPJ há menos de 6 meses, a entrada no Simples deve ser pedida no máximo 30 dias após a inscrição estadual ou municipal.

Após esse prazo, a opção pelo Simples Nacional só pode ser realizada no mês de janeiro seguinte, do primeiro até o último dia útil. Essa condição também se aplica a todas as empresas que possuam CNPJ há mais de 6 meses.

Vale a pena optar pelo Simples Nacional?

Antes de optar pelo Simples, é preciso fazer os cálculos e saber todos os detalhes de sua empresa, para não sair perdendo.

O Simples traz sim diversas vantagens para alguns tipos de empresa. Porém, para outras, ele pode não ser tão bom assim. Apesar de simplificar muito os trabalhos e reduzir o tempo gasto na administração tributária da empresa, na maioria das vezes, essa opção pode acabar até aumentando a carga tributária a ser paga pela empresa.

Um exemplo são as empresas que tem pouca ou nenhuma margem de lucro. Como o valor a ser pago no Simples é calculado em cima do faturamento, e não em cima daquilo que ela realmente lucrou, uma empresa pode ser obrigada a pagar uma carga tributária que não condiz com a situação de seu negócio. O que em vários momentos pode ser bastante prejudicial ao caixa da sua empresa.

Por isso, cada caso será um caso. O indicado é sempre fazer simulações considerando a condição do seu negócio, verificando se as outras opções de regime tributário existentes, como lucro real e lucro presumido, são mais vantajosas para a sua empresa que o Simples.

Por isso, conhecer bem sobre impostos e regimes tributários é mais do que essencial para qualquer empresário. Ser bem informado não só sobre seu negócio, mas sobre todos os detalhes que o envolvem; é o ponto de partida para qualquer empresa que quer ser bem-sucedida.

No final das contas, a informação e o conhecimento serão sempre as melhores ferramentas para evitar que você caia em armadilhas e para que tenha sucesso em seu empreendimento.

E aí, gostou do meu artigo? Espero que agora tenha entendido tudo sobre o Simples Nacional! Se ficou curioso para conhecer mais sobre o assunto, não pare por aqui: confira minhas dicas sobre como montar um Plano de Negócios!

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Finanças e Tributos

As 5 melhores práticas de controle financeiro para pequenas empresas

Para ser um empreendedor de sucesso, apenas trabalhar duro e torcer para que tudo dê certo não é o bastante. Se você quer que sua empresa tenha bons resultados, é mais do que necessário manter um controle financeiro eficiente de todas as etapas do seu negócio. Um planejamento financeiro eficiente acompanhado de um monitoramento detalhado de seu caixa pode fazer toda diferença, principalmente para micro e pequenas empresas.

Por isso, resolvi destacar neste post cinco dicas de práticas para melhorar o controle financeiro, essenciais para qualquer empresa que está começando. Confira!

1. Analise o orçamento da empresa

O primeiro passo em qualquer planejamento é sempre se inteirar sobre a real situação das coisas. Analisar a condição de uma empresa é, antes de tudo, saber como está a sustentabilidade e o desempenho financeiro de seus negócios.

Por isso, coloque tudo na ponta do lápis: receitas, custos, estruturas, dívidas de curto, médio e longo prazo, a situação do mercado, entre outras informações, darão para você uma visão completa de como você fatura e para onde estão indo os recursos do seu negócio.

2. Registre as movimentações financeiras corretamente

Organizar um método preciso para registrar a movimentação de dinheiro da empresa é essencial para ter pleno controle financeiro e poder analisar como anda seu caixa.

Portanto, estabeleça uma rotina onde todas as saídas e entradas de dinheiro da empresa sejam registradas imediatamente após o momento em que elas acontecerem. Mantenha essa prática com disciplina junto a sua equipe e incorpore o hábito de controlar todas as operações de perto.

Além disso, avalie e monitore cada lançamento para saber como suas finanças estão se comportando. Dessa forma, será possível entender melhor a evolução do seu caixa com o passar dos meses e tomar melhores decisões a partir disso.

3. Controle e reduza os gastos

É preciso estabelecer prioridades e acabar de vez com gastos desnecessários. Essa é uma ótima iniciativa para organizar financeiramente uma empresa, fazendo com que ela seja eficiente e aumente sua margem de lucro.

Ainda que algumas coisas pareçam essenciais, controlar seus custos e se esforçar para fazer mais com menos deve ser um objetivo constante em todo negócio.

4. Faça projeções para o longo prazo

Um bom controle financeiro demanda que seja feito um planejamento de longo prazo, tanto da situação da empresa quanto do mercado. Essa prática permite alinhar o investimento para fazer o negócio rodar com o faturamento que ele vai gerar, evitando possíveis problemas com o capital de giro no futuro.

Por isso, é fundamental conhecer como está o ciclo operacional das atividades da empresa e saber definir o valor das despesas que existem em cada etapa, como aquisição, estocagem, fabricação, venda e pagamento, para que todas as despesas sejam planejadas de acordo com seu potencial de retorno.

5. Procure a ajuda de especialistas financeiros

Na maioria das vezes, o pequeno empresário não possui conhecimento suficiente sobre práticas de contabilidade e administração de empresas — o que faz com que diversos erros financeiros sejam cometidos durante seu percurso como empreendedor.

Nesses casos, o melhor é ter o auxílio de um bom profissional da área, como seu contador ou um especialista em gestão de negócios. Eles te orientarão para organizar seu planejamento da melhor forma, corrigindo quaisquer erros na gestão do dinheiro de sua empresa e sanando todas as dúvidas financeiras que por ventura você tenha.

Não perca tempo deixando as finanças do seu negócio sem a devida atenção. Lembre-se sempre de que fluxo de caixa é o coração de qualquer empresa. Logo, conhecer e cuidar corretamente do dinheiro do seu negócio é trabalhar para que ele continue operando bem e existindo por um longo tempo.

Se ficou alguma dúvida sobre como fazer o controle financeiro da melhor forma, sinta-se à vontade e deixe um comentário abaixo — responderei assim que possível!

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Finanças e Tributos

NF-e e Gestão: Solução completa para integrar processos internos de sua empresa

O uso de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) dentro das empresas já é uma realidade irreversível. Mas muitos contribuintes vêm encontrando certa dificuldade quando se trata de integrar seus processos internos com um Sistema de Gestão (ERP, Planejamento de Recurso Corporativo – do inglês, Enterprise Resource Planning) de emissão de NF-e.

A falta de um padrão de integração com os sistemas internos ou mesmo com os portais dos Fiscos acaba sendo uma das principais dificuldades na hora de colocar em prática um Sistema de Gestão.

Pensando nisso, no post de hoje vou te mostrar como utilizar a emissão de NF-e integrado com sistema Gestão (ERP) e os benefícios de usar em sua empresa. Ficou curioso? Então, vamos lá!

Como funciona um Sistema de Gestão de Empresas com emissão de nota fiscal eletrônica integrado?

Embora no mercado existam “n” opções de sistemas que apenas emitem NF-e, uma das soluções mais eficazes e que traz maior benefício à empresa é adotar um Sistema de Gestão de Empresas (ERP) com Módulo de Emissão de NF-e integrado. Mas por quê?

Como todo o processo passa a ser automatizado, o preenchimento é feito automaticamente através do cadastro de notas fiscais de entrada (sistema de compras), sem a necessidade de retrabalho por ter que digitar novamente nota por nota. Com esta integração, é possível reduzir (ou eliminar) erros e falhas, prevenindo, assim, a inconsistência de informações.

Entre algumas vantagens da utilização de um sistema de gestão para emissão de NF-e  podemos destacar:

  • Facilidade no preenchimento de Notas Fiscais;
  • Integração segura;
  • Todos os dados das NF-e passam a ser armazenados num único banco de dados;
  • Eliminação de trabalhos manuais e, consequentemente, de erros humanos em processos;
  • Cálculo automático de impostos;
  • Possibilidade de integrar o mesmo sistema com diversas empresas (principalmente quando são várias filiais da mesma empresa);
  • Geração de arquivos em XML e PDF, possibilitando enviar automaticamente para o e-mail do cliente;
  • Possibilidade de extrair relatórios mensais para avaliar quantidade de notas emitidas, notas de entrada, cancelas, além do montante de vendas e recebimentos e o tempo médio de processamento;
  • Facilidade em integrar o software de gestão com outros sistemas da empresa, automatizando as notas de entrada e saída da empresa com os processos de compra e venda.

Como funciona?

Empresas não precisam mais perder tempo digitando cada nota, calculando manualmente os impostos ou mesmo gerando guias em papel para o pagamento. Tudo é feito automaticamente por meio de um Sistema de Emissão de NF-e e Gestão.

Como é realizada a automatização da emissão de notas fiscais?

Nota Fiscal eletrônica de Entrada

A empresa que emite a NF-e pode enviar o arquivo diretamente por e-mail para o cliente ou disponibilizar em um ambiente web o documento eletrônico, que poderá ser armazenado pelo usuário ou reimpresso. Essa acaba sendo a opção bem mais vantajosa, já que não é preciso procurar os arquivos das Notas eletrônicas entre tantos e-mails recebidos. Além disso, é possível acompanhar as compras que efetuou e manter controle de todos os arquivos de um determinado período (semana, mês, etc) sempre que desejar.

Nota Fiscal eletrônica de saída

Ao receber uma mercadoria, a empresa não precisa realizar manualmente a conferência da chave de acesso no site do SEFAZ e, tampouco, conferir se o fornecedor encaminhou o arquivo XML. Todo este processo de recebimento e validação é realizado pelo sistema de gestão de NF-e.

Com a DANFE em mãos, a empresa alimenta as informações de entrada do seu sistema de gestão. Além disso, não é preciso realizar este processo manualmente, digitando nota por nota no sistema de gestão, já que todas as informações integram-se ao ERP automaticamente.

Com isso, é possível realizar a recepção e armazenamento das arquivos em XML, validar na SEFAZ que imediatamente o sistema realiza a importação das notas para dentro da base de dados do ERP. Tudo simples, fácil e no menor tempo possível.

Ao contratar uma empresa especializada no Software de Gestão, ela será responsável por toda a integração, ou seja, a empresa fornecedora do ERP é quem realizará a homologação do sistema.

E então, você ainda tem alguma dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário! Será um prazer respondê-lo! Até a próxima!

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