Destaque, Tecnologia

A importância da tecnologia para uma equipe de alta performance

Talvez você, assim como eu, já tenha lido uma infinidade de artigos, livros, textos e biscoitos da sorte falando sobre alta performance profissional e tecnologia. Espero que não esteja cansado do tema, pois ele é importante 100% do tempo! Ainda mais dentro de uma pequena equipe que funciona quase como uma família.

Recursos tecnológicos existem aos montes. E eu já sabia disso (mais ou menos) quando comecei minha carreira de empreendedor. E o primeiro choque que tive ao começar a contratar foi a forma como esses recursos afetavam a produtividade geral. Para mais e para menos. Hoje eu posso garantir, tecnologia bem utilizada traz alta performance em qualquer setor.

E como já é de costume, aqui está mais uma lista de dicas do CLICO pra vocês. Hoje, vou falar sobre como o uso da tecnologia pode ser importante para melhorar o desempenho da sua pequena equipe. Confira:

1. Coordenação eficiente de esforços

Em empresas menores, há uma crença geral de que o bom gestor é capaz de observar todo o negócio de uma só vez e disparar suas ordens facilmente. Isso não é uma total mentira, mas também não é uma total verdade.

Quando eu estava liderando minha primeira equipe como chefe, logo vi que perdia uns 5 a 10 minutos de trabalho para cada ordem que eu precisava transmitir. No fim do dia, eu era um garoto de recado em meio período com um salário superfaturado.

Quando comecei a usar um simples aplicativo de agenda, nada muito sofisticado, comecei a poupar em média 1 ou 2 horas por dia. Quando migrei para um sistema de gestão mais robusto, consegui gerenciar toda a minha equipe de uma só vez.

2. Redução de tarefas repetitivas

Repetição é chato, muito chato. Mesmo que uma pessoa apresente alta performance em uma tarefa mecânica, logo ela vai ficar entediada e cair de nível.

Felizmente, máquinas não se importam com isso. Elas podem continuar indefinidamente, trocando números em planilhas, fazendo contas e disparando e-mails automáticos.

O resultado disso? Mais espaço para o que o cérebro humano precisa: criatividade, pensamento estratégico e desafios.

Enquanto seu computador é muito bom em processar mais rapidamente tudo o que você já sabe, seu cérebro pode criar novas informações e ir além dos padrões já estabelecidos.

3. Menor tempo de adaptação e rotatividade

Outro problema sério com essas tarefas mais chatas é que um novo colaborador sempre demora a aprendê-las. Pense em quantos anos você levou para começar a fazer coisas simples com alta performance, como amarrar sapatos e digitar.

O princípio é o mesmo: quanto menos coisas for necessário aprender logo de cara, menos tempo um novo colega levará para se integrar ao trabalho da equipe.

E não vamos nos esquecer dos vários funcionários que acabam saindo logo depois que chegam apenas por não se adaptarem a certos serviços e ferramentas. Você pode ter demitido o próximo Bill Gates sem nem saber, só porque ele não consegue copiar sua agenda para uma planilha em menos de 10 minutos.

Essa maior rotatividade, além de “demitir o Bill Gates”, também gera maiores custos para a empresa, que precisa selecionar currículos, anunciar vagas, fazer ligações, realizar treinamentos e toda aquela dor de cabeça inicial de integração do novato na equipe. Resumindo: rotatividade é ruim, mas a tecnologia reduz a rotatividade!

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Destaque, Tecnologia

4 passos para sua empresa implementar a gestão na nuvem

Já ficou para trás o tempo em que os arquivos com documentos das empresas ocupavam pastas e armários do escritório. Mas a tecnologia não resolveu apenas esse problema de espaço físico.

Já pensou na praticidade de poder acessar os arquivos do seu negócio a partir de qualquer computador e, além disso, otimizar os processos, com um acesso ainda melhor aos arquivos, mais segurança, menos custos?

Neste post, vou apresentar a gestão na nuvem. Continue a leitura, vou contar quais são as vantagens de adotar esse sistema. Além disso, elaborei um passo a passo de como implementá-lo no seu negócio!

Por que implementar a gestão na nuvem no seu negócio?

Uma das principais características desse tipo de armazenamento é que todos os sistemas e dados da sua empresa ficam armazenados na rede, ou melhor, na nuvem. E o que isso quer dizer?

Sabe aquele computador que estraga de uma hora para a outra, ou um momento em que você está em uma reunião fora da empresa e precisa checar um dado para um cliente? Basta uma conexão com a internet e você pode ter à disposição todos os dados necessários, sem danos e de onde você estiver.

Quer outra vantagem do uso da gestão na nuvem? Com todas as informações disponíveis, é possível acompanhar de perto os investimentos e melhorar a gestão do fluxo de caixa, do estoque e de outros processos da sua empresa.

Sem falar que é possível fazer as cópias de segurança, o famoso backup em nuvem, de um modo muito mais simples e rápido do que com os sistemas tradicionais.

Gestão na Nuvem: passo a passo

Acompanhe abaixo as dicas que eu separei para você implementar agora mesmo a gestão de nuvem na sua empresa!

1. Defina as necessidades do seu negócio

Antes de escolher o tipo de armazenamento para o seu negócio, avalie a estrutura que você  já possui e o que espera do serviço. Por exemplo, existem três tipos de tecnologia do sistema: público, privado e híbrido.

No tipo público, o provedor fornece toda a estrutura para você a um custo menor. Em contrapartida, ele te oferece pouco controle sobre o sistema.

No caso do tipo privado, a estrutura utilizada é terceirizada e há um maior controle. Já a tecnologia híbrida é, como o nome diz, uma combinação dos dois sistemas anteriores e oferece um serviço mais específico para otimizar os processos gerenciais de cada negócio.

2. Pesquise sobre os provedores dos serviços na nuvem

Já sabe o tipo de gestão na nuvem que você precisa? Então é hora de pesquisar sobre as empresas que oferecem esse serviço. Converse com colegas que já aderiram ao sistema e pergunte sobre a qualidade do serviço, o suporte e atendimento. Além disso, sempre que estou procurando um novo prestador de serviço, eu pesquiso as avaliações dos consumidores na internet!

Quando conseguir reunir informações de pelo menos 3 fornecedores, eu sugiro que você crie uma lista de prós e contras de acordo com as suas necessidades. Esse é o momento ideal também para você avaliar o orçamento disponível para a implementação do serviço.

3. Fique atento ao SLA

O famoso SLA (Service Level Agreement ou acordo de nível de serviço) é o acordo que vai definir em detalhes os direitos e deveres entre o contratante o contratado.

É importante que você conheça o nível de serviço porque ele vai trazer todos os pormenores da sua relação com o contratante, como: os critérios e o tempo para oferta de suporte técnico, os níveis de segurança e desempenhos garantidos. Assim, você vai conseguir negociar melhor e tornar sua gestão na nuvem ainda mais eficiente.

4. Não se esqueça de qualificar sua equipe

Quer fechar o passo a passo com chave de ouro? Não se esqueça de preparar sua equipe para o uso desse novo recurso. E isso não envolve apenas a equipe de TI!

Todos precisam saber como utilizar a ferramenta para otimizar as funcionalidades da gestão na nuvem e a produtividade. Reúna a equipe, apresente as informações sobre o serviço e deixe sempre opções de contatos para que eles recorram em caso de dúvida.

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3 pontos a considerar na hora de escolher um software para PME

Você já parou para se perguntar quais são os pontos que devem ser considerados na hora de escolher um software de gestão para PME? Será que você sabe o que é importante e o que vai fazer a diferença para a sua pequena ou média empresa?

Neste post eu vou ajudá-lo a responder essa pergunta, mostrando algumas características que você deve observar para escolher um bom software. Vamos lá?

1. Entenda a sua empresa

Antes de mais nada, é preciso que você entenda o seu negócio, ou seja, conheça a fundo o setor em que você atua, saiba qual é o tamanho exato da sua empresa e o volume de suas atividades.

Além disso, é necessário também que você compreenda o momento em que você está e aonde pretende chegar. Com base nesses dados, você poderá começar a definir qual é o melhor sistema para a sua organização.

Eu posso afirmar que, com essas informações em mãos, você já tem meio caminho andado, pois elas representam boa parte das características da sua organização.

Assim, será possível definir quais módulos serão necessários e escolher entre as diferentes formas de integração, relatórios e demonstrações que precisarão ser geradas e enviadas ao governo e outros órgãos.

2. Conheça as suas necessidades

Além de conhecer a sua empresa, recomendo que você entenda exatamente quais são as suas necessidades como gestor.

De nada adianta ter em mãos um excelente software com múltiplas funções se você não utilizar esses dados para nada. Portanto, é preciso compreender como funciona o seu cotidiano gerencial.

Comece analisando, por exemplo, se você precisa acompanhar de perto o fluxo de caixa (que é uma ótima ferramenta financeira e de gestão) e de que maneira quer observar os custos da empresa.

Com base nessas informações, fica mais fácil definir qual o tipo de sistema mais adequado e útil às necessidades do seu negócio e às suas demandas como gestor.

3. Saiba mais sobre o software para PME

Uma boa dica que posso dar é pesquisar diferentes softwares e tentar entender o que eles oferecem como diferencial.

Lembre-se de considerar o custo-benefício, mas também leve em conta a praticidade, o suporte e a usabilidade do sistema. É muito importante que ele tenha uma linguagem acessível a todos os seus colaboradores e que seja fácil de operar.

Outro ponto que eu recomendo verificar é o atendimento da empresa desenvolvedora. Essa questão é essencial no caso de alguma dúvida ou se você precisar de suporte.

A segurança dos dados também é uma questão a considerar na escolha do software para PME, já que você quer garantir que os dados de sua empresa estejam sempre seguros e acessíveis.

Neste post, eu mostrei que é preciso conhecer várias características da sua empresa e da sua gestão para optar por um software para PME. Essa é uma decisão muito importante para o futuro da sua organização, portanto siga minhas dicas e escolha com sabedoria!

Se ficou alguma dúvida ou se você quer conhecer soluções tecnológicas para a gestão do seu negócio, que tal entrar em contato conosco?

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Destaque, Tecnologia

Entenda a importância de um backup seguro para sua empresa

Para começar esse artigo, vou contar uma história que aconteceu com uma amiga minha: um dia, ela perdeu a bolsa em algum lugar no Centro da cidade e, junto, perdeu várias informações pessoais e profissionais: carteira de identidade, carteira de trabalho e agenda de contatos.

Se para ela já foi um enorme prejuízo, imagine para uma empresa que trabalha com milhares de dados diariamente? Por esse motivo, resolvi escrever sobre a importância de um backup seguro para a sua empresa. Veja alguns motivos abaixo:

Precaução em relação a problemas técnicos

Quem acompanha meus artigos sabe que sou um defensor incansável da implantação da tecnologia para otimizar os processos gerenciais. Mas, da mesma forma que a tecnologia é uma excelente ferramenta, também sabemos que nada é perfeito e podemos lidar com problemas técnicos que podem trazer alguns prejuízos.

Por isso, sempre oriento que seja feito um backup seguro dos dados da empresa (especialmente o backup automático), pois é fundamental para se precaver quanto a problemas técnicos e diminuir a possibilidade de ter danos irreparáveis.

Segurança contra possíveis acidentes

Assim como eu, tenho certeza de que você conhece alguma empresa que perdeu muita coisa do seu acervo por causa de acidentes como enchentes, incêndios e roubos.

Infelizmente, essas são situações que não podemos prever, mas podemos, sim, nos precaver. Visto que o backup é feito para lidar com situações emergenciais, esse são exemplos de casos em que ele é fundamental para evitar mais prejuízos e, assim, ser um mecanismo eficiente de segurança.

Ir além dos backups tradicionais

Backups de arquivos, documentos e de softwares (especialmente softwares relacionados à gestão da empresa) são costumeiros e extremamente importantes. Mas como sempre recomendo ir além do comum, oriento a realizar também backups de hardwares: especialmente computadores e peças fundamentais para o seu funcionamento (cabos, placas), ou seja, sempre ter esses equipamentos em estoque para situações de emergência.

Dessa forma, é possível garantir o funcionamento da empresa sempre a pleno vapor, evitando perdas e paradas por não ter como repor equipamentos que estão apresentando problemas e facilitando para que todas as ações norteadas no planejamento estratégico possam ser executadas corretamente.

Obter um melhor custo-benefício no gerenciamento de processos

Costumo bater muito na tecla de sempre valorizar a relação custo-benefício para evitar a típica situação do barato sair caro.

É evidente que quantos mais ferramentas necessitarem de um backup seguro, maior tende a ser o custo dessa ação, visto que pode ser necessário ter recursos avançados para que isso seja possível.

Mesmo assim, custear essa ação é muito mais barato do que arcar com possíveis prejuízos que podem comprometer não só a empresa, mas também os clientes, como perda de dados referentes a pedidos, informações pessoais e outras demandas, o que acredito ser um dos piores problemas que podem ocorrer dentro de qualquer organização.

Realizando um planejamento financeiro adequado é possível avaliar os melhores indicadores e as melhores formas de investir em um backup seguro para a sua empresa.

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Tecnologia

Quando e como implantar um software de gestão na minha empresa?

 

1. Introdução
2. Como saber a hora de implantar?

2.1 Há velocidade na obtenção e informações de qualidade?

2.2 Quanto custam os erros?

2.3 É possível identificar gargalos nos processos?

2.4 Há agilidade nos processos?

2.5 Quais são os resultados das negociações?

2.6 Como é feito o controle de estoque?

2.7 Controle de caixa, de recebimentos e de contas a pagar

3. Como obter sucesso na adoção do software de gestão?

3.1 A escolha do software

3.2 Aplicativos

3.3 Computação em nuvem

3.4 Treinamento

3.5 Nova cultura

3.6 Monitoramento

4. Desafios que serão encontrados
5. Seis erros para não cometer

5.1 Não definir objetivos

5.2 Não conhecer bem o software

5.3 Não definir uma equipe qualificada

5.4 Abrir mão de aplicativos específicos

5.5 Falta de treinamento ou de suporte

5.6 Falta de monitoramento

6. Conclusão

Para manter a competitividade exigida pelo mercado, as empresas precisam simplificar os processos de gestão, a fim de torná-los mais ágeis e consistentes.

Ao mesmo tempo, o gestor precisa buscar garantias de que, com a máxima velocidade e a qualquer tempo, ele terá em mãos os dados que necessita para orientar suas decisões. Além disso, é essencial que todas estas funcionalidades estejam disponíveis de maneira colaborativa e integralmente conectadas.

Em linhas gerais, essas demandas descrevem exatamente o que um software de gestão empresarial é capaz de atender, ainda mais quando tratamos de uma solução em nuvem. Proporcionando um suporte às organizações, eles criam soluções administrativas, financeiras e comerciais, além daquelas destinadas a solucionar questões específicas de cada segmento.

O post de hoje abordará a oportunidade de implantação de um software de gestão em uma empresa. Darei algumas dicas para obter o melhor desempenho desta solução tecnológica, observando ainda os desafios e os erros que normalmente são cometidos na implantação.

Espero que esse material forneça todas as informações que você precisa para se decidir sobre o momento e sobre os procedimentos que deve adotar para na implantação de um software de gestão empresarial. Tenha uma ótima leitura!


Como saber a hora de implantar?software de gestão

Essa é uma pergunta que encontra parte da resposta em si mesma. Afinal, quando esse tipo de questão surge, ela significa que alguns episódios já estão mostrando ao gestor a necessidade de buscar soluções que certamente serão encontradas em um software de gestão.

Porém, para que haja a confirmação desta necessidade, basta fazer uma análise sucinta dos processos de gestão, dos procedimentos que eles implicam e dos resultados que oferecem. Com base nesta análise, é possível detectar eventuais falhas e fazer uma estimativa do quanto elas custam para serem corrigidas ou em termos de perda de faturamento.

Comparando os valores apurados ao longo de um ano com os custos de um software de gestão, o gestor poderá ter uma resposta bastante clara sobre a conveniência do momento para adotar a solução. Nesta análise, é necessário observar:


2.1 Há velocidade na obtenção e informações de qualidade?

Para tomar decisões com segurança e orientar as estratégias que deve seguir, o gestor precisa ser abastecido de informações administrativas sobre a empresa. A velocidade com que essas informações são entregues e a consistência dos dados obtidos, em grande parte, são determinantes do sucesso das ações.

Da mesma forma, as informações inerentes a negociações, preços, condições de pagamento, disponibilidade de estoques, atendimento ao cliente, entrega de produtos ou de serviços, entre outras que são fundamentais para o andamento do negócio e capazes de garantir as vendas e a manutenção dos clientes, precisam transitar com grande eficiência e confiabilidade.

Ora, se são necessárias reuniões desgastantes e cobranças insistentes para que estas informações possam ser transmitidas e se a transmissão é feita por meio de extensos relatórios, estes são fortes indício de que um software de gestão precisa ser adotado.


2.2 Quanto custam os erros?

Quando o gestor detecta que há perda de tempo, de material e de dinheiro em decorrência de erros operacionais que exigem retrabalho, surge outro indicativo de que um software de gestão é bem-vindo.


2.3 É possível identificar gargalos nos processos?

Um processo de gestão eficiente deve permitir ao gestor detectar com facilidade eventuais gargalos que possam surgir no ciclo do negócio – desde a fabricação de produtos ou aquisição de mercadorias ou de insumos, até a entrega, passando naturalmente pelos processos de comercialização. Se o ciclo não é visível de forma simplificada, surge mais um indício de que o software de gestão é necessário.


2.4 Há agilidade nos processos?

Um dos fatores que determinam o sucesso — ou o fracasso — de um empreendimento é a velocidade com a qual os processos são desenvolvidos. Sobretudo aqueles que interferem diretamente na entrega de pedidos.

Afinal, entre o envio de um pedido e o recebimento do que adquiriu, o cliente não pode ficar à mercê da ineficiência que os processos não automatizados é capaz de gerar.


2.5 Quais são os resultados das negociações?

O gestor deve ser capaz de identificar com facilidade quais são aqueles produtos, mercadorias ou serviços que oferecem os melhores resultados, distinguindo daqueles que dão prejuízo ou que simplesmente empatam o capital. Se não é possível fazer esta identificação de forma imediata, há mais um sinal de que o software de gestão é necessário.

 

2.6 Como é feito o controle de estoque?

Também é essencial que o gestor consiga identificar imediatamente a situação de estoque, com capacidade para quantificar as mercadorias de maior giro e aquelas que encalham. Há casos, inclusive, em que é preciso se certificar do prazo de validade de produtos, de mercadorias ou de insumos.

A eficiência no controle de estoque é fundamental para a política de relacionamento com fornecedores e para a garantia de atendimento a clientes. Em muitos casos, a fim de se livrar de mercadorias encalhadas, é a gestão do estoque que definirá a realização de promoções, por exemplo.

Se o controle de estoque não é feito com eficiência, há outro indicativo da falta de um software na gestão da empresa.


2.7 Controle de caixa, de recebimentos e de contas a pagar

Se o gestor não tem o conhecimento claro sobre o fluxo de caixa, sobre o que tem a receber e sobre o que tem a pagar, há mais um indício de que é chegado o momento de implantar um software de gestão na empresa.

Como obter sucesso na adoção do software de gestão?software de gestão

De fato, a implantação de um software gestão na empresa é capaz de oferecer uma série de soluções que serão determinantes para o melhor desempenho do negócio. Contudo, a medida não será suficiente se não for precedida de alguns cuidados e também se não for acompanhada de outros expedientes.

A começar pela plena compreensão dos processos que a empresa desenvolve. Afinal, o software virá como um facilitador, que reduzirá a complexidade dos trâmites da empresa, aumentando a velocidade de acesso às informações, que ficarão disponíveis em um banco de dados único. Este banco será acessado por cada departamento da empresa, de acordo com a necessidade.

Nesse sentido, o sistema estabelecerá novas rotinas, tanto para as pessoas, quanto para os processos e estas rotinas devem estar de acordo com a realidade do negócio.

Portanto, da mesma forma que é fundamental fazer a escolha do software adequado, também é essencial fazer o pleno envolvimento da equipe com as soluções oferecidas, treinando-a de maneira adequada para interagir com as novas rotinas.


3.1 A escolha do software

Em princípio, todo software de gestão segue as mesmas orientações básicas que, até certo ponto, são iguais para todos os casos. Porém, a partir da especificidade que cada tipo de negócio apresenta, as soluções também devem ser apresentadas de forma específica.

Por exemplo, uma loja de material de construção trabalha com controles diferentes daqueles que são feitos em uma cafeteria que, por sua vez, é distinta de um pet shop e assim por diante. Portanto, ainda que sejam comuns a todos alguns dos tipos de registros básicos que são feitos por um ou por outro tipo de negócio — por exemplo, identificação de clientes por CPF ou CNPJ, endereço etc. — grande parte das rotinas são diferentes entre um e outro.

O controle de estoque, por exemplo, é algo muito mais importante para a loja de material de construção do que seria para uma barbearia — que, por sua vez, exige um controle de agenda de atendimento a clientes bastante eficiente, o que seria dispensável para uma loja de material de construção.


3.2 Aplicativos

Além disso, o software deve estar aberto para a utilização de aplicativos ainda mais específicos, que podem significar um ganho imenso na agilidade de processos. Por exemplo, existem aplicativos elaborados para empresas que mantêm frotas próprias ou que têm a logística como um aspecto importante do negócio. Da mesma forma, há aplicativos úteis para a gestão financeira, para a contabilidade ou mesmo para as ações de comunicação e marketing da empresa, entre outros, que precisam ser considerados caso a caso.


3.3 Computação em nuvem

As soluções em nuvem vieram agregar um valor ainda maior aos softwares de gestão. Enquanto em tempos passados era preciso implantar o sistema localmente — o que exigia o custo adicional com um servidor dedicado e com redes complexas —, atualmente, é possível utilizar sistemas remotos, que interligam toda a empresa a partir da internet, dispensando os custeios excessivos e permitindo que várias soluções estejam disponíveis simultaneamente para todos os usuários.

Ao mesmo tempo, com o sistema em nuvem, a manutenção permanente é garantida, com atendimento imediato às solicitações e sem a necessidade das visitas técnicas. Esta possibilidade também diminui bastante o custo da solução.


3.4 Treinamento

Outra questão essencial para o sucesso de um software de gestão é oferecer à equipe um treinamento adequado, a fim de tornar o uso completo e compatível com a necessidade. Naturalmente, o comprometimento dos colaboradores com o novo sistema deve ser liderado por um ou mais membros da equipe, conforme a necessidade. Contudo, a informação técnica precisa vir do fornecedor do software de maneira clara, com a possibilidade permanente de eliminação de dúvidas e de auxílio na execução de tarefas — o que é fundamental, sobretudo na fase inicial da implantação.

Mais uma vez, cabe ressaltar a eficiência que a solução em nuvem oferece nesse sentido, considerando a facilidade de contato online e permanente com o instrutor. Esta possibilidade aumenta, e muito, a velocidade de assimilação das funcionalidades do software por parte dos colaboradores que vão utilizá-lo.

Da mesma forma, o uso de um software em nuvem elimina aquela dependência que pode surgir quando a documentação do sistema é dominada por apenas alguns funcionários da empresa, o que se torna um inconveniente quando há a necessidade de troca na equipe. Uma vez que o acesso ao treinamento online é amplo, o conhecimento sobre o sistema permanece acessível a todos, com grande facilidade.


3.5 Nova cultura

A implantação de um software de gestão significa também a implantação de uma nova cultura na empresa. Portanto, é também o momento de revisar os processos, com a oportunidade de eliminar aquilo que ocorre de errado.


3.6 Monitoramento

Como estamos falando de uma nova cultura, é possível que leve algum tempo para que ela seja plenamente assimilada ou mesmo que receba alguma resistência por parte de alguns colaboradores. Portanto, é essencial fazer o monitoramento constante do uso, inclusive em fases posteriores.

Afinal, é sempre possível que alguns membros da equipe deixem de usar algumas das funcionalidades do software e que retomem velhos hábitos, como o uso de planilhas e de controles paralelos.

Desafios que serão encontradossoftware de gestão

O primeiro grande desafio que um gestor enfrenta para adotar a solução de um software de gestão é superado logo que ele decide implementá-la. Afinal, a resistência às novidades, muitas vezes, impede que os passos seguintes sejam dados, inclusive para superar os demais desafios que virão.

O próximo desafio a ser enfrentado diz respeito ao perfil do software que atenderá às necessidades da empresa. Para solucioná-lo, é preciso que o gestor compreenda perfeitamente as particularidades do negócio. Nesse sentido, é bastante útil conversar detidamente com os colaboradores, em cada fase dos processos envolvidos, a fim de detectar quais são as dificuldades e também quais são as maneiras mais apropriadas para resolvê-las. Nessa conversa, também será possível avaliar as expectativas quanto à solução tecnológica, bem como identificar possíveis focos de resistência à implantação, o que permite antecipar as maneiras de enfrentá-las.

Ciente do tipo de solução que atende à necessidade da empresa, é chegada a hora de enfrentar o desafio de encontrar um fornecedor idôneo, que seja capaz de oferecer a solução mais apropriada. De fato, é essencial que o gestor compreenda tudo o que o fornecedor é capaz de oferecer, tanto no que diz respeito à qualidade do produto que entrega, quanto no que se refere ao treinamento e à manutenção. Nesse ponto, é essencial verificar o histórico da empresa fornecedora e as funcionalidades do software que está sendo ofertado.

A empresa contratada deve fornecer os requisitos de equipamentos necessários para que o software rode plenamente. Em uma solução em nuvem, por exemplo, esses requisitos devem ser bem mais acessíveis do que seriam aqueles exigidos para rodar uma solução local.

Nesse momento, é preciso também se certificar a respeito da existência de outras funcionalidades que poderão ser agregadas ao sistema —- como, por exemplo, a oferta de aplicações extras, ainda não previstas no momento da implantação inicial, mas que podem ser úteis no futuro.

Por fim, na fase de implantação do software, é bastante possível que o gestor tenha que enfrentar a resistência por parte da equipe em adotar a nova cultura. Como visto no capítulo anterior, este desafio deve ser enfrentado por um treinamento coerente e pelo constante monitoramento da utilização do software.

Seis erros para não cometersoftware de gestão

Antes de partir para a implantação de um software de gestão, é importante que o gestor tenha em mente seis erros bastante comuns.


5.1 Não definir objetivos

O primeiro deles é deixar de definir objetivos claros que devam ser alcançados a partir da implantação do software e que estejam alinhados com a realidade da empresa. Para tanto, é necessário que exista um conhecimento completo sobre os processos e uma projeção sobre como eles podem evoluir, a fim de alcançarem melhores resultados do que os que são apresentados no momento da análise.


5.2 Não conhecer bem o software

Adquirir uma tecnologia sem ter o pleno conhecimento das funcionalidades que ela pode oferecer cria a possibilidade da subutilização ou da utilização inadequada da solução. Portanto, é essencial obter todas as informações preliminares sobre o software a ser adquirido e, naturalmente, garantir que o treinamento seja bastante assimilado, tanto pela equipe quanto pela liderança.


5.3 Não definir uma equipe qualificada

É essencial que as tarefas sejam atribuídas a membros específicos da equipe, que sejam conhecedores dos processos e com capacidade para assimilar o treinamento. Só assim será possível obter o melhor desempenho do software e também atribuir responsabilidades e fazer o monitoramento apropriado do desempenho na utilização.


5.4 Abrir mão de aplicativos específicos

No mercado, existem softwares de gestão empresarial que oferecem soluções genéricas, o que é bastante inconveniente se eles não puderem ser acompanhados de aplicativos específicos, que sejam capazes de solucionar questões inerentes a cada setor que a ferramenta se propõe a atender.


5.5 Falta de treinamento ou de suporte

Abrir mão do treinamento e tentar aprender tudo sozinho seria uma atitude irresponsável, que poderia ser comparada à de alguém que, mesmo sem saber dirigir, adquire um automóvel. Da mesma forma, prescindir de um suporte permanente cria riscos muito altos, que podem comprometer o desempenho da empresa.

Portanto, é essencial que a escolha do fornecedor recaia sobre uma empresa que seja capaz de oferecer tanto um treinamento apropriado, quanto um suporte permanente.


5.6 Falta de monitoramento

Acreditar que a equipe assimilará todas as funcionalidades do software e as colocará em prática como o desejado também pode representar uma séria negligência. Afinal, como visto anteriormente, as resistências podem surgir e, junto com elas, podem ocorrer falhas na utilização da nova solução. Portanto, é essencial monitorar o uso da tecnologia adotada.

Conclusão

A implantação de um software de gestão é uma solução condizente com a realidade atual e se torna ainda mais eficiente quando adotada a partir dos critérios vistos nesse ebook.

Considerando que atualmente a solução em nuvem permite não só as vantagens que a automatização oferece — agregando também os valores que a proximidade constante com o fornecedor que a internet permite —, percebe-se que esta é a melhor alternativa a ser adotada no momento.

Adquirindo os produtos de uma empresa confiável, que seja capaz de ajudar no dimensionamento da solução ideal, certamente o gestor obterá os melhores resultados, quando optar pela implantação de um software de gestão.

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Tecnologia

Clico Responde: O que é sistema de gestão?

Eu adoro quando as perguntas enviadas ao #ClicoResponde são básicas e, ao mesmo tempo, extremamente pertinentes: no dia a dia, nos acostumamos com alguns termos que nem sempre são dominados por todos e acabamos não dando a atenção à pequenas dúvidas que podem ajudar empreendedores a mudarem suas vidas. Quem mandou essa questão tão legal de se responder foi a Cléa. Sua pergunta foi a seguinte:

“O que é um sistema de gestão?”

Olá, Cléa! Obrigada pela confiança.

Um sistema de gestão é um programa de computador que lhe ajuda a cuidar das atividades de sua empresa. Ele é um software inteligente e que tem como objetivo facilitar as atividades do dia a dia, automatizando o máximo de processos quanto for possível.

Os resultados apresentados por um sistema de gestão extrapolam o caráter financeiro. Os benefícios podem ser representados por meio de diversos indicadores de qualidade. Veja alguns exemplos:

  • Diminuição do impacto das atividades na natureza, ou, em outras palavras, maior sustentabilidade na utilização dos recursos na empresa;
  • Maior segurança para os funcionários;
  • Melhoria nos índices de satisfação interna;
  • Aumento da qualidade de vida na comunidade na qual a empresa atua.

Esses são apenas alguns dos benefícios decorrentes da implementação de um sistema de gestão. Na sequência, explicarei, ainda, o que é o ERP, o CRM e apresentarei os principais motivos pelos quais um sistema de gestão é tão importante para o sucesso de um empreendimento. Continue acompanhando!

O que é o Enterprise Resource Planning (ERP)?

O mais comum entre os sistemas de gestão é o Enterprise Resource Planning (ERP), a evolução da planilha de Excel. Ele serve para garantir o controle financeiro, fiscal e contábil da companhia, agregando informações sobre recebimento de receitas, pagamento de despesas e, ainda, levando em consideração o custo de tributo em cada uma das operações.

A maioria dos softwares de ERP são divididos em três camadas, sendo elas a aplicação, o banco de dados e o framework. Além disso, o Enterprise Resource Planning também é modular, o que significa que os módulos representam duas visões, que são:

Visão departamental

Esta visão permite a observação da manutenção dos processos de cada departamento em uma única tela, o que torna o manuseio mais simples e seguro para os usuários. Isso porque pessoas que não estão envolvidas com dados relacionados aos cadastros de funcionários, por exemplo, não poderão acessar tais informações.

Visão por segmento

A visão por segmento permite a adequação do software às particularidades departamentais e suas exigências. É, então, voltada para atender às necessidades específicas de ramos de atividade. Uma clínica de odontologia, por exemplo, precisa organizar atividades de uma forma totalmente diferente de uma indústria. Em tais casos, existe, ainda, a possibilidade de criação de módulos específicos para determinados segmentos de mercado, que são os chamados softwares de gestão vertical.

E o Costumer Relationship Managemen (CRM), o que é?

Já o Costumer Relationship Management (CRM)  cuida da base de clientes — informações que, em muitas empresas, estão espalhada entre planilhas, cartões e pedaços de papel. Mas existem muitos outros, para rotinas jurídicas, de contratos e documento. São inúmeras ofertas, destinadas a diferentes departamentos das empresas.

Qual é a estrutura de um sistema de gestão integrado?

Em qualquer sistema de gestão, a estrutura é organizada de acordo com as categorias a seguir:

  1. Política de administração;
  2. Planejamento estratégico;
  3. Implantação e operação;
  4. Avaliação do desempenho;
  5. Correções e melhorias;
  6. Exame crítico.

Os sistemas de gestão de cada segmento possuem suas próprias exigências específicas, no entanto, as seis categorias acima elencadas são comuns a todos eles e podem ser tomadas como eixo central para a integração de normas.

Uma dica importante: o site Vouclicar.com, que é primo do Guia Empreendedor, tem uma série de sistema de gestão setoriais e genéricos. Não deixe de conferir!

Quais são as vantagens de um sistema de gestão?

Com a delimitação de indicadores e o acompanhamento constante das métricas relacionadas à implantação de um sistema de gestão em um negócio, diversas vantagens podem ser observadas. Confira as principais:

  • Aumenta a transparência;
  • Diminui os riscos de acidentes de trabalho;
  • Reduz a burocracia no trâmite de processos;
  • Aprimora o clima organizacional da empresa;
  • Reduz os danos causados ao meio ambiente;
  • Torna o negócio mais competitivo e mais próximo da excelência;
  • Padroniza processos em consonância aos padrões internacionais;
  • Possibilita um ambiente de trabalho mais seguro, agradável e produtivo;
  • Fortalece a percepção de marca tanto entre o público interno, quanto entre o externo.

E quais são esses indicadores?

Para que os resultados mencionados no tópico anterior possam ser detectados e constantemente aprimorados, alguns indicadores devem ser acompanhados. Veja quais são os mais utilizados:

Indicadores de qualidade

Esse tipo de indicadores monitora o número de produtos ou equipamentos que apresentam defeitos, o quanto de matéria prima e recursos humanos são utilizados e o quanto é desperdiçado durante a produção, a quantidade de reclamações por parte dos consumidores em relação aos produtos finais e, ainda, a quantidade de tempo despendida.

Indicadores de saúde

As principais métricas avaliadas pelos indicadores de saúde são as envolvendo acidentes de trabalho, horas de treinamento oferecidas, despesas com planos de saúde, quantidade de atestados médicos entregues, números de faltas ao trabalho com e sem justificativas, tempo investido em campanhas de segurança do trabalho e saúde, dentre outras.

O sistema de gestão permite o atendimento a todas as exigências relacionadas  nesses tópicos de uma só vez, dispensando, assim, a necessidade de investimentos em melhorias contínuas.

Indicadores de sustentabilidade

No que tange aos indicadores de meio ambiente, os principais focos são o nível de consumo de água e energia no processo de produção, a quantidade de resíduos e de lixo produzidos, o destino dado a esses dejetos, a utilização de matéria-prima biodegradável, o encaminhamento para locais de reciclagem ou reaproveitamento etc.

E então, Cléa e demais leitores, entenderam o que é um sistema de gestão? Espero ter ajudado e, se ficou alguma dúvida, comente este post que responderemos no próximo #ClicoResponde. Aproveite, ainda, para conferir nosso artigo sobre como montar um plano de negócios e melhorar ainda mais os resultados do seu empreendimento!

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