Tecnologia

Quando e como implantar um software de gestão na minha empresa?

 

1. Introdução
2. Como saber a hora de implantar?

2.1 Há velocidade na obtenção e informações de qualidade?

2.2 Quanto custam os erros?

2.3 É possível identificar gargalos nos processos?

2.4 Há agilidade nos processos?

2.5 Quais são os resultados das negociações?

2.6 Como é feito o controle de estoque?

2.7 Controle de caixa, de recebimentos e de contas a pagar

3. Como obter sucesso na adoção do software de gestão?

3.1 A escolha do software

3.2 Aplicativos

3.3 Computação em nuvem

3.4 Treinamento

3.5 Nova cultura

3.6 Monitoramento

4. Desafios que serão encontrados
5. Seis erros para não cometer

5.1 Não definir objetivos

5.2 Não conhecer bem o software

5.3 Não definir uma equipe qualificada

5.4 Abrir mão de aplicativos específicos

5.5 Falta de treinamento ou de suporte

5.6 Falta de monitoramento

6. Conclusão

Para manter a competitividade exigida pelo mercado, as empresas precisam simplificar os processos de gestão, a fim de torná-los mais ágeis e consistentes.

Ao mesmo tempo, o gestor precisa buscar garantias de que, com a máxima velocidade e a qualquer tempo, ele terá em mãos os dados que necessita para orientar suas decisões. Além disso, é essencial que todas estas funcionalidades estejam disponíveis de maneira colaborativa e integralmente conectadas.

Em linhas gerais, essas demandas descrevem exatamente o que um software de gestão empresarial é capaz de atender, ainda mais quando tratamos de uma solução em nuvem. Proporcionando um suporte às organizações, eles criam soluções administrativas, financeiras e comerciais, além daquelas destinadas a solucionar questões específicas de cada segmento.

O post de hoje abordará a oportunidade de implantação de um software de gestão em uma empresa. Darei algumas dicas para obter o melhor desempenho desta solução tecnológica, observando ainda os desafios e os erros que normalmente são cometidos na implantação.

Espero que esse material forneça todas as informações que você precisa para se decidir sobre o momento e sobre os procedimentos que deve adotar para na implantação de um software de gestão empresarial. Tenha uma ótima leitura!


Como saber a hora de implantar?software de gestão

Essa é uma pergunta que encontra parte da resposta em si mesma. Afinal, quando esse tipo de questão surge, ela significa que alguns episódios já estão mostrando ao gestor a necessidade de buscar soluções que certamente serão encontradas em um software de gestão.

Porém, para que haja a confirmação desta necessidade, basta fazer uma análise sucinta dos processos de gestão, dos procedimentos que eles implicam e dos resultados que oferecem. Com base nesta análise, é possível detectar eventuais falhas e fazer uma estimativa do quanto elas custam para serem corrigidas ou em termos de perda de faturamento.

Comparando os valores apurados ao longo de um ano com os custos de um software de gestão, o gestor poderá ter uma resposta bastante clara sobre a conveniência do momento para adotar a solução. Nesta análise, é necessário observar:


2.1 Há velocidade na obtenção e informações de qualidade?

Para tomar decisões com segurança e orientar as estratégias que deve seguir, o gestor precisa ser abastecido de informações administrativas sobre a empresa. A velocidade com que essas informações são entregues e a consistência dos dados obtidos, em grande parte, são determinantes do sucesso das ações.

Da mesma forma, as informações inerentes a negociações, preços, condições de pagamento, disponibilidade de estoques, atendimento ao cliente, entrega de produtos ou de serviços, entre outras que são fundamentais para o andamento do negócio e capazes de garantir as vendas e a manutenção dos clientes, precisam transitar com grande eficiência e confiabilidade.

Ora, se são necessárias reuniões desgastantes e cobranças insistentes para que estas informações possam ser transmitidas e se a transmissão é feita por meio de extensos relatórios, estes são fortes indício de que um software de gestão precisa ser adotado.


2.2 Quanto custam os erros?

Quando o gestor detecta que há perda de tempo, de material e de dinheiro em decorrência de erros operacionais que exigem retrabalho, surge outro indicativo de que um software de gestão é bem-vindo.


2.3 É possível identificar gargalos nos processos?

Um processo de gestão eficiente deve permitir ao gestor detectar com facilidade eventuais gargalos que possam surgir no ciclo do negócio – desde a fabricação de produtos ou aquisição de mercadorias ou de insumos, até a entrega, passando naturalmente pelos processos de comercialização. Se o ciclo não é visível de forma simplificada, surge mais um indício de que o software de gestão é necessário.


2.4 Há agilidade nos processos?

Um dos fatores que determinam o sucesso — ou o fracasso — de um empreendimento é a velocidade com a qual os processos são desenvolvidos. Sobretudo aqueles que interferem diretamente na entrega de pedidos.

Afinal, entre o envio de um pedido e o recebimento do que adquiriu, o cliente não pode ficar à mercê da ineficiência que os processos não automatizados é capaz de gerar.


2.5 Quais são os resultados das negociações?

O gestor deve ser capaz de identificar com facilidade quais são aqueles produtos, mercadorias ou serviços que oferecem os melhores resultados, distinguindo daqueles que dão prejuízo ou que simplesmente empatam o capital. Se não é possível fazer esta identificação de forma imediata, há mais um sinal de que o software de gestão é necessário.

 

2.6 Como é feito o controle de estoque?

Também é essencial que o gestor consiga identificar imediatamente a situação de estoque, com capacidade para quantificar as mercadorias de maior giro e aquelas que encalham. Há casos, inclusive, em que é preciso se certificar do prazo de validade de produtos, de mercadorias ou de insumos.

A eficiência no controle de estoque é fundamental para a política de relacionamento com fornecedores e para a garantia de atendimento a clientes. Em muitos casos, a fim de se livrar de mercadorias encalhadas, é a gestão do estoque que definirá a realização de promoções, por exemplo.

Se o controle de estoque não é feito com eficiência, há outro indicativo da falta de um software na gestão da empresa.


2.7 Controle de caixa, de recebimentos e de contas a pagar

Se o gestor não tem o conhecimento claro sobre o fluxo de caixa, sobre o que tem a receber e sobre o que tem a pagar, há mais um indício de que é chegado o momento de implantar um software de gestão na empresa.

Como obter sucesso na adoção do software de gestão?software de gestão

De fato, a implantação de um software gestão na empresa é capaz de oferecer uma série de soluções que serão determinantes para o melhor desempenho do negócio. Contudo, a medida não será suficiente se não for precedida de alguns cuidados e também se não for acompanhada de outros expedientes.

A começar pela plena compreensão dos processos que a empresa desenvolve. Afinal, o software virá como um facilitador, que reduzirá a complexidade dos trâmites da empresa, aumentando a velocidade de acesso às informações, que ficarão disponíveis em um banco de dados único. Este banco será acessado por cada departamento da empresa, de acordo com a necessidade.

Nesse sentido, o sistema estabelecerá novas rotinas, tanto para as pessoas, quanto para os processos e estas rotinas devem estar de acordo com a realidade do negócio.

Portanto, da mesma forma que é fundamental fazer a escolha do software adequado, também é essencial fazer o pleno envolvimento da equipe com as soluções oferecidas, treinando-a de maneira adequada para interagir com as novas rotinas.


3.1 A escolha do software

Em princípio, todo software de gestão segue as mesmas orientações básicas que, até certo ponto, são iguais para todos os casos. Porém, a partir da especificidade que cada tipo de negócio apresenta, as soluções também devem ser apresentadas de forma específica.

Por exemplo, uma loja de material de construção trabalha com controles diferentes daqueles que são feitos em uma cafeteria que, por sua vez, é distinta de um pet shop e assim por diante. Portanto, ainda que sejam comuns a todos alguns dos tipos de registros básicos que são feitos por um ou por outro tipo de negócio — por exemplo, identificação de clientes por CPF ou CNPJ, endereço etc. — grande parte das rotinas são diferentes entre um e outro.

O controle de estoque, por exemplo, é algo muito mais importante para a loja de material de construção do que seria para uma barbearia — que, por sua vez, exige um controle de agenda de atendimento a clientes bastante eficiente, o que seria dispensável para uma loja de material de construção.


3.2 Aplicativos

Além disso, o software deve estar aberto para a utilização de aplicativos ainda mais específicos, que podem significar um ganho imenso na agilidade de processos. Por exemplo, existem aplicativos elaborados para empresas que mantêm frotas próprias ou que têm a logística como um aspecto importante do negócio. Da mesma forma, há aplicativos úteis para a gestão financeira, para a contabilidade ou mesmo para as ações de comunicação e marketing da empresa, entre outros, que precisam ser considerados caso a caso.


3.3 Computação em nuvem

As soluções em nuvem vieram agregar um valor ainda maior aos softwares de gestão. Enquanto em tempos passados era preciso implantar o sistema localmente — o que exigia o custo adicional com um servidor dedicado e com redes complexas —, atualmente, é possível utilizar sistemas remotos, que interligam toda a empresa a partir da internet, dispensando os custeios excessivos e permitindo que várias soluções estejam disponíveis simultaneamente para todos os usuários.

Ao mesmo tempo, com o sistema em nuvem, a manutenção permanente é garantida, com atendimento imediato às solicitações e sem a necessidade das visitas técnicas. Esta possibilidade também diminui bastante o custo da solução.


3.4 Treinamento

Outra questão essencial para o sucesso de um software de gestão é oferecer à equipe um treinamento adequado, a fim de tornar o uso completo e compatível com a necessidade. Naturalmente, o comprometimento dos colaboradores com o novo sistema deve ser liderado por um ou mais membros da equipe, conforme a necessidade. Contudo, a informação técnica precisa vir do fornecedor do software de maneira clara, com a possibilidade permanente de eliminação de dúvidas e de auxílio na execução de tarefas — o que é fundamental, sobretudo na fase inicial da implantação.

Mais uma vez, cabe ressaltar a eficiência que a solução em nuvem oferece nesse sentido, considerando a facilidade de contato online e permanente com o instrutor. Esta possibilidade aumenta, e muito, a velocidade de assimilação das funcionalidades do software por parte dos colaboradores que vão utilizá-lo.

Da mesma forma, o uso de um software em nuvem elimina aquela dependência que pode surgir quando a documentação do sistema é dominada por apenas alguns funcionários da empresa, o que se torna um inconveniente quando há a necessidade de troca na equipe. Uma vez que o acesso ao treinamento online é amplo, o conhecimento sobre o sistema permanece acessível a todos, com grande facilidade.


3.5 Nova cultura

A implantação de um software de gestão significa também a implantação de uma nova cultura na empresa. Portanto, é também o momento de revisar os processos, com a oportunidade de eliminar aquilo que ocorre de errado.


3.6 Monitoramento

Como estamos falando de uma nova cultura, é possível que leve algum tempo para que ela seja plenamente assimilada ou mesmo que receba alguma resistência por parte de alguns colaboradores. Portanto, é essencial fazer o monitoramento constante do uso, inclusive em fases posteriores.

Afinal, é sempre possível que alguns membros da equipe deixem de usar algumas das funcionalidades do software e que retomem velhos hábitos, como o uso de planilhas e de controles paralelos.

Desafios que serão encontradossoftware de gestão

O primeiro grande desafio que um gestor enfrenta para adotar a solução de um software de gestão é superado logo que ele decide implementá-la. Afinal, a resistência às novidades, muitas vezes, impede que os passos seguintes sejam dados, inclusive para superar os demais desafios que virão.

O próximo desafio a ser enfrentado diz respeito ao perfil do software que atenderá às necessidades da empresa. Para solucioná-lo, é preciso que o gestor compreenda perfeitamente as particularidades do negócio. Nesse sentido, é bastante útil conversar detidamente com os colaboradores, em cada fase dos processos envolvidos, a fim de detectar quais são as dificuldades e também quais são as maneiras mais apropriadas para resolvê-las. Nessa conversa, também será possível avaliar as expectativas quanto à solução tecnológica, bem como identificar possíveis focos de resistência à implantação, o que permite antecipar as maneiras de enfrentá-las.

Ciente do tipo de solução que atende à necessidade da empresa, é chegada a hora de enfrentar o desafio de encontrar um fornecedor idôneo, que seja capaz de oferecer a solução mais apropriada. De fato, é essencial que o gestor compreenda tudo o que o fornecedor é capaz de oferecer, tanto no que diz respeito à qualidade do produto que entrega, quanto no que se refere ao treinamento e à manutenção. Nesse ponto, é essencial verificar o histórico da empresa fornecedora e as funcionalidades do software que está sendo ofertado.

A empresa contratada deve fornecer os requisitos de equipamentos necessários para que o software rode plenamente. Em uma solução em nuvem, por exemplo, esses requisitos devem ser bem mais acessíveis do que seriam aqueles exigidos para rodar uma solução local.

Nesse momento, é preciso também se certificar a respeito da existência de outras funcionalidades que poderão ser agregadas ao sistema —- como, por exemplo, a oferta de aplicações extras, ainda não previstas no momento da implantação inicial, mas que podem ser úteis no futuro.

Por fim, na fase de implantação do software, é bastante possível que o gestor tenha que enfrentar a resistência por parte da equipe em adotar a nova cultura. Como visto no capítulo anterior, este desafio deve ser enfrentado por um treinamento coerente e pelo constante monitoramento da utilização do software.

Seis erros para não cometersoftware de gestão

Antes de partir para a implantação de um software de gestão, é importante que o gestor tenha em mente seis erros bastante comuns.


5.1 Não definir objetivos

O primeiro deles é deixar de definir objetivos claros que devam ser alcançados a partir da implantação do software e que estejam alinhados com a realidade da empresa. Para tanto, é necessário que exista um conhecimento completo sobre os processos e uma projeção sobre como eles podem evoluir, a fim de alcançarem melhores resultados do que os que são apresentados no momento da análise.


5.2 Não conhecer bem o software

Adquirir uma tecnologia sem ter o pleno conhecimento das funcionalidades que ela pode oferecer cria a possibilidade da subutilização ou da utilização inadequada da solução. Portanto, é essencial obter todas as informações preliminares sobre o software a ser adquirido e, naturalmente, garantir que o treinamento seja bastante assimilado, tanto pela equipe quanto pela liderança.


5.3 Não definir uma equipe qualificada

É essencial que as tarefas sejam atribuídas a membros específicos da equipe, que sejam conhecedores dos processos e com capacidade para assimilar o treinamento. Só assim será possível obter o melhor desempenho do software e também atribuir responsabilidades e fazer o monitoramento apropriado do desempenho na utilização.


5.4 Abrir mão de aplicativos específicos

No mercado, existem softwares de gestão empresarial que oferecem soluções genéricas, o que é bastante inconveniente se eles não puderem ser acompanhados de aplicativos específicos, que sejam capazes de solucionar questões inerentes a cada setor que a ferramenta se propõe a atender.


5.5 Falta de treinamento ou de suporte

Abrir mão do treinamento e tentar aprender tudo sozinho seria uma atitude irresponsável, que poderia ser comparada à de alguém que, mesmo sem saber dirigir, adquire um automóvel. Da mesma forma, prescindir de um suporte permanente cria riscos muito altos, que podem comprometer o desempenho da empresa.

Portanto, é essencial que a escolha do fornecedor recaia sobre uma empresa que seja capaz de oferecer tanto um treinamento apropriado, quanto um suporte permanente.


5.6 Falta de monitoramento

Acreditar que a equipe assimilará todas as funcionalidades do software e as colocará em prática como o desejado também pode representar uma séria negligência. Afinal, como visto anteriormente, as resistências podem surgir e, junto com elas, podem ocorrer falhas na utilização da nova solução. Portanto, é essencial monitorar o uso da tecnologia adotada.

Conclusão

A implantação de um software de gestão é uma solução condizente com a realidade atual e se torna ainda mais eficiente quando adotada a partir dos critérios vistos nesse ebook.

Considerando que atualmente a solução em nuvem permite não só as vantagens que a automatização oferece — agregando também os valores que a proximidade constante com o fornecedor que a internet permite —, percebe-se que esta é a melhor alternativa a ser adotada no momento.

Adquirindo os produtos de uma empresa confiável, que seja capaz de ajudar no dimensionamento da solução ideal, certamente o gestor obterá os melhores resultados, quando optar pela implantação de um software de gestão.

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Tecnologia

Clico Responde: O que é sistema de gestão?

Eu adoro quando as perguntas enviadas ao #ClicoResponde são básicas e, ao mesmo tempo, extremamente pertinentes: no dia a dia, nos acostumamos com alguns termos que nem sempre são dominados por todos e acabamos não dando a atenção à pequenas dúvidas que podem ajudar empreendedores a mudarem suas vidas. Quem mandou essa questão tão legal de se responder foi a Cléa. Sua pergunta foi a seguinte:

“O que é um sistema de gestão?”

Olá, Cléa! Obrigada pela confiança.

Um sistema de gestão é um programa de computador que lhe ajuda a cuidar das atividades de sua empresa. Ele é um software inteligente e que tem como objetivo facilitar as atividades do dia a dia, automatizando o máximo de processos quanto for possível.

Os resultados apresentados por um sistema de gestão extrapolam o caráter financeiro. Os benefícios podem ser representados por meio de diversos indicadores de qualidade. Veja alguns exemplos:

  • Diminuição do impacto das atividades na natureza, ou, em outras palavras, maior sustentabilidade na utilização dos recursos na empresa;
  • Maior segurança para os funcionários;
  • Melhoria nos índices de satisfação interna;
  • Aumento da qualidade de vida na comunidade na qual a empresa atua.

Esses são apenas alguns dos benefícios decorrentes da implementação de um sistema de gestão. Na sequência, explicarei, ainda, o que é o ERP, o CRM e apresentarei os principais motivos pelos quais um sistema de gestão é tão importante para o sucesso de um empreendimento. Continue acompanhando!

O que é o Enterprise Resource Planning (ERP)?

O mais comum entre os sistemas de gestão é o Enterprise Resource Planning (ERP), a evolução da planilha de Excel. Ele serve para garantir o controle financeiro, fiscal e contábil da companhia, agregando informações sobre recebimento de receitas, pagamento de despesas e, ainda, levando em consideração o custo de tributo em cada uma das operações.

A maioria dos softwares de ERP são divididos em três camadas, sendo elas a aplicação, o banco de dados e o framework. Além disso, o Enterprise Resource Planning também é modular, o que significa que os módulos representam duas visões, que são:

Visão departamental

Esta visão permite a observação da manutenção dos processos de cada departamento em uma única tela, o que torna o manuseio mais simples e seguro para os usuários. Isso porque pessoas que não estão envolvidas com dados relacionados aos cadastros de funcionários, por exemplo, não poderão acessar tais informações.

Visão por segmento

A visão por segmento permite a adequação do software às particularidades departamentais e suas exigências. É, então, voltada para atender às necessidades específicas de ramos de atividade. Uma clínica de odontologia, por exemplo, precisa organizar atividades de uma forma totalmente diferente de uma indústria. Em tais casos, existe, ainda, a possibilidade de criação de módulos específicos para determinados segmentos de mercado, que são os chamados softwares de gestão vertical.

E o Costumer Relationship Managemen (CRM), o que é?

Já o Costumer Relationship Management (CRM)  cuida da base de clientes — informações que, em muitas empresas, estão espalhada entre planilhas, cartões e pedaços de papel. Mas existem muitos outros, para rotinas jurídicas, de contratos e documento. São inúmeras ofertas, destinadas a diferentes departamentos das empresas.

Qual é a estrutura de um sistema de gestão integrado?

Em qualquer sistema de gestão, a estrutura é organizada de acordo com as categorias a seguir:

  1. Política de administração;
  2. Planejamento estratégico;
  3. Implantação e operação;
  4. Avaliação do desempenho;
  5. Correções e melhorias;
  6. Exame crítico.

Os sistemas de gestão de cada segmento possuem suas próprias exigências específicas, no entanto, as seis categorias acima elencadas são comuns a todos eles e podem ser tomadas como eixo central para a integração de normas.

Uma dica importante: o site Vouclicar.com, que é primo do Guia Empreendedor, tem uma série de sistema de gestão setoriais e genéricos. Não deixe de conferir!

Quais são as vantagens de um sistema de gestão?

Com a delimitação de indicadores e o acompanhamento constante das métricas relacionadas à implantação de um sistema de gestão em um negócio, diversas vantagens podem ser observadas. Confira as principais:

  • Aumenta a transparência;
  • Diminui os riscos de acidentes de trabalho;
  • Reduz a burocracia no trâmite de processos;
  • Aprimora o clima organizacional da empresa;
  • Reduz os danos causados ao meio ambiente;
  • Torna o negócio mais competitivo e mais próximo da excelência;
  • Padroniza processos em consonância aos padrões internacionais;
  • Possibilita um ambiente de trabalho mais seguro, agradável e produtivo;
  • Fortalece a percepção de marca tanto entre o público interno, quanto entre o externo.

E quais são esses indicadores?

Para que os resultados mencionados no tópico anterior possam ser detectados e constantemente aprimorados, alguns indicadores devem ser acompanhados. Veja quais são os mais utilizados:

Indicadores de qualidade

Esse tipo de indicadores monitora o número de produtos ou equipamentos que apresentam defeitos, o quanto de matéria prima e recursos humanos são utilizados e o quanto é desperdiçado durante a produção, a quantidade de reclamações por parte dos consumidores em relação aos produtos finais e, ainda, a quantidade de tempo despendida.

Indicadores de saúde

As principais métricas avaliadas pelos indicadores de saúde são as envolvendo acidentes de trabalho, horas de treinamento oferecidas, despesas com planos de saúde, quantidade de atestados médicos entregues, números de faltas ao trabalho com e sem justificativas, tempo investido em campanhas de segurança do trabalho e saúde, dentre outras.

O sistema de gestão permite o atendimento a todas as exigências relacionadas  nesses tópicos de uma só vez, dispensando, assim, a necessidade de investimentos em melhorias contínuas.

Indicadores de sustentabilidade

No que tange aos indicadores de meio ambiente, os principais focos são o nível de consumo de água e energia no processo de produção, a quantidade de resíduos e de lixo produzidos, o destino dado a esses dejetos, a utilização de matéria-prima biodegradável, o encaminhamento para locais de reciclagem ou reaproveitamento etc.

E então, Cléa e demais leitores, entenderam o que é um sistema de gestão? Espero ter ajudado e, se ficou alguma dúvida, comente este post que responderemos no próximo #ClicoResponde. Aproveite, ainda, para conferir nosso artigo sobre como montar um plano de negócios e melhorar ainda mais os resultados do seu empreendimento!

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#ClicoResponde, Tecnologia

Utilize essas 7 ferramentas de produtividade e faça sua empresa crescer!

Pode até parecer estranho, mas um dos melhores insights sobre produtividade que eu já vi por aí está em um filme de romance! Em “Antes do amanhecer”, um pequeno clássico lá dos anos 90, há uma cena em que o jovem Jesse (interpretado por Ethan Hawke) diz que uma das coisas que o deixa louco é o papo de que a tecnologia nos faz economizar tempo.

Para o personagem, isso não faz sentido porque, afinal, ninguém consegue usar de fato o tempo que foi economizado com o uso da internet ou dos computadores. Mas então, será que não existem ferramentas de produtividade que realmente melhoram a nosso desempenho e fazem com que as empresas cresçam de forma saudável?

A resposta é simples: claro que existem! E, para comprovar isso, traremos aqui uma lista com 7 aplicativos que irão aumentar a produtividade das suas equipes e fazer com que sua empresa cresça ainda mais. Continue lendo e confira!

Rescue Time

Em 2009, o Orkut ainda reinava absoluto como rede social favorita do público brasileiro, e nomes como Snapchat e Instagram sequer existiam no mercado. No entanto, mesmo com poucas opções, o nosso tempo gasto com esse tipo de site já passava das 4 horas e meia por mês, segundo uma pesquisa realizada na época pela Nielsen/IBOPE. Bem, se antigamente esse número já era bastante alto, imagine como é agora!

Quanto a isso, para saber se a sua produtividade está sendo atrapalhada por causa da timeline do Facebook ou dos grupos do Whatsapp, a melhor pedida é instalar o Rescue Time, um app que mede quanto tempo é gasto com programas e sites de trabalho, comunicação e entretenimento. Algo que, no final do mês, pode indicar se, de fato, você e sua empresa estão rendendo tanto como poderiam.

Forest

Percebeu que seu nível de produtividade pode não ser dos melhores? Nesse caso, uma boa dica para melhorar seu rendimento é instalar o app Forest. Diferente de outros programas de foco que existem por aí, o barato do Forest é que ele tem uma pegada mais gameficada, mais lúdica.

O que acontece aqui é o seguinte: você instala o Forest no celular ou no computador, e, quando começa uma tarefa, ele planta uma “sementinha virtual”. Se o usuário conseguir ficar pelo menos 30 minutos focado na tarefa, a plantinha cresce e vira uma árvore; se não conseguir, ela morre. Simples assim!

Trello

Sua empresa precisa lidar com vários colaboradores diferentes para vários projetos diferentes? Então, a melhor pedida para arrumar o meio de campo é usar o Trello, o famoso sistema que usa um esquema de gerenciamento de tarefas baseado em “listas”, em que é possível delegar trabalhos e administrar o andamento deles em uma só plataforma.

Toggl

Desenvolvido por uma equipe de programadores da Estônia, o Toggl é uma espécie de cronometro que é ligado quando a pessoa começa uma determinada tarefa e pausa ou para quando ela é concluída. Desse jeito, é possível saber ao certo quanto tempo foi gasto com cada projeto (ou partes dele) e até precificar melhor a hora trabalhada dos seus colaboradores.

Google Drive

Uma das coisas que pode atrapalhar bastante a produtividade da sua empresa é não ter um sistema que armazene todos os documentos importantes em um só lugar. Imagine só ter que pegar uma determinada planilha do Excel no computador de um gerente que faltou ao trabalho porque estava doente, imagens do projeto na máquina de outro funcionário, e ainda esperar o estagiário chegar à tarde para ter acesso à pasta onde ele salvou um dos documentos mais importantes? É muita dor de cabeça!

Por isso, nada melhor do que contar com aplicativos como o Google Drive, em que você não apenas consegue compartilhar os arquivos com toda a equipe (ou só com os colaboradores que desejar) como também pode ter acesso a tudo isso de qualquer lugar do mundo via internet. Uma ideia que ajuda não apenas a economizar tempo, mas também papel e dinheiro com impressão!

Weekdone

Instalou o Rescue Time, fez com que todo mundo focasse no trabalho com ajuda do Forest, dividiu as tarefas no Trello, monitorou o tempo com o Toggl e compartilhou tudo com o Google Drive? Ótimo! Mas será que todos esses apps estão fazendo com que sua empresa chegue onde é preciso para poder crescer? Só tem um jeito de saber isso: por meio dos KPIs, os indicadores-chave de desempenho!

Com ajuda desses indicadores, é possível ver se o seu negócio está de fato obtendo o retorno que deveria (como o aumento das vendas ou a diminuição no retrabalho das tarefas). E até para conferir isso existe um app que pode te ajudar. Nesse caso, me refiro ao Weekdone, um programinha em que você pode criar metas (tangíveis, claro) e medir o sucesso de cada uma ao longo da semana ou do mês.

Google Fit

“Espera ai, mas o Google Fit não é um programa de exercícios?” — Sim, isso mesmo. Mas quem disse que a prática de exercícios não pode influenciar na produtividade das suas equipes? De acordo com um estudo feito pela Universidade de Harvard, pequenas caminhadas ao longo dia, por exemplo, já são o suficiente para trazer os seguintes benefícios:

  • aumento da concentração
  • aumento da capacidade de memória
  • aprendizagem mais rápida
  • maior resistência mental a trabalhos
  • aumento da criatividade
  • redução do estresse

De olho nisso, várias empresas já estão criando programas internos que fazem com que os funcionários andem pelo menos alguns minutos durante o horário de trabalho. Algo que pode ser acompanhado por meio dos gráficos do Google Fit — que basta estar instalado no celular para acompanhar toda a movimentação ao longo do dia.

Viu só como não faltam ferramentas de produtividade por aí para que você possa tirar o melhor proveito da sua equipe e do seu negócio? Pois, então, que tal instalar algumas delas agora mesmo para ver que, sim, é possível usar a tecnologia para poupar tempo em nosso dia a dia?

E aí, curtiu a lista? Aproveite também para conferir outro post com as 5 dicas simples que fazem toda diferença na gestão de pessoas!

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Tecnologia

Quais ferramentas de gestão minha empresa precisa ter?

É amigo, ser empreendedor exige de nós uma grande capacidade para cobrar o escanteio e correr para cabecear. Desde a ideia do negócio até o acompanhamento de cada atividade como se fosse uma equipe mas, na maioria das vezes, estamos sozinhos. Pensando nisto, resolvi montar uma lista de ferramentas de gestão para minimizar este gasto de energia e, consequentemente, gerar mais tranquilidade em sua rotina.

Para organizar as ferramentas eu separei algumas áreas principais de todo negócio: Estratégia; Marketing e Vendas; Finanças; Gestão de Pessoas; Administrativo e Operacional; Logística; Jurídico e um Plus ao final.

Estratégia

Nem todo mundo tem paciência para fazer seu Plano de Negócio e ele não é apenas para quem vai iniciar um, mas para quem já está em andamento e pretende se reorganizar.

Na verdade, hoje em dia o Plano de Negócio é um segundo passo. Antes de tudo as empresas precisam elaborar o Modelo de Negócios, que nada mais é do que um gráfico com nove quadros onde é possível visualizar a empresa desde clientes até principais recursos e parceiros.

Marketing e Vendas

Para as vendas nada é mais importante do que os clientes. Afinal esses são os responsáveis pela entrada de recursos e para isto foram criados softwares chamados CRM (Costumer Relationship Management) usados por empresas para tratar sua base de clientes.

O Vouclicar.com possui um CRM capaz de controlar vendas, centralize dados de clientes além de organizar a prospecção de oportunidades e o trabalho da equipe de vendas, distribuindo metas e fazendo a avaliação dos vendedores.

Para quem investe em seu canal de vendas e marketing online, nada melhor do que atrair audiência com o RD Station, um dos maiores softwares de marketing digital do Brasil.

Um investimento necessário para o marketing online é a produção do próprio site, que traz uma imagem pais profissional para a empresa. O Wix é um site que propicia fazer isto gratuitamente e sem a necessidade de uma empresa de webdesign.

Finanças

Sem finanças a empresa não sobrevive, isto nos leva a imaginar que temos que ganhar mais dinheiro, porém, existem empresas que ganham dinheiro, mas não conseguem controlar seu fluxo de caixa. Que por sinal este é um dos principais patrimônios de uma empresa e é deixado para trás em muitos casos. O Vouclicar.com possui uma solução interessante para esta finalidade, o Gestão Plus que além de realizar toda gestão financeira, como fluxo de caixa, também emite notas fiscais, tem como funcionalidade controle de estoque, emissão de ordem de serviço, módulo PDV e mais.

Gestão de Pessoas

Se a sua equipe está crescendo e precisa de mais controle sobre as tarefas, o Runrun.it é uma ótima saída. Software capaz de fazer gestão de tarefas, do tempo disponibilizado para elas e o desempenho dos colaboradores, ótimo para estimular a produtividade. O Agendor, por sua vez, tem um maior foco em vendas, ótimo para organizar também o setor de vendas.

Administrativo e Operacional

O setor administrativo e operacional é o coração do negócio. Na verdade, o empreendedor se divide em diversas funções em todo o processo de seu negócio e na maioria das vezes não consegue executar com excelência nenhuma tarefa. Tem como fazer várias coisas ao mesmo tempo com excelência? Tem sim, hoje em dia as empresas utilizam os ERS (Enterprise Resource Planning) que nada mais são do que softwares capazes de fazer o controle financeiro, fiscal e contábil da companhia, agregando informações sobre recebimento de receitas, pagamento de despesas e, ainda, levando em consideração o custo de tributo em cada uma das operações.

Logística

Para empresas que necessitam de controle de frota veicular, o acompanhamento é vital, esta dica aqui vale para aquelas empresas que, obviamente, transportam mercadorias. Existem ferramentas que integram todo o processo, desde transações, controle de gestão, análise de decisão e planeamento estratégico.

Um Plus para você

Essas ferramentas eu nem cataloguei acima. Em minhas últimas experiências, fiquei muito animado com uns aplicativos de construção coletiva. Tanto para você e sua equipe como para consultores e parceiros acompanharem em tempo real algumas atividades.

O Google Drive é uma mão na roda para armazenar seus arquivos nas nuvens e de maneira gratuita, principalmente para quem já possui conta no Gmail. O mais bacana são as ferramentas internas para edição nas nuvens como os editores Google Docs (para textos), Google Apresentações (para slides) Google Planilhas (planilhas ainda são muito importantes para organizar negócios), dentre outros produtos do Google. O mais interessante é a ferramenta de compartilhamento de tarefas, onde vários usuários trabalham no mesmo documento, apresentação e planilha em tempo real.

Nesta mesma modalidade de ferramentas para armazenamento, organização e edição nas nuvens temos ainda o Dropbox. O primeiro é um dos mais populares e pioneiros e o segundo veio alavancado entre os produtos da Microsoft. Gosto de utilizar vários, porém, tive uma ótima experiência com o OneNote e a organização de algumas anotações.

Já ouviu falar em Mapas Mentais? Normalmente são utilizados para organizar informações e trabalhar a criatividade em diversas situações. Neste tipo de solução o MindMeister se destaca.

Entenda melhor as Ferramentas de Gestão

Enfim, em um mundo cada vez mais tecnológico vemos o surgimento de aplicativos, softwares e outras ferramentas de gestão elaboradas para permitir um maior controle dos negócios de maneira prática, proporcionando certa economia de tempo e energia que sempre gastamos nestas funções.

Espero que tenha gostado. Quais destas ferramentas você utiliza, já utilizou ou pretende utilizar em seu negócio? Ah, e não se esqueça de compartilhar suas experiências (ou outras ferramentas) aqui no espaço de comentários!

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Tecnologia

6 ferramentas simples para otimizar a gestão de pequenas empresas

Sei que na gestão de pequenas empresas, geralmente é necessário que o empreendedor desdobre-se em inúmeras funções. Divulgar o negócio; atrair mais clientes; relacionar-se com eles; cuidar das finanças; dos projetos e dos funcionários; são apenas algumas das muitas tarefas. A tecnologia definitivamente é uma excelente aliada para facilitar o dia a dia e a internet, sem dúvida, é onde praticamente tudo acontece. Apesar disso, nem sempre é possível ter um software para cada área de gestão.

Isso por causa da necessidade de investimentos financeiros e por exigir a presença de profissionais capacitados para utilizar os recursos tecnológicos oferecidos. Não digo isso para te assustar, muito pelo contrário. Acho imprescindível que, como empreendedor, você seja bem sucedido no ambiente virtual. E isso pode ser muito mais fácil do que realmente parece. Existem, atualmente, diversas ferramentas que podem otimizar funções e você deve tirar o maior proveito possível delas.

Hoje vou mostrar algumas ferramentas simples que podem fazer uma diferença enorme nos processos e na administração de sua empresa. Confira a seguir:

Google Agenda

O serviço gratuito do Google, de agenda e calendário online, tem como principal objetivo facilitar e otimizar as atividades diárias do usuário, que facilmente pode adicionar compromissos e eventos. Com a ferramenta, é possível anexar arquivos nos eventos, receber lembretes pelo celular ou por e-mail, compartilhar com outras pessoas a própria programação e acessar agendas agregadas. Além de todas as suas funcionalidades, vale ressaltar que o Google agenda é um sistema bastante confiável e seguro, que dispõe de recursos de proteção às informações adicionadas.

Google Analytics

Não basta ter um site no ar, é essencial monitorar seus resultados para que possam ser feitos ajustes sempre que necessário, para que ele seja eficaz em seus objetivos. Esta ferramenta é um serviço gratuito, oferecido pelo Google para monitorar os resultados de um site. Através de um código, colocado na página a ser monitorada, dados como taxa de exibição, localização geográfica dos visitantes e perfil dos usuários são enviados ao proprietário.

Conhecer essas estatísticas é extremamente importante para saber quem é seu público e para adequar sua página conforme as necessidades desses consumidores. Além de permitir a avaliação de vendas e conversões, a ferramenta aponta como os usuários chegam ao site (se diretamente pelo endereço, se por buscador, por links de outros sites ou AdSense) e como eles utilizam a página.

Google Maps

Uma ferramenta já bastante conhecida. O serviço de mapas do Google pode ser utilizado por uma empresa, mesmo sem possuir um website, para mostrar informações como horário de funcionamento, endereço e contato. Ao cadastrar o endereço de sua empresa no Google, o mapa aponta o melhor caminho até ela. A vantagem desse cadastro é que não servirá apenas para facilitar rotas dos clientes para a empresa, mas serve também para que a mesma seja sugerida quando alguém fizer buscas na região. Há ainda o Google maps for Work, que possibilita incorporar mapas em aplicativos e sites.

HootSuite

Atualmente, as redes sociais têm sido a principal opção de interação entre empresas e clientes, porém, não é simples manter vários perfis ativos. Para facilitar, existem ferramentas que auxiliam no processo de postagens e permitem uma análise da interação do público. Essencial para melhorar o desempenho online de uma marca. O HootSuite é um sistema bastante conhecido na gestão de marcas na mídia social. Utilizado para otimizar o tempo do usuário, que poderá gerenciar mais facilmente seus perfis em diferentes redes sociais e melhorar a performance de suas publicações.

Mailchimp

Na hora de desenvolver um relacionamento com os clientes, o e-mail continua sendo uma forma bastante eficaz. O e-mail marketing é uma poderosa ferramenta de marketing direto. Diferente do spam, especialmente por funcionar com o consentimento do cliente e oferecer a opção de que qualquer um se descadastre quando desejar. Uma das ferramentas mais conhecidas por sua eficácia, em se tratando de e-mail marketing, é o Mailchimp, que permite que o usuário crie e envie campanhas de forma simples e rápida. É uma plataforma onde a empresa recebe inscrições de possíveis clientes, pode enviar e-mails em grande volume e até mesmo promover vendas. A ferramenta permite gerenciamento de todos os contatos cadastrados e disparo de e-mails para a lista de forma automatizada.

Planilhas Financeiras

A tarefa de controlar as finanças da empresa é uma das mais complicadas, principalmente para quem não tem experiência na área. Além disso, a saúde financeira de uma empresa dita o funcionamento de todas as áreas. Sendo assim, não é possível tomar nenhuma decisão, sem saber se os recursos permitem. É fundamental que toda a movimentação financeira seja registrada. As planilhas sempre foram utilizadas; das mais simples às mais elaboradas. Existem alguns recursos que auxiliam na hora de lidar com o fluxo de caixa e vou citar aqui três opções de planilhas, oferecidas pelo Movimento Empreenda, iniciativa do Sebrae para dar suporte a empreendedores brasileiros:

  • Fluxo de caixa básico: indicada para quem não tem experiência na área contábil. A ferramenta tem como principal objetivo, facilitar o gerenciamento dos valores que entram e saem da empresa. Auxiliam na estimativa da evolução de entrada e saída. Facilitam assim, a análise do ponto de equilíbrio da empresa.
  • Planilha de projeção de resultados: desenvolvida para auxiliar o empreendedor individual. A ferramenta serve para que haja total controle das contas da empresa e o fluxo de caixa.
  • Orçamento base zero: indicada para empresas que tenham pelo menos um ano de operação. A ferramenta permite que o empreendedor visualize quais são os principais gastos da empresa; estabeleça metas de corte; elimine supérfluos e priorize os custos fundamentais.

É ótimo poder contar com tantas ferramentas que facilitam processos que seriam muito mais complicados e demorados, se não fosse a tecnologia a nosso favor, não é mesmo? Além de desfrutar dos recursos oferecidos por elas na gestão de pequenas empresas, como praticidade e organização; você otimiza seu tempo e ganha informações que seriam difíceis de mensurar.

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Tecnologia

7 benefícios de integrar a emissão de nota fiscal com sistema de gestão

Você sabia que a evolução tecnológica trouxe às empresas mais agilidade, rapidez e segurança, tanto na geração das informações, quanto nos aspectos tributários e fiscais relacionados a elas?

Neste post você vou te mostrar os sete benefícios de integrar a emissão de nota fiscal com sistema de gestão e como sua empresa pode utilizar desse sistema para se destacar no mercado. Vamos lá?

1. Economia de tempo

Investir em automatização, ou seja, em um sistema de gestão integrado que permita a emissão da nota fiscal eletrônica de forma automatizada, poderá gerar grande economia de tempo à empresa. E, como consequência, a melhora da produtividade e desempenho de toda a equipe que atua na área tributária.

2. Praticidade no dia a dia

Além da economia de tempo e de mão de obra, um sistema de gestão permitirá que as notas fiscais eletrônicas sejam geradas de maneira mais descomplicada. Isso porque os sistemas são parametrizados para fazer o preenchimento eletrônico do documento fiscal, tornando este processo mais rápido e prático para quem executa.

3. Diminuição de erros

Como o sistema de gestão automatiza todo o processo de emissão da nota fiscal eletrônica, tem-se, então, uma consequente diminuição de erros humanos que poderiam acontecer durante a digitação dos dados.

Essa redução acontece, pois os documentos fiscais são gerados de forma eletrônica e padronizada, o que restringe ao mínimo o número de falhas neste processo.

4. Extração de relatórios de acompanhamento

Caso o gestor necessite, é possível, com o uso de um bom sistema de gestão, elaborar e extrair diferentes relatórios de acompanhamento que podem apontar quantas notas foram emitidas, seus valores, os produtos adquiridos por cada cliente, além de outros dados que podem ser levantados de acordo com as necessidades gerenciais e estratégicas da empresa.

5. Diminuição dos custos com papel e armazenagem

Outro ponto bastante interessante do uso de um sistema de gestão para emissão da nota fiscal eletrônica é a economia nos gastos com papel e armazenagem. Já que estes documentos são eletrônicos, não é preciso tê-los fisicamente, nem destinar amplas áreas para sua armazenagem.

6. Segurança

O uso de um sistema de gestão preserva também a segurança do processo. Além de evitar os erros humanos, o sistema ainda garante que as informações relativas a estes documentos estejam armazenadas na base de dados e possam ser facilmente consultadas, quando necessário.

7. Apuração e recolhimento dos impostos

Por fim, outra vantagem em se fazer uso de um bom sistema de gestão é a correta apuração e recolhimento dos impostos. Dessa forma, a empresa evita possíveis problemas com o fisco que podem acarretar em multas, sanções e muitas dores de cabeça.

Neste artigo eu pude lhe mostrar como a emissão de nota fiscal com sistema de gestão é um processo rápido, fácil e que permite a otimização do tempo, evitando erros e desperdícios de recursos humanos e materiais. Eu pude, ainda, apresentar suas principais vantagens de segurança, armazenamento e praticidade na consulta dos dados relativos aos documentos fiscais da empresa.

E você, já está usufruindo de todos estes benefícios? Tem mais alguma dúvida sobre o tema e quer que eu responda? Use os comentários e compartilhe conosco sua experiência!

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